Tải bản đầy đủ (.pptx) (14 trang)

Su dung email Outlook cho hoc tap nghien cuu vagiangd ay

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (61.31 KB, 14 trang )

(1)

Sử dụng email cho mục đích học tập, nghiên cứu
khoa học và giảng dạy


-một vài gợi ý


Võ-Tịng Anh


Khoa Nơng Nghiệp – Tài Ngun Thiên Nhiên


vtanh@agu.edu.vn



(2)

Lời tựa và mục tiêu



Bài này nhằm gợi ý cách sử dụng email trong


học tập, NCKH và giảng dạy qua hơn 20 năm
kinh nghiệm của tơi


Do đó, chắc chắn cịn nhiều cách sử dụng hiệu


quả khác mà bạn có thể tìm thấy trên internet


Các thơng tin cung cấp cho bạn đọc dựa trên



(3)

Nội dung chính



1. Cấu trúc, tổ chức, và nghi thức xã giao trong email
2. Cách tổ chức/quản lý email: tất cả tập trung ở


một nơi, và quản lý theo chủ đề



3. Tự động hóa trong việc xử lý các email đến: cách
tạo ra các bộ lọc


4. Dùng email để nhắc nhở công việc (họp, dạy, dự
seminar, hội thảo, v.v…)



(4)

Cấu trúc và các thành phần chính



Inbox: nơi tất cả các thư đến được chứa, có thể có nhiều thư mục trong


đó


Sent Items: nơi tất cả các thư đã gởi được chứa
Hộp thoại soạn thư:


– From: địa chỉ email người gởi thư (chính mình), bao gồm ít nhất là 1 tài khoản


To: địa chỉ email người nhận thư


Cc: địa chỉ email người đồng nhận thư


Bcc: địa chỉ email người đồng nhận thư, nhưng ẩn danh
Subject: tiêu đề thư


Send: gởi thư



(5)

Nghi thức xã giao trong email (1)



Theo ngày tháng, tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải, và phân loại



email trở nên quan trọng


Suy nghĩ cẩn thận ai sẽ nhận được thư của bạn


Lịch sự! Hãy chắc chắn rằng email của bạn bắt đầu với tên mà bạn


đang viết và kết thúc bằng một lời chào và tên (đầy đủ) của bạn. “Lời
chào” luôn đồng nghĩa với sự kính trọng


KHƠNG SỬ DỤNG ALL CAPS! Caps làm cho người nhận tin rằng bạn


đang la hét. CAPS chỉ dùng để nhấn mạnh điều gì đó trong câu,
KHƠNG PHẢI cho cả câu


“Dao nao cung la dao”: hãy bỏ dấu tiếng Việt


Luôn sử dụng subject: cho phép người nhận biết nhanh chóng những



(6)

Nghi thức xã giao trong email (2)



Khi gửi (các) tập tin đính kèm, ln mơ tả ngắn gọn nội dung
(các) tập tin đính kèm


Khi gởi tập tin đính kèm lớn, hãy nén tập tin đó trước, và
cảnh báo người nhận về việc này


Nếu bạn sẵn sàng để nhận email, hãy trả lời email nhanh.
Quy định 115/QĐ-ĐHAG yêu cầu mỗi cán bộ kiểm tra hộp
thư 2 lần.ngày-1



Ln sử dụng chữ ký (tự động):


Phù hợp với nhiều đối tượng gởi



(7)

Quản lý nhiều tài khoản email



Bạn có nhiều tài khoản email? Outlook có thể


quản lý tất cả các tài khoản email có giao thức
POP3/SMTP và IMAP (AGU mail và Gmail)


Lợi ích: khi bạn gởi và nhận email, Outlook sẽ


thực thi việc này đồng hời trên tất cả các tài
khoản


Chọn 1 tài khoản email để làm tài khoản ‘mặc



(8)

Quản lý email theo chủ đề



Bối cảnh: mỗi ngày bạn nhận nhiều email về


nhiều chủ đề/công việc khác nhau:


Các quảng cáo của các sản phẩm bạn ưa thích
Các thơng tin từ các forum/mailing lists/news


feeds, v.v… thuộc chuyên ngành của bạn


Emails của trường, khoa, bộ môn



Emails của sinh viên nộp bài theo yêu cầu môn



(9)

Quản lý email theo chủ đề



Giải pháp: sắp xếp emails theo chủ đề


Thực chất, đây là các thư mục thuộc thư mục


gốc mang tên ‘Inbox’ trong Outlook


Cách tạo một chủ đề (thư mục)


Sắp xếp emails vào trong các chủ đề tương


ứng: ‘kéo và thả’ (drag and drop)



(10)

Tự động hóa trong việc xử lý emails



Bối cảnh: bạn đã tạo ra các chủ đề (thư mục)


trong Inbox rồi, nhưng thao tác drag and drop
mới buồn, chán làm sao… lại dễ sai sót


Giải pháp: thiết lập bộ lọc, hay nói cách khác là


xác lập ‘luật chơi’ (rule) cho Outlook


Ví dụ, tất cả các emails gởi đến toàn thể CB




(11)

Tự động hóa trong việc xử lý emails



Cách thực hiện: chọn Tools - Rules and Alerts


trên thanh menu, nhấn vào “New Rule...“


Bạn cũng có thể click phải chuột vào email cụ


thể nào đó, và thiết lập bộ lọc mới cho email
có chủng loại đó



(12)

Dùng emails nhắc nhở cơng việc



Cách thực hiện từ 1 email bất kỳ: chọn


Follow-up - reminder


Sử dụng Quick steps (Outlook 2010)
Thực hành…



(13)

Làm chủ thơng tin emails



Càng ngày càng có nhiều emails tích lũy vào


inbox


Việc tìm ra thơng tin cần thiết trong thời gian


ngắn nhất là tối quan trọng



Bản thân Outlook (2007/10) đã có tính năng



(14)

Làm chủ thơng tin emails



Phần mềm:


Nhiều nhưng hầu hết chưa hoàn hão


Xobni, Lookeen, Google Desktop, Copernic, v.v…


http://desktop.google.com/enterprise/index.html


Chú ý đến thời gian chỉ mục (indexing)


Chú ý đến một số cú pháp khi tìm kiếm (to:, from:,





http://desktop.google.com/enterprise/index.html

×