Tải bản đầy đủ (.pdf) (23 trang)

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổ chức phi Chính phủ - CARE Quốc tế tại Việt Nam

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (463.96 KB, 23 trang )

(1)

MỤC LỤC



Danh mục chữ viết tắt
Danh mục sơ đồ, bảng biểu


Tóm tắt luận văn


LỜI MỞ ĐẦU ... Error! Bookmark not defined.
CHƢƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ TRONG CÁC TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ ... Error!
Bookmark not defined.


1.1. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ.Error! Bookmark not
defined.


1.1.1. Kiểm soát trong quản lý ... Error! Bookmark not defined.


1.1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ ... Error! Bookmark not defined.


1.2 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦError! Bookmark not defined.


1.2.1 Khái quát về tổ chức phi chính phủ . Error! Bookmark not defined.


1.2.2 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức phi chính phủ
nước ngồi ... Error! Bookmark not defined.


CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA TỔ


CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAMError! Bookmark not defined.


2.1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI


VIỆT NAM ... Error! Bookmark not defined.


2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức phi chính phủ


CARE Quốc tế ... Error! Bookmark not defined.


2.1.2 Giới thiệu về tổ chức phi chính phủ CARE Quốc tế tại Việt Nam.Error! Bookmark not defined.


2.1.3 Hoạt động của tổ chức phi chính phủ CARE Quốc tế tại Việt


Nam. ... Error! Bookmark not defined.



(2)

2.2.1 Mơi trường kiểm sốt ... Error! Bookmark not defined.


2.2.2 Hệ thống thơng tin kế tốn ... Error! Bookmark not defined.


2.2.3 Các thủ tục kiểm soát ... Error! Bookmark not defined.


2.3 NHỮNG NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHỦ YẾU TẠI TỔ CHỨC
CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM ... Error! Bookmark not defined.


2.3.1 Kiểm soát các khoản thu ... Error! Bookmark not defined.
2.3.2 Kiểm soát nội bộ đối với tiền. ... Error! Bookmark not defined.
2.3.3 Kiểm soát đối với các khoản chi ... Error! Bookmark not defined.


2.3.4 Kiểm sốt cơng tác mua sắm, ký kết hợp đồng dịch vụ và tư vấnError! Bookmark not defined.
2.3.5 Kiểm soát tài sản cố định ... Error! Bookmark not defined.


2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI



BỘ TẠI TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAMError! Bookmark not defined.


CHƢƠNG III: PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG
KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT
NAM ... Error! Bookmark not defined.


3.1 SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI
VIỆT NAM ... Error! Bookmark not defined.


3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện ... Error! Bookmark not defined.
3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện ... Error! Bookmark not defined.


3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ


CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAMError! Bookmark not defined.


3.2.1 Hoàn thiện mơi trường kiểm sốt ... Error! Bookmark not defined.
3.2.2 Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn.Error! Bookmark not defined.
3.2.3 Hồn thiện các thủ tục kiểm sốt nội bộ.Error! Bookmark not


defined.


3.2.4 Hoàn thiện các nội dung kiểm soát nội bộError! Bookmark not



(3)

KẾT LUẬN ... 105


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ... Error! Bookmark not defined.



(4)

LỜI MỞ ĐẦU



1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI


Việc thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm sốt nội bộ (HTKSNB) hữu
hiệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với công tác quản lý trong bất kỳ một
tổ chức, doanh nghiệp nào. HTKSNB giúp cho quá trình hoạt động của các tổ
chức, doanh nghiệp được tiến hành một cách thuận lợi. Việc trao đổi thông tin
giữa các bộ phận, từ cấp trên xuống cấp dưới cũng như từ cấp dưới lên cấp


trên được thực hiện đầy đủ kịp thời và có độ tin cậy cao. Các chính sách, qui


định của tổ chức hay của các cơ quan chức năng cũng được cập nhật và tuân
thủ đầy đủ.


Là một tổ chức phi chính phủ nước ngồi thuộc hệ thống tổ chức phi
chính phủ CARE Quốc tế, hoạt động trong lĩnh vực viện trợ nhân đạo, tổ chức
CARE Quốc tế tại Việt Nam thực hiện nhiều chương trình, dự án thuộc nhiều
lĩnh vực, có sự kết hợp với nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau và ở nhiều địa


bàn khác nhau, do đó thơng tin ln chuyển theo nhiều chiều, điều này dẫn


đến những sai sót trọng yếu và gian lận là có khả năng xảy ra. Hơn nữa, hiện
nay mặc dù HTKSNB của CARE VN đã được xây dựng và vận hành nhưng
vẫn còn nhiều thiếu sót. Để khắc phục được những hạn chế này giúp cho việc
quản lý đạt hiệu quả, việc hoàn thiện và nâng cao hơn nữa vai trò của
HTKSNB của tổ chức là hết sức cần thiết. Dựa trên những kiến thức đã học
về kiểm sốt nội bộ và thực tế cơng việc tại CARE VN, tôi lựa chọn đề tài
nghiên cứu “Hồn thiện Hệ thống kiểm sốt nội bộ của tổ chức phi chính phủ
CARE quốc tế tại Việt Nam”



2. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU


Trên cơ sở những vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ, hệ thống kiểm



(5)

CARE VN luận văn đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện HTKSNB của


tổ chức.


3. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU


 Đối tượng nghiên cứu:


Các yếu tố, các qui định, chính sách của HTKSNB và sự tổ chức vận
hành HTKSNB của CARE VN


 Phạm vi nghiên cứu:


Đề tài nghiên cứu về thực tiến sự vận hành của HTKSNB của CARE
VN, từ đó đưa ra những giải pháp hồn thiện HTKSNB của CARE VN


4. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU


Luận văn ứng dụng phương pháp nghiên cứu cụ thể bao gồm nghiên


cứu tài liệu, tổng hợp, phân tích, hệ thống hoá để đánh giá thực trạng sự vận
hành của HTKSNB của CARE VN.


5. NHỮNG ĐÓNG GĨP CỦA LUẬN VĂN


- Hệ thống hố các vấn đề lý luận nói chung về kiểm sốt trong quản



lý và hệ thống kiểm soát nội bộ


- Phân tích và đánh giá thực trạng HTKSNB của CARE VN


- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện HTKSNB tại CARE VN để góp
phần tăng cường hiệu quả hoạt động và quản lý của tổ chức.


6. KẾT CẤU LUẬN VĂN:


Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, luận văn bao gồm 3 chương sau:


Chƣơng I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ
trong tổ chức phi chính phủ


Chƣơng II: Thực trạng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức phi
chính phủ CARE quốc tế tại Việt Nam



(6)

CHƢƠNG I


NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ TRONG CÁC TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ


1.1. HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ.


1.1.1 Kiểm sốt trong quản lý


Có rất nhiều quan điểm khác nhau về quản lý nhưng chung nhất quản lý
là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ
sở nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Trong q trình này, chức


năng kiểm sốt ln được đề cao bởi nó biết mức sát thực của quản lý. Q


trình kiểm sốt bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và kết thúc khi đạt được các


mục tiêu đó.


Kiểm sốt là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng các
hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch. Một hệ thống kiểm soát hữu
hiệu bảo đảm rằng mọi hoạt động được hoàn tất theo những cách thức đưa
đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức.


1.1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ


1.1.2.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ


Qua q trình nghiên cứu có rất nhiều định nghĩa khác nhau về


HKSNB. Tựu chung lại có thể đi đến khái niệm về HTKSNB như sau:


Hệ thống kiểm sốt nội bộ là tồn bộ các chính sách và thủ tục kiểm
soát được thiết lập nhằm bảo đảm hiệu năng và hiệu quả của các hoạt động
trong đơn vị: Bảo đảm sự tuân thủ qui định của đơn vị và pháp luật của Nhà
nước; Bảo đảm độ tin cậy của thông tin và bảo vệ tài sản của đơn vị.


Hệ thống kiểm soát nội bộ phải được hiểu rằng nó khơng thể là hệ



(7)

mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động, vì chính
họ là nhân tố quyết định mọi thành quả chung.


1.1.2.2. Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ.



Khi thiết lập và vận hành một HTKSNB, các nhà quản lý doanh nghiệp
luôn hướng tới các mục đích đã vạch sẵn. Mục đích của HTKSNB bao


gồm(1) điều hành quản lý hoạt động hiệu quả, (2) áp dụng triệt để các chính


sách nội bộ, (3) phịng tránh và phát hiện những vướng mắc, gian lận sai sót,


(4)tính chính xác, đầy đủ, tin cậy của thơng tin, (5) tuân thủ luật pháp.


1.1.2.3. Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm sốt nội bộ


Mơi trƣờng kiểm sốt bao gồm tồn bộ các nhân tố bên trong và bên


ngoài đơn vị, tác động đến việc thiết kế các chính sách, thủ tục kiểm sốt, tác


động đến sự hoạt động cũng như tính hữu hiệu của các chính sách đó trong
đơn vị. Các nhân tố trong mơi trường kiểm sốt bao gồm: Đặc thù về quản lý;


Cơ cấu tổ chức; Chính sách nhân sự; Cơng tác kế hoạch; Bộ phận kiểm tốn


nội bộ; Uỷ ban kiểm sốt; Các yếu tố bên ngồi.


Hệ thống thơng tin kế tốn là hệ thống dùng để ghi chép, tính tốn


phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập các báo cáo nghiệp vụ phát
sinh. Hệ thống thơng tin kế tốn của mỗi đơn vị, tổ chức bao gồm 4 yếu tố cơ
bản cấu thành: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ
thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán.



Các thủ tục kiểm soát được xây dựng nhằm ngăn ngừa và phát hiện


sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện mục tiêu cụ thể của tổ chức. Các thủ tục


kiểm soát được xây dựng dựa trên các nguyên tắc sau: Nguyên tắc phân công,


phân nhiệm; Nguyên tắc bất kiêm nhiệm; Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.


1.2 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ (Non-governmental
organization- NGOs)



(8)

Tổ chức Phi Chính Phủ là các tổ chức ngồi Nhà nước, hoạt động tự
nguyện theo tôn chỉ mục đích do tổ chức đó xác định trong khn khổ luật
pháp của Quốc tế và của nước đó. Tổ chức Phi Chính Phủ hoạt động phi lợi
nhuận, phi thương mại với những mục đích khác nhau, thơng thường nhằm
đẩy mạnh các mục tiêu chính trị, xã hội, triết lý và nhân văn như bảo vệ mơi


trường thiên nhiên, khuyến khích việc tôn trọng các quyền con người, cải
thiện mức phúc lợi cho những người bị thiệt thịi.


Có hai hình thức của tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam, đó là tổ chức
phi chính phủ trong nước -VNGO và tổ chức phi chính phủ nước ngồi hay
cịn gọi là tổ chức phi chính phủ quốc tế - INGO.


Hiện nay, có khoảng 500 TCPCPNN đang hoạt động tại Việt Nam, đa
số trong số các tổ chức này đều từ Tây Âu, Bắc Mỹ và khu vực Châu á - Thái
Bình Dương. Ban điều phối viện trợ nhân dân (PACCOM), bộ phận chức
năng, chun trách về cơng tác phi chính phủ nước ngồi thuộc Liên hiệp các
tổ chức hữu nghị Việt Nam, được thành lập ngày 10/6/1989.



Các TCPCPNN tại Việt Nam hàng năm cung cấp khoản viện trợ khơng


hồn lại khoảng 80 triệu đôla Mỹ. Chủ yếu các TCPCPNN hoạt động theo


phương pháp tiến hành các chương trình, các dự án và các hoạt động bằng


nguồn viện trợ khơng hồn lại.


1.2.2 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức phi chính phủ
nƣớc ngồi


1.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt.


Đặc thù quản lý: Đối với hoạt động của các TCPCPNN, sản phẩm là


kết quả của cả một quá trình lâu dài và thể hiện trên nhiều mặt về kinh tế, xã


hội, chính trị…Do vậy kiểm sốt chất lượng của các chương trình, dự án theo


quá trình thực hiện là cần thiết, điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải xây



(9)

tác kiểm soát đạt kết quả tốt. Mặt khác, các TCPCPNN hoạt động bằng nguồn


viện trợ của các nhà tài trợ và không chịu sức ép của việc tạo ra lợi nhuận,


chính đặc điểm này đã tạo ra tâm lý tiêu tiền “chùa”, do chạy theo mục đích


kinh tế cá nhân, nhiều đối tượng tham gia vào hoạt động dự án đã quên mất sứ


mệnh nhân đạo- một triết lý hành động cơ bản, xuyên suốt trong mọi hoạt



động của các TCPCPNN. Các nhà quản lý trong các TCPCPNN cần phải


nhận thức rõ được điều này và có thái độ đúng đắn để có thể đưa ra được các


qui định, chính sách về tài chính nhằm đảm bảo kiểm soát các hoạt động


nhằm đạt được hiệu quả cao.


Cơ cấu tổ chức: Các TCPCPNN dù hoạt động trên một hay nhiều lĩnh


vực thì các tổ chức này đều có một điểm chung là thực hiện nhiều dự án ở


nhiều vùng miền khác nhau và trong các dự án ln có sự kết hợp với các đối


tác là các cơ quan, các tổ chức hay chính quyền địa phương. Do vậy, để quản


lý có hiêu quả , cơ cấu của các TCPCPNN phải đảm bảo sự phân chia quyền


hạn, trách nhiệm xuống từng đơn vị thực hiện dự án, để tạo điều kiện chủ


động thực hiện cho các đơn vị này, đồng thời quyền hạn này cũng cần được


phân chia một phần cho các đơn vị đối tác đảm bảo sự hợp tác bình đẳng. Tuy


nhiên, muốn kiểm sốt tốt thì cần phải có cơ chế kiểm sốt hữu hiệu.


Chính sách nhân sự: Cũng như bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào,


đội ngũ nhân viên của TCPCPNN đòi hỏi phải là những người có kiến thức,



có năng lực và phẩm chất đạo đức tốt. Hơn nữa, hoạt động của các


TCPCPNN mang tính nhân đạo, hỗ trợ cho sự phát triển của những cộng đồng


dân cư nghèo khó, đội ngũ nhân viên của tổ chức là người trực tiếp đem đến


cho những người dân nghèo này những kiến thức, những hiểu biết xã hội do


vậy bản thân họ phải là người có tâm, biết chia sẻ với những người nghèo


khó, có sự hiểu biết xã hội sâu rộng, và kiến thức đó cần được trau dồi thường



(10)

TCPCPNN nào, chính sách đào tạo ln là một phần quan trọng trong chính


sách nhân sự.


Công tác kế hoạch: Hoạt động của các TCPCPNN là tiến hành thực


hiện và quản lý các chương trình, dự án. Tiến độ thực hiện dự án là vấn đề


quan trọng mà bất kỳ dự án nào cũng đặt ra. Với một thời gian nhất đinh, một


lượng vốn cố đinh, để thực hiện và kiểm soát được hoạt động của dự án, đòi


hỏi các tổ chức phải xây dựng một kế hoạch hoạt động cụ thể theo từng giai


đoạn, kế hoạch chi tiêu ngân sách rõ ràng, chặt chẽ. Đặc biệt, các chưong


trình, dự án của các TCPCPNN được thực hiện với sự phối hợp với các đối



tác, điều này yêu cầu xây dựng một kế hoạch hoạt động hợp lý để đảm bảo sự


phối hợp thực hiện giữa các bên.


Môi trường kiểm sốt bên ngồi: HTKSNB của TCPCPNN chịu tác


động của nhiều yếu tố bên ngồi, đó là sự tn thủ theo luật pháp Quốc tế,


theo sự quản lý Nhà nước của nước sở tại với các văn bản pháp luật qui định


đối với hoạt động của các TCPCPNN, sự khác biệt về phong tục, tập quán,


văn hoá với nước sở tại… Ở Việt Nam các TCPCNN hoạt động thông qua các


cơ quan, tổ chức, hội, chính quyền địa phương mà không phải là hoạt động


độc lập và quan hệ trực tiếp với người hưởng lợi, điều này ảnh hưởng lớn tới


HTKSNB của các tổ chức.


1.2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán


Hoạt động của các TCPCPNN tại Việt Nam dưới hình thức văn phịng


đại diện, do vậy chế độ kế toán, nguyên tắc kế toán và hệ thống tài khoản


được áp dụng theo văn phịng chính của tổ chức.Ngoài việc thực hiện các chế
độ báo cáo theo qui định chung của tổ chức các TCPCPNN tại các nước còn



phải thực hiện chế độ báo theo yêu cầu của nhà tài trợ và của cơ quan quản lý



(11)

1.2.2.3 Các thủ tục kiểm sốt


Các chương trình, các dự án mà các TCPCPNN thực hiện có thể do


nhiều nguồn tài trợ khác nhau. Mỗi nhà tài trợ có qui định riêng về việc sử
dụng nguồn vốn này do vậy bên cạnh việc tuân thủ theo các chính sách, qui
định chung của HTKSNB của tổ chức thì mỗi dự án cụ thể lại cần có những


qui định riêng để phù hợp với yêu cầu của nhà tài trợ. Chính vì vậy, HTKSNB


của TCPCPNN cần được xây dựng để vừa đảm bảo với yêu cầu quản lý của
tổ chức, vừa dễ dàng cho việc điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu của nhà tài
trợ đối với từng chương trình, dự án cụ thể.


CHƢƠNG II


THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ


CỦA TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM


2.1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ
TẠI VIỆT NAM


2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức phi chính phủ CARE
Quốc tế


2.1.2 Giới thiệu về tổ chức phi chính phủ CARE Quốc tế tại Việt Nam.



Năm 1991, CARE Quốc tế đã chính thức thành lập văn phòng đại diện


tại Việt Nam đặt tại Hà Nội và chi nhánh văn phòng tại thành phố Hồ Chí


Minh. CARE VN cũng thành lập các văn phòng dự án tại các tỉnh như An



(12)

2.1.3 Hoạt động của tổ chức phi chính phủ CARE Quốc tế tại Việt Nam.
2.1.3.1 Phạm vi và lĩnh vực hoạt động


Phạm vi hoạt động: CARE VN tập trung vào xố đói giảm nghèo và do đó


các can thiệp nhằm vào các cộng đồng nghèo nhất, dễ tổn thương nhất. CARE


VN hợp tác với chính quyền và các tổ chức địa phương để thực hiện dự án,


thúc đẩy nỗ lực nâng cao năng lực cũng như tận dụng sức mạnh của các cấu
trúc xã hội hiện có.


Lĩnh vực hoạt động: Các chương trình, dự án hiện tại được thực hiện tại


CARE VN bao gồm 3 lĩnh vực hoạt động ưu tiên chủ yếu sau:


- Quản lý tài nguyên thiên nhiên


- Y tế và xã hội


- Phòng ngừa và giảm nhẹ thiên tai và các hoạt động cứu trợ khẩn cấp


2.1.3.2 Phương thức hoạt động



Đối với hầu hết các chương trình, dự án, hình thức thực hiện đó là sự
hợp tác giữa CARE VN với một hay nhiều đối tác.


2.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC PHI CHÍNH
PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY


2.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt


Đặc thù quản lý: CARE VN là một thành viên của Tổ chức CARE Úc,


chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của tổ chức này. CARE VN hoạt động
theo các tơn chỉ, mục đích và triết lý hành động đã được đề ra đối với toàn bộ
các thành viên của CARE Úc nói riêng và CARE Quốc tế nói chung. Tại mỗi


tổ chức thành viên, các qui định, chính sách cũng như các hướng dẫn về thủ


tục, quy trình của CARE Úc đề ra sẽ được cụ thể hoá cho phù hợp với hoàn


cảnh thực tế của mỗi nước.


Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của CARE VN như sau:



(13)

người nước ngồi. Trong đó Ban lãnh đạo chủ chốt của CARE VN bao gồm:


Giám đốc, Phó giám đốc phụ trách chương trình, Phó giám đốc phụ trách
hành chính tài chính, Quản lý nhân sự, Quản lý tài chính, Quản lý văn phịng
thành phố Hồ Chí Minh.


Chính sách nhân sự:



Hiện tại, đội ngũ nhân viên của CARE VN đều có trình độ nghiệp vụ,
chun mơn cao. Tất cả nhân viên đều đạt trình độ đại học, hầu hết các cán bộ
Quản lý dự án đều đã được đào tạo ở trình độ thạc sỹ trong và ngoài nước.


Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được thì chính sách nhân sự của


CARE VN vẫn còn những hạn chế nhất định. Chính sách nhân sự mà CARE


VN đã và đang thực hiện vẫn chưa đáp ứng được với nhu cầu phát triển ngày
càng lớn về qui mô của tổ chức. Nhận thức được điều này, hiện tại, CARE


VN đang tiến hành làm việc với một công ty tư vấn để xây dựng một hệ thống


các tiêu chí năng lực cho mỗi vị trí cơng việc cụ thể trong tổ chức từ đó làm


căn cứ xây dựng một chính sách nhân sự tốt hơn.


Công tác kế hoạch:


Yêu cầu quan trọng của việc thực hiện hoạt động của các chương trình,
dự án là thực hiện dự án theo đúng phạm vi ngân sách được phê duyệt, đạt
được đúng các mục đích của dự án và đúng tiến độ đã ký kết với nhà tài trợ.


Trên cơ sở đánh giá, đối chiếu với các định mức đã được xây dựng, các chỉ


tiêu đã được lên kế hoạch sẽ giúp cho nhà quản lý phát hiện và ngăn ngừa
được những sai sót.


Bộ phận kiểm tốn nội bộ:



Là thành viên trực thuộc CARE Úc, CARE VN chịu sự quản lý và tuân


thủ theo HTKSNB của CARE Úc. Hàng năm, CARE Úc sẽ tiến hành kiểm


toán nội bộ đối với từng tổ chức thành viên, trong đó có CARE VN. Tuy


nhiên, trong bản thân CARE VN thì đến nay vẫn chưa có bộ phận kiểm tốn



(14)

Các nhân tố bên ngoài:


CARE VN chịu sự điều hành chung của CARE Úc, phải thực hiện theo
tôn chỉ mục đích và những chính sách mà CARE Úc đề ra. Bên cạnh đó
CARE VN cịn chịu sự quản lý của các cơ quan quản lý của Nhà nước Việt


Nam. Tại Việt Nam các TCPCPNN nói chung và CARE VN nói riêng làm


việc phải thông qua các cơ quan công quyền, đây là sự trở ngại đối với triết lý
của các tổ chức phi chính phủ quốc tế, vốn được hoạt động độc lập ở những
quốc gia khác và quan hệ trực tiếp với người hưởng lợi.


2.2.2 Hệ thống thơng tin kế tốn


Các yếu tố cấu thành của hệ thống thơng tin kế tốn của CARE VN bao
gồm hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống mã số T, hệ thống chứng từ kế toán,
hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán được áp dụng theo qui định của


CARE Úc.


Hệ thống tài khoản kế toán:



Theo yêu cầu quản lý tổ chức cơng tác kế tốn, tất cả các thành viên


trực thuộc CARE Úc thống nhất áp dụng một hình thức kế tốn và áp dụng
chung một hệ thống tài khoản kế toán, phù hợp với chuẩn mực kế toán của
Úc, với các nguyên tắc chung của kế toán quốc tế và tuân thủ theo luật pháp
của các nước thành viên. Tổ chức cũng thống nhất sử dụng phần mềm kế toán


SUN để xử lý dữ liệu.


Hệ thống mã chữ T:


Do cùng một lúc thực hiện nhiều dự án, thuộc nhiều lĩnh vực, ở những


địa phương khác nhau và nguồn ngân sách cho các dự án được cung cấp bởi
những nhà tài trợ khác nhau. Để kiểm soát, quản lý việc thực hiện những dự


án này và đưa ra các báo cáo riêng biệt cho từng dự án phục vụ công tác kiểm



(15)

của CARE Úc đã thống nhất sử dụng hệ thống mã số nhằm phân loại các giao
dịch chi tiết theo nhiều tiêu thức khác nhau. Hệ thống này được gọi là mã số T


(Transaction analysis code-T code).


Hệ thống chứng từ kế tốn và chu trình lập, ln chuyển chứng từ:


Hệ thống chứng từ kế toán được phân thành ba loại: (1) Chứng từ chi
bằng séc hoặc chuyển khoản; (2) Chứng từ chi bằng tiền mặt; (3) Chứng từ


ghi thu và các bút tốn điều chỉnh. Có hai loại mẫu chứng từ được thiết kế



đơn giản và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau.


Hệ thống sổ kế toán của CARE


Hệ thống báo cáo kế tốn: Có hai hệ thống báo cáo, đó là báo tài chính


chung của tổ chức và báo cáo chi tiêu cho từng dự án. Các báo cáo tài chính
của CARE VN được thể hiện bằng Đơla Mỹ.


2.2.3 Các thủ tục kiểm sốt


Các thủ tục kiểm soát đã được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản
đó là: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, và
nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn


Nguyên tắc phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm:


Trong cơ cấu tổ chức của CARE VN, về cơ bản đã có sự phân định trách


nhiệm giữa các nhân viên đối với các chức năng có liên quan với nhau. Có
nghĩa là, sẽ khơng có trường hợp nào mà một người có quyền kiểm sốt tồn
bộ đối với bất kỳ một giao dịch nào. Ba chức năng chủ yếu trong các giao
dịch luôn được thực hiện bởi ba cá nhân khác nhau.


Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Dựa trên qui định chung của CARE
Úc về uỷ quyền, CARE VN đã đưa ra qui định cụ thể của mình về các mức độ
phê chuẩn và uỷ quyền, tài liệu đó được gọi là Limits of Authority-LOA.



(16)

nhằm cung cấp những hướng dẫn về quy trình thực hiện những qui định,



chính sách và các thủ tục đó trong q trình thực hiện và quản lý các chương


trình dự án, nhân sự, hành chính và tài chính.


2.3 NHỮNG NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHỦ YẾU TẠI TỔ
CHỨC CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM


2.3.1 Kiểm soát các khoản thu


2.3.2 Kiểm soát nội bộ đối với tiền.


2.3.3 Kiểm soát đối với các khoản chi


2.3.4 Kiểm sốt cơng tác mua sắm, ký kết hợp đồng dịch vụ và tư vấn


2.3.5 Kiểm soát tài sản cố định


2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT
NAM


Qua nghiên cứu HTKSNB của CARE VN, có thể rút ra những kết quả
đạt được như sau:


Thứ nhất: đó là sự nhận thức sâu sắc của lãnh đạo của CARE VN cũng


như toàn thể nhân viên về việc tuân thủ các qui định, chính sách và các thủ
tục mà tổ chức đề ra.


Thứ hai: đó là việc chú trọng trong công tác lập kế hoạch, xây dựng dự



toán ngân sách cho hoạt động của tổ chức nói chung và của từng dự án nói


riêng, giám sát thường xuyên việc thực hiện kế hoạch đã đề ra.


Thứ ba: đó là một hệ thống thông tin kế toán ngày càng được hoàn


thiện. Nhân viên kế toán được tuyển dụng kỹ càng, có năng lực và trách
nhiệm. Hệ thống chứng từ kế toán được lập, luân chuyển, ghi sổ và lưu trữ


theo đúng qui định, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin để lập báo cáo. Các


báo cáo luôn được lập đúng thời hạn qui định.



(17)

Thứ nhất: Mặc dù nhận thức được tầm quan trọng của HTKSNB nhưng


trong một số trường hợp do chạy theo tiến độ của dự án, do tác động của mối
quan hệ với đối tác mà cán bộ dự án đã bỏ qua một số khâu, một số thủ tục
cần thiết hoặc thực hiện theo cách đối phó, gây ảnh hưởng đến việc kiểm soát
và quản lý.


Thứ hai: Số lượng cán bộ của CARE VN cịn ít, do vậy một cán bộ


kiêm nhiệm nhiều vị trí khác nhau, kế tốn lại cũng đồng thời làm thủ quỹ,
hay cán bộ dự án vừa phải trực tiếp tham gia vào công việc mua sắm nguyên
vật liệu cho dự án vừa phải thực hiện phân phát đến các đối tượng hưởng lợi.


Rõ ràng, yếu tố này đã làm yếu đi HTKSNB của tổ chức.


Thứ ba: Trong quá trình thực hiện dự án, sự thay đổi về kế hoạch hoạt



động cũng như những điều chỉnh về ngân sách thường chậm cả về khâu thực


hiện và phê duyệt, làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án và gây khó


khăn cho cơng tác kiểm soát. Trong nhiều trường hợp, hoạt động vẫn được


thực hiện thậm chí cả khi chưa có sự phê duyệt về điều chỉnh kế hoạch ngân


sách.


Thứ tư: CARE VN chưa thành lập được bộ phận kiểm tốn nội bộ để


đánh giá, xem xét tính đầy đủ và hiệu quả của HTKSNB của tổ chức hay đánh
giá tình hình thực hiện các chế độ, chính sách, thủ tục.


Thứ năm: Chính sách nhân sự của CARE VN chưa thu hút và khuyến


khích được những nhân lực có trình độ cao làm việc lâu dài cho tổ chức. Đặc


biệt chính sách đãi ngộ của CARE VN vẫn chưa tạo được sự cam kết đối với
các vị trí làm việc tại các vùng dự án. Tình hình nhân sự của CARE VN


thường xuyên có những thay đổi. Sự thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến các



(18)

Thứ sáu: Trong quá trình thực hiện hoạt động, do điều kiện thực tế có


nhiều thay đổi, các thủ tục kiểm soát cũng cần phải được thay đổi cho phù
hợp. Tuy nhiên quá trình này thường diễn ra chậm và trong nhiều trường hợp
những sự thay đổi này không được thể hiện bằng văn bản gây khó khăn cho


q trình thực hiện hoạt động cũng như kiểm soát và quản lý.


Trong thực tiễn khơng thể có một HTKSNB nào là hồn hảo, nghĩa là
có thể đảm bảo ngăn ngừa mọi hậu quả xấu có thể xảy ra. Tuy nhiên việc


ngày càng hoàn thiện HTKSNB để phù hợp với thực tế sẽ hạn chế tối đa được
các sai phạm.


CHƢƠNG III


PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC


CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM


3.1 SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC HỒN THIỆN HỆ THỐNG
KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC
TẾ TẠI VIỆT NAM


3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện
3.1.2 Ngun tắc hồn thiện


Để có một HTKSNB thực sự hữu hiệu, q trình hồn thiện HTKSNB
cần đảm bảo những nguyên tắc sau đây:


Thứ nhất: kế thừa và phát huy tối đa những yếu tố hợp lý của


HTKSNB hiện tại.


Thứ hai: cơng tác kiểm sốt nội bộ của CARE VN trước tiên là phải



tuân thủ theo công tác kiểm soát chung, cơ bản nhất mà CARE Úc đã đặt ra.



(19)

tuân thủ theo luật pháp của Việt Nam và phù hợp với văn hóa và tập quán của


người Việt Nam.


Thứ ba: HTKSNB phải được xây dựng và hồn thiện phải dựa trên tình


hình phát triển kinh tế xã hội của Việt Nam, cũng như phải phù hợp với đặc


thù hoạt động của tổ chức.


Thứ tư: Các giải pháp hoàn thiện HTKSNB của CARE VN phải được


tính tốn kỹ lưỡng để đảm bảo tính khả thi của cơng tác kiểm sốt.


Thứ năm: Việc hoàn thiện HTKSNB của CARE VN phải có định


hướng rõ ràng, các giải pháp hồn thiện phải nhất quán, đồng bộ và đảm bảo


sự ổn định tương đối đối với các hoạt động của tổ chức.


3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI
TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM


3.2.1 Hồn thiện mơi trƣờng kiểm soát


3.2.1.1 Nâng cao hơn nữa nhận thức và hiểu biết của các cán bộ tại



CARE VN và cán bộ đối tác về vai trò của HTKSNB đối với tổ chức:


Để nâng cao nhận thức của cán bộ về vai trò và tầm quan trọng của


HTKSNB đối với tổ chức, CARE VN cần tổ chức tuyên truyền sâu rộng và


thường xuyên hơn không chỉ cho những cán bộ mới vào tổ chức, mà cả những


cán bộ đã làm việc lâu năm cho tổ chức và cả những cán bộ đối tác giúp họ


hiểu được rõ ý nghĩa nhân đạo mà tổ chức hướng tới, cũng như trách nhiệm


của họ trước cộng đồng, trước tổ chức CARE VN và nhà tài trợ trong việc


tuân thủ đầy đủ các qui định, chính sách, thủ tục đã đề ra. CARE VN cần xây


dựng một kế hoạch đào tạo, hướng dẫn định kỳ cho các cán bộ của tổ chức và


cán bộ đối tác về những qui định, chính sách và thủ tục của tổ chức nói riêng


cũng như những yêu cầu nói chung về HTKSNB của tổ chức. Bên cạnh đó,


CARE VN cần xây dựng qui chế xử lý rõ ràng đối với những trường hợp



(20)

Để nâng cao năng lực, trình độ hiểu biết của cán bộ nhân viên tạo điều
kiện cho họ dễ dàng thích ứng với cơng việc, am hiểu về lĩnh vực mình phụ


trách, có hành vi và thái độ làm việc tốt hơn, hiện tại, CARE VN đang tiến


hành xây dựng hệ thống tiêu chí năng lực cho tổ chức. Đây cũng chính là


những căn cứ giúp cho việc xây dựng kế hoạch hoạt động của CARE VN nói
chung, kế hoạch nhân sự nói riêng, là chuẩn mực dùng để áp dụng trong quá
trình tuyển dụng nhân viên nhằm lựa chọn lựa được những nhân viên đáp ứng
đúng theo yêu cầu hoạt động của tổ chức.


3.2.1.2 Hoàn thiện chính sách nhận sự phù hợp với sự phát triển
chung của nền kinh tế Việt Nam.


CARE VN cần phải có nhìn nhận đúng đắn để sửa đổi, cải cách về


chính sách nhân sự của mình. Cụ thể ở đây là chính sách đào tạo, chính sách


tiền lương, bảo hiểm cũng như những chế độ khác. Để giải quyết vấn đề này


CARE VN cần phải tiến hành những khảo sát về các chế độ, chính sách nhân


sự mà cụ thể chế độ tiền lương, bảo hiểm, các chế độ khác đối với người lao
động mà các tổ chức phi chính phủ khác đang hoạt động tại Việt nam áp


dụng, cũng như có những khảo sát về thị trường lao động tại Việt Nam nói


chung. Từ những khảo sát đó dựa trên tiêu chí năng lực cho từng vị trí cơng


việc cụ thể mà tổ chức đang xây dựng, căn cứ vào những đánh giá năng lực


khi tuyển dụng cũng như trong quá trình làm việc, có những sửa đổi về chế


độ, chính sách đối với lao động ở từng vị trí một cách cơng bằng và phù hợp


với tình hình thị trường lao động chung. Đặc biệt đối với những lao động làm



việc ở những vùng dự án ở xa, cần có những qui định cụ thể về chế độ ưu đãi


như trợ cấp tiền nhà ở, tiền đi lại…


3.2.1.3 Hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch



(21)

Khi đó, CARE VN cũng cần có những phê duyệt kịp thời đối với những điều
chỉnh kế hoạch, dự toán ngân sách của dự án.


3.2.1.4 Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ


Hiện tại, ở CARE VN chưa có bộ phận KTNB. Tuy nhiên, CARE VN


cũng đã có kế hoạch tiến hành xây dựng bộ phận KTNB.


3.2.2 Hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán.


Về cơ sở hạch toán đối với các chương trình dự án của tổ chứchạch


tốn cần có sự kết hợp giữa cơ sở hạch toán thực thu thực chi và cơ sở hạch
tốn dự thu dự chi hay cịn gọi là cơ sở thực thu thực chi có điều chỉnh.


Quá trình lập và luân chuyển chứng từ Để tránh tình trạng thất lạc


chứng từ, khi chuyển phiếu chi hay phiếu đề nghị quyết tốn đến phịng kế
tốn, cán bộ dự án cần lập bảng liệt kê các chứng từ đó và bàn giao cho kế
tốn thanh toán cùng với các phiếu chi hoặc phiếu đề nghị quyết toán của mỗi
dự án. Sau khi nhận, kế toán thanh toán cần đánh số thứ tự các phiếu chi,
phiếu đề nghị quyết toán trước khi giao cho từng kế toán phụ trách dự án.



Để đảm bảo cho việc thanh toán được thực hiện kịp thời, đáp ứng tiến
độ hoạt động của dự án, việc chuyển khoản cho các đề nghị chi của các văn
phòng dự án được thực hiện dựa trên bản fax của chứng từ, còn bản gốc sẽ
được chuyển lại vào cuối tháng. Với cách thức này thì rủi ro kiểm sốt là rất
lớn, sẽ khó tránh khỏi tình trạng một chứng từ được fax hai lần và do đó sẽ
được chuyển khoản hai lần và cũng không thể đảm bảo là có thể phát hiện
được ngay các sai sót này. Để giúp kiểm sốt và phát hiện được những sai sót
này, một bảng tổng hợp tồn bộ chi phí của mỗi dự án trong tháng sẽ được
chuyển cho quản lý dự án kiểm tra nhằm loại trừ những chi phí bị trùng lắp.


Đối với việc hạch toán các khoản phải thu, phải trả: để theo dõi, kiểm


soát được các khoản phả, thu, phải trả theo từng đơn vị dự án riêng biệt, trong


q trình hạch tốn CARE VN cần phải áp dụng hệ thống mã chữ T của từng



(22)

3.2.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm sốt nội bộ.


CARE VN cần phải hồn thiện hệ thống các qui định, chính sách và các
thủ tục chặt chẽ và đồng bộ và sát thực hơn. Các qui định này phải luôn


hướng tới việc phân định rõ quyền và trách nhiệm của từng vị trí, từng bộ


phận.


Để tránh tình trạng hiểu và vận dụng không đúng các qui định, chính
sách và thủ tục, CARE VN cần rà sốt lại các qui định, chính sách và các thủ
tục về nội dung, câu chữ, hình thức thể hiện sao cho ngắn gọn. Trong những



trường hợp phức tạp cần đưa ra những hướng dẫn chi tiết và ví dụ cụ thể để


minh hoạ.


3.2.4 Hoàn thiện các nội dung kiểm soát nội bộ


Đối với kiểm sốt tiền mặt


Đối với chu trình mua sắm, ký kết các hợp đồng dịch vụ và tư vấn
Đối với chu trình kiểm sốt tài sản cố định


KẾT LUẬN


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO



(23)

KẾT LUẬN


Có thể nói HTKSNB có vai trị rất quan trọng trong cơng tác quản lý. Để


quản lý được, cần phải có HTKSNB. Ở đâu khơng có HTKSNB, ở đó khơng
có quản lý với đầy đủ ý nghĩa của khái niệm này.


Một HTKSNB vững mạnh sẽ giúp cho đơn vị giảm bớt rủi ro, gian lận
hoặc trộm cắp do bên thứ ba hoặc nhân viên gây ra, bảo đảm tính tin cậy của
số liệu kế tốn và báo cáo tài chính, tránh những rủi ro sai sót của nhân viên
có thể gây tổn hại cho đơn vị.


Vì vậy. hoàn thiện HTKSNB nhằm tăng cường công tác quản lý, nâng
cao hiệu quả hoạt động của CARE VN là nhiệm vụ đặt ra đối với tổ chức
trong mọi thời kỳ, mọi giai đoạn. Đặc biệt khi mà qui mô hoạt động của tổ


chức ngày càng lớn, lĩnh vực hoạt động ngày càng mở rộng thì nhiệm vụ này
lại trở nên cấp thiết hơn.


Trong khuôn khổ phạm vi và mục đích nghiên cứu đã xác định, Luận


văn “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại tổ chức phi chính phủ-CARE


quốc tế tại Việt Nam” đã nêu bật những nội dung sau:


Thứ nhất: luận văn đã đưa ra những lý luận cơ bản về HTKSNB, các yếu
tố cấu thành HTKSNB, đặc điểm của HTKSNB trong các TCPCPNN.


Thứ hai: Mô tả và phân tích thực trạng HTKSNB tại CARE VN, đưa ra
những đánh giá về mơi trường kiểm sốt, hệ thống thơng tin kế tốn và các
thủ tục kiểm soát tại tổ chức về những ưu điểm và nhược điểm cần khắc phục
để tăng cường hiệu quả của cơng tác kiểm sốt nội bộ trong tổ chức.


Thứ ba: Xác định và đề xuất những giải pháp mang tính khả thi để góp
phần hồn thiện HTKSNB của tổ chức.





×