Tải bản đầy đủ (.pdf) (21 trang)

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Thạch Bàn Viglacera

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (357.83 KB, 21 trang )

(1)

i


Mở đầu



1. Tính cấp thiết của Đề tài:


Công tác quản lý là một trong những vấn đề mà mọi doanh nhiệp quan
tâm đặc biệt là việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB). Một hệ
thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu khơng những có thể đảm bảo các mục tiêu
bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm
bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý, đảm bảo hiệu quả và năng lực quản lý
mà qua đó nó cịn nâng cao hiệu quả hoạt động.


Công ty cổ phần Thạch Bàn (TBC) là một doanh nghiệp hoạt động trong
lĩnh vực sản xuất gạch ngói đất sét nung. Năm 2004 TBC được chuyển đổi thành
Công ty cổ phần, hiện nay đang được phát triển theo mơ hình Cơng ty mẹ con
gồm Công ty mẹ và 8 công ty con. Việc thiết lập và duy trì một HTKSNB hữu
hiệu kiểm soát được các hoạt động từ Cơng ty mẹ đến các Cơng ty con có ý
nghĩa vô cùng quan trọng đối với TBC.


Nhận thức được vấn đề này các cấp lãnh đạo đã và đang quan tâm đến
việc xây dựng một HTKSNB tối ưu. Tuy nhiên hiện nay HTKSNB ở đây còn
bộc lộ nhiều bất cập chưa đáp ứng được u cầu quản lý. Vì vậy hồn thiện
HTKSNB tại TBC trong giai đoạn này là thực sự cần thiết để tăng cường
công tác quản lý nâng cao hiệu quản hoạt động và tạo ra sự phát triển bền
vững cho Công ty.


Với tư cách là thành viên ban kiểm sốt nội bộ và để góp phần nghiên
cứu về mặt lý luận và thực tiễn HTKSNB tại Cơng ty và từ đó đưa ra các giải
pháp hoàn thiện HTKSNB nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của TBC tôi chọn Đề tài: “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại


Cơng ty cổ phần Thạch bàn Viglacera”


2. Mục đích nghiên cứu


Luận văn nghiên cứu những lý luận chung về HTKSNB trong một
doanh nhiệp hoạt động theo mơ hình cơng ty mẹ – cơng ty con.


Phân tích và đánh giá thực trạng HTKSNB tại TBC



(2)

ii


tiễn từ đó đưa ra một số biện pháp hồn thiện HTKSNB tại TBC.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của Luận văn


Đối tượng nghiên cứu là HTKSNB trong doanh nghiệp hoạt động trong
mơ hình cơng ty mẹ – công ty con.


Phạm vi nghiên cứu là Công ty cổ phần Thạch Bàn
4. Phương pháp nghiên cứu


Kế thừa những kết quả nghiên cứu lý luận về HTKSNB đã đạt được của
các tài liệu đã công bố, trực tiếp quan sát và nghiên cứu tài liệu hiện có tại
đơn vị nghiên cứu, tổng hợp, phân tích đánh giá tổng qt, hệ thống hố để
đánh giá thực trạng HTKSNB của TBC. Tìm hiểu HTKSNB và hoạt động của
một số đơn vị tương đồng để đánh giá và đúc kết đưa ra các giải pháp hồn
thiện HTKSNB tại TBC.


5. Đóng góp của Luận văn:


Về mặt lý luận, hệ thống hoá được những vấn đề lý luận cơ bản về


HTKSNB, đặc biệt trong các doanh nghiệp hoạt động theo mơ hình cơng ty
mẹ – cơng ty con.


Về mặt thực tế, Luận văn đã phân tích rõ thực trạng và đánh giá được
những tồn tại của HTKSNB tại TBC.


Về các đề xuất, Luận văn đã đưa ra phương hướng hoàn thiện HTKSNB tại
TBC và đưa ra các giải pháp xây dựng, hoàn thiện một HTKSNB hữu hiệu tại
TBC đáp ứng yêu cầu phát triển trong giai đoạn hiện nay..


6. Tên và kết cấu của Luận văn


Tên Luận văn: “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty cổ
phần Thạch bàn Viglacera ”.


Kết cấu Luận văn: Ngoài phần mở đầu và kết luận, Luận văn gồm 3 chương.
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ


trong doanh nghiệp hoạt động theo mơ hình công ty mẹ –
công ty con;



(3)

iii


Chương 3: Phương hướng và giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội
bộ tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn.


Chương 1


Nhũng vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm sốt nội bộ trong doanh
nghiệp hoạt động theo mơ hình cơng ty mẹ - cơng ty con



1.1. Lý luận chung về kiểm soát trong hệ thống quản lý


Quản lý là một lĩnh vực rộng bao trùm từ việc hoạch định chính sách, tổ
chức thực hiện, kiểm soát việc thực hiện để đạt được mục tiêu. Kiểm sốt là
một chức năng khơng thể thiếu của q trình quản lý nhằm cung cấp thơng tin
về việc thực hiện các mục tiêu đề ra để đưa ra các quyết định quản lý thích
hợp. Hoạt động kiểm soát được tiến hành thường xuyên trong tất cả các giai
đoạn của quá trình quản lý.


Quản lý không thể thiếu thông tin do đó kiểm sốt là một chức năng
quan trọng. Đây là hoạt động tiến hành thường xuyên dưới nhiều hình thức
nhằm cung cấp thơng tin quản lý giúp cho nhà lãnh đạo có cơ sở đưa ra những
quyết định phù hợp. Mà thơng tin kiểm sốt lại được tăng cường độ chính xác
chính là nhờ vào hệ thống kiểm soát nội bộ.


1.2. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ


Theo Liên đồn Kế tốn Quốc tế (IFAC), HTKSNB là một hệ thống
chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm
bảo độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
và bảo đảm hiệu quả của các hoạt động.


HTKSNB có bốn mục tiêu cơ bản là bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy
của thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và mục tiêu bảo đảm
hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý


1.2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ




(4)

iv


thống thơng tin, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ.


Mơi trường kiểm sốt: bao gồm tồn bộ nhân tố bên trong đơn vị và
bên ngồi đơn vị có tính mơi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và
xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm sốt nội bộ. Các nhân tố mơi trường kiểm
soát bao gồm: đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, cơng
tác kế hoạch, uỷ ban kiểm sốt và các ảnh hưởng bên ngồi.


Hệ thống thơng tin mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức
là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài
chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động
kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát
chi tiết về các mặt là tính có thực; sự phê chuẩn; tính đầy đủ; sự đánh giá;
phân loại; tính đúng kỳ; q trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác


Hệ thống thơng tin kế tốn càng phát huy vai trị cung cấp thơng tin khi
nó được tổ chức một cách hợp lý, phù hợp với qui mô của doanh nghiệp và
cho phép phân tích, tổng hợp thông tin của các bộ phận.


Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện
nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập
trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm
rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.


Kiểm toán nội bộ


Kểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến
hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị. Là


một trong những nhân tố cơ bản trong HTKSNB của doanh nghiệp, bộ phận
kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ
hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận
hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ
hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thơng tin kịp thời điều chỉnh
và bổ sung những qui chế kiểm sốt thích hợp và hiệu quả.



(5)

v


phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao nhất, hoạt động tương đối
độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra.


Nhân lực là những người có năng lực chun mơn và đạo đức nghề
nghiệp phù hợp với các qui định hiện hành.


1.3 Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm sốt nội bộ trong cơng tác quản lý
HTKSNB với những chính sách, nội quy, quy chế cùng các thủ tục
kiểm soát được thiết lập chính là các cơng cụ và cách thức để các nhà quản lý
tiến hành các hoạt động quản lý của mình. HTKSNB có vai trị quan trọng
trong cơng tác quản lý doanh nghiệp. Một công ty không thiết lập được một
HTKSNB cũng đồng nghĩa với việc cơng ty đó khơng có quản lý với đầy đủ ý
nghĩa của khái niệm này.


HTKSNB ngày càng được các cấp quản lý coi trọng đặc biệt là trong
doanh nghiệp có tầm hoạt động, có quy mơ lớn. Việc xây dựng một HTKSNB
hữu hiệu là chìa khố cho sự thành công trong công tác quản lý.


1.4 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp hoạt
động theo mơ hình cơng ty mẹ – công ty con



1.4.1 Đặc điểm mô hình cơng ty mẹ – cơng ty con


Mơ hình công ty mẹ – công ty con là một mô hình ưu việt. Tính gắn kết
và chủ động của mơ hình tạo ra sức mạnh tổng hợp cho sự phát triển nguồn
lực, thị phần, uy tín và thương hiệu của tồn bộ tập đồn nói chung và từng
cơng ty nói riêng. Mơ hình này tạo điều kiện cho các công ty mở rộng quy mô
và phạm vi kinh doanh, đổi mới công nghệ, nâng cao hiệu quả hoạt động,
thích ứng hơn với cơ chế thị trường và hội nhập kinh tế quốc tế.


Trong mơ hình này: Cơng ty mẹ là một thực thể pháp lý có ít nhất một
đơn vị trực thuộc – công ty con.


Công ty con là một thực thể pháp lý bị kiểm sốt bởi cơng ty mẹ.



(6)

vi


con là hai thực thể pháp lý độc lập, có tư cách pháp nhân riêng. Cơng ty mẹ
có quyền chi phối đối với các quyết định liên quan đến hoạt động quản lý của
công ty con.


1.4.2. Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp hoạt động
theo mơ hình cơng ty mẹ - cơng ty con


Với mỗi mơ hình cơng ty mẹ – cơng ty con thì cơng ty mẹ có vai trị rất
lớn đối với sự phát triển của toàn bộ tập đoàn . Việc thường xuyên đổi
mới, nâng cao năng lực quản lý, củng cố bộ máy vững mạnh, đủ khả năng và
chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao năng lực kiểm tra kiểm sốt, nâng cao hiệu
quả hoạt động, hồn thiện HTKSNB tại công ty mẹ là một yêu cầu quan trọng
và cần thiết đối với mọi mơ hình cơng ty mẹ – công ty con.



Từ việc nghiên cứu lý luận chung về HT KSNB và nghiên cứu các đặc
điểm, thế mạnh của mơ hình cơng ty mẹ – công ty con ta thấy HTKSNB tại
công ty mẹ cần thiết phải bao gồm đầy đủ bốn yếu tố: Mơi trường kiểm sốt;
hệ thống thơng tin kế tốn; thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ. HTKSNB
tại cơng ty mẹ ngồi việc đảm bảo kiểm sốt hoạt động tạo cơng ty mẹ cịn
phải đảm bảo phù hợp với mơ hình và kiểm sốt hoạt động tại các công ty
con. Cụ thể HTKSNB tại công ty mẹ có đặc điểm sau:


Về mơi trường kiểm sốt: vừa phải đảm bảo tính chủ động vừa đảm
bảo tính thống nhất phát huy tối đa các lợi thể của từng đơn vị trong tập đoàn.
Các chiến lược phát triển, chính sách giá cả, chính sách thị trường ... địi hỏi
đáp ứng lợi ích tổng hợp của toàn bộ hệ thống


Đặc thù quản lý trong mơ hình này cơ cấu quyền lực được phân cấp
xuống các đơn vị cơ sở. Công ty mẹ quản lý công ty con theo cơ chế cử người
đại diện phần vốn góp của mình. Người đại diện phần vốn tham gia xây dựng
các quy định, quy chế kiểm sốt trong cơng ty con, trong đó quy định rõ chế
độ kiểm tra, kiểm sốt và cơ chế kiểm tra kiểm sốt của cơng ty mẹ.



(7)

vii


nhân sự, chính sách đào tạo ... tạo ra sự gắn kết giữa công ty mẹ và các cơng
ty con. Kiểm sốt các cơng ty con chính bằng việc thiết lập và vận hành các
quy định về quản lý và chính sách kiểm toán nội bộ ở mỗi đơn vị thành viên.


Cơ cấu tổ chức:Cơ cấu tổ chức phải được xây dựng rõ ràng về chức
năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, cơ chế kiểm tra giám sát tránh chống chéo hoặc
bỏ sót các đầu việc dẫn đến giảm hiệu quả hoạt động. Cơ cấu tổ chức được
xây dựng phù hợp với sự phát triển theo mơ hình cơng ty mẹ – cơng ty con



Chính sách nhân sự: Đội ngũ cán bộ cơng ty mẹ u cầu phải có trình
độ chun mơn, trình độ quản lý cao để đáp ứng yêu cầu ngày càng phát triển
của tồn bộ mơ hình. Chính sách nhân sự này còn được triển khai tại các công
ty con thông qua người đại diện phần vốn và hội đồng giám đốc.


Công tác kế hoạch, dự tốn, định mức: Cơng ty mẹ đóng vai trị trung
tâm. Hệ thống kế hoạch phải được xây dựng đồng bộ và toàn diện làm kim
chỉ nan hướng dẫn các công ty con trong công tác lập, thực hiện và đánh giá
thực hiện kế hoạch. Lãnh đạo các công ty con chủ động trong việc lập kế
hoạch, dự tốn, định mức. Cơng ty mẹ ngoài việc xây dựng hệ thống này cho
riêng mình cịn phải có cơng cụ và cơ chế kiểm sốt hệ thống này từ các cơng
ty con.


Hệ thống thơng tin kế tốn: Đối với mơ hình hệ thống thơng tin kế
tốn ngồi u cầu đảm bảo cho các báo cáo riêng tại đơn vị còn phải đảm
bảo phục vụ cho báo cáo tài chính hợp nhất tồn bộ tập đồn. Đảm bảo cung
cấp đủ các thông tin loại trừ các sự kiện tài chính trùng lắp trong nội bộ tập
đồn.



(8)

viii


phạm trong điều hành, quản lý ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động
của toàn bộ mơ hình.


Về kiểm tốn nội bộ: Kiểm toán nội bộ là một bộ phận quan trọng và
cần thiết trong bất kỳ một tập đoàn kinh tế nào. Bộ phận này sẽ kiểm tra đánh
giá hoạt động của công ty mẹ và các công ty con trong toàn bộ tập đoàn.


Chương 2




Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ


tại Cơng ty Cổ phần Thạch Bàn



2.1. Đặc điểm chung của Công ty cổ phần Thạch Bàn với hệ thống kiểm
soát nội bộ


Trong phần này tác giả tập trung khái quát các đặc điểm chung của
TBC với HTKSNB cụ thể là khái quát quá trình hình thành và phát triển của
Cơng ty, tìm hiểu về cơ cấu tổ chức và đặc điểm sản xuất kinh doanh. Từ
những đặc điểm chung này tiếp tục tìm hiểu và khái quát thực trạng HTKSNB
tại TBC trong giai đoạn hiện nay.


2.2. Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Cổ phần Thạch Bàn
hiện nay


2.2.1 Mơi trường kiểm sốt
2.2.1.1 Đặc thù về quản lý


TBC tiền thân là doanh nghiệp nhà nước, mặc dù từ ngày 6/1/2005
được cổ phần hố và chuyển sang hoạt động theo hình thức Cơng ty cổ phần
song cơ chế quản lý vẫn phần nào chịu ảnh hưởng của cơ chế cũ, của kiểu
quản lý doanh nghiệp nhà nước.



(9)

ix


31/12/2004 và được sửa đổi bổ sung tại Đại hội Cổ đông lần 3 ngày 3/4/2007.
Đối với việc quản lý các công ty con, TBC cử các đại diện của mình
tham gia vào HĐQT, BKS các công ty con và thông qua hoạt động của Hội
đồng Giám đốc



Ban lãnh đạo đã có quan điểm và nhận thức về tầm quan trọng của
công tác quản lý doanh nghiệp.


1.2.1.2 Chính sách nhân sự


Ban lãnh đạo Cơng ty nhận thức con người là yếu tố đầu tiên và quyết
định sự thành đạt phát triển của Công ty. Trình độ, năng lực chun mơn của mỗi
cá nhân ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc, đến việc thực hiện các mục
tiêu của Công ty. Phát triển nguồn nhân lực nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu
SXKD luôn được quan tâm.


Với ảnh hưởng chi phối thông qua thương hiệu và vốn góp tại các Cơng
ty con chính sách nhân sự tại Cơng ty mẹ có ảnh hưởng lớn đến chính sách
nhân sự tại các Cơng ty con. Các quan điểm và chính sách áp dụng tại Công
ty mẹ thông qua các đại diện và Văn phòng Hội đồng Giám đốc cũng được
triển khai và áp dụng tại các công ty con. Đối với việc tuyển dụng và bổ
nhiệm các vị trí chủ chốt trong các cơng ty người đại diện từ Công ty mẹ đều
phải báo cáo và xin ý kiến từ Công ty mẹ.


2.2.1.3 Cơ cấu tổ chức


Cơ cấu tổ chức đã được bố trí thành các đơn vị phịng ban và có sự
phân công, phân nhiệm rõ ràng, đảm bảo các bộ phận là một mắt xích trong
tồn bộ HTKSNB với chức năng, nhiệm vụ của mình đảm bảo tính kiểm sốt
chéo các hoạt động kinh tế diễn ra trong Công ty.


2.2.1.4 Hệ thống kế hoạch, dự toán, định mức
Về công tác kế hoạch:



(10)

x



các KH về sản xuất, KH tiêu thụ, KH đầu tư và phát triển, KH giá thành sản
xuất, KH chi phí quản lý, chi phí bán hàng, KH khấu hao, KH lao động tiền
lương, KH đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, KH trang bị bảo hộ lao động, KH
sửa chữa lớn, KH thí nghiệm và chế thử sản phẩm, KH khoa học kỹ thuật
(sáng kiến cải tiến kỹ thuật, kế hoạch môi trường …). Các kế hoạch này được
giao cho Phịng KH xây dựng mà khơng gắn kết với đơn vị thực hiện. Do đó
việc lập và giao KH vẫn mang tính hình thức, phi hiện thực khơng khả thi, ít
gắn với điều kiện thực tế và tình hình thị trường tiêu thụ.


Về hệ thống dự tốn, định mức:


Cơng ty đã xây dựng định mức vật tư, phẩm cấp sản xuất gạch ốp lát
Granite ban hành kèm theo Quyết định số 05/TBC-HĐQT ngày 14/3/2006,
đơn giá tiền lương ban hành theo Quyết định số 12/TBC-KHĐT ngày 14//
2007. Quyết định số 45/TBC-KHĐT ngày 1/6/2006 quy định về Chế độ đi
cơng tác trong nước và nước ngồi ...


Hệ thống kế hoạch, dự toán và định mức chưa thực sự trở thành một
cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu do không được hiệu chỉnh thường xuyên .


1.2.1.5 Môi trường bên ngoài


HTKSNB được thường xuyên rà xoát và đánh giá các Cơng ty Kiểm
tốn. Các cổ đơng và thị trường tài chính cũng ảnh hưởng đến hệ thống quản
lý hoạt động SXKD của Công ty.


Thị trường cạnh tranh khốc liệt cũng ảnh hưởng đến HTKSNB
Với lượng vốn vay khá lớn tại các ngân hàng do đó ngân hàng cũng



tham gia vào công tác quản lý Công ty
2.2.2 Hệ thống kế toán


Về Chế độ Chứng từ và Hệ thống Tài khoản kế tốn được Cơng ty áp
dụng trên cơ sở quy định tại Quyết định 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/3/2006.



(11)

xi


toán tổng hợp, kế toán tổng hợp kiểm tra soát xét và là căn cứ để tính giá
thành, giá vốn, tập hợp phân bổ chi phí, lập báo cáo tài chính quý và năm.


Hệ thống tài khoản được mở chi tiết thành các các tiểu khoản. Tuy
nhiên việc mở chi tiết các tài khoản này vẫn còn nhiều vấn đề cần hồn thiện.
Hiện Cơng ty đang mở chi tiết các tài khoản doanh thu, giá vốn, chi phí chi
tiết theo loại hình song tài khoản xác định kết quả kinh doanh “Tài khoản
911” lại khơng được mở chi tiết theo loại hình


Hệ thống sổ kế toán: đảm bảo tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều
phải lập chứng từ và phản ánh vào các loại sổ kế toán.


Về hệ thống báo cáo hiện nay ngoài hệ thống báo cáo tài chính theo
quy định của Nhà nước Cơng ty cịn thực hiện lập một số báo cáo quản trị,
Tuy nhiên, hệ thống báo cáo phân tích tình hình tài chính chưa được chuẩn
hoá theo từng lĩnh vực hoạt động, chưa đảm bảo yêu cầu so sánh và kiểm
soát.


Về cơ cấu bộ máy kế toán: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán
thanh toán, kế toán ngân hàng, kế toán vật tư, kế tốn bán hàng Phịng KD, kế
tốn chi nhánh và các Cơng ty con. Phần hành kế tốn tiêu thụ – thành phẩm,
phải thu khách hàng được phân công cho Phòng KD và Chi nhánh Miền Nam


thực hiện, phòng TCKT quản lý nghiệp vụ.


2.2.3 Thủ tục kiểm soát


Các thủ tục kiểm soát cũng đã đảm bảo được 3 nguyên tắc chung


Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Cơng ty đã có quy định cụ thể về
chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của từng thành viên trong Ban điều hành và
các phòng ban chức năng, cũng như từng vị trí cơng việc


Ngun tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Tất cả các vấn đề phát sinh trong
hoạt động sản xuất kinh doanh đều được cấp có thẩm quyền phê duyệt.



(12)

xii


nhiên, trong một số trường hợp nguyên tắc này vẫn bị vi phạm như Ban kiểm
soát nội bộ sát nhập và Phòng TCKT. ở khâu mua hàng Phòng KH vừa thực
hiện chức năng lập kế hoạch vừa thực hiện mua hàng và vừa kiểm nghiệm
chất lượng hàng nhập.


Các nguyên tắc này cũng được thể hiện trong việc xây dựng các quy
trình kiểm soát cho từng loại hoạt động cụ thể: Bán hàng và thu tiền bán hàng;
mua hàng và thanh tốn; sản xuất và chi phí; kiểm sốt cơng ty con


1.2.4 Kiểm toán nội bộ


BKS nội bộ được thành lập theo quyết Quyết định số 35/TBC-HĐQT
ngày 28/12/2005 chức năng kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên đến tháng 6/2006
BKS nội bộ đã sát nhập thành một chức năng trong Phịng TCKT cơng ty mẹ.
2.3 Đánh giá chung thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty


CP Thạch bàn


Về môi trường kiểm soát:


Các mặt mạnh: Công ty đã xây dựng được mơi trường kiểm sốt từ
nhận thức đến chỉ đạo, từ chính sách đến tổ chức


Bên cạnh những mặt mạnh yếu tố mơi trường của HTKSNB cũng cịn
tồn tại một số những hạn chế.


Thứ nhất: Về công tác KH mặc dù đã xây dựng KH năm song chất
lượng của KH khơng cao, KH cịn mang tính


Thứ hai: mặc dù đã xây dựng định mức vật tư kỹ thuật song hệ thống
định mức này không phù hợp ở các thời điểm cụ thể. Các quy chế khốn chi
phí chưa đầy đủ do đó cơ sở pháp lý cho công tác kiểm tra kiểm sốt chi phí
thiếu và yếu. Cơng cụ định mức, dự tốn, quy chế khốn khơng phát huy tác
dụng kiểm tra kiểm soát.


Về hệ thống kế tốn:.



(13)

xiii


phân tích định kỳ chưa được hệ thống hố trong tồn bộ hệ thống theo các
lĩnh vực hoạt động.


Thứ hai: Với việc chọn mơ hình hạch tốn kế tốn chưa phù hợp. Bố
trí chức năng kế tốn cho Phòng KD đảm nhiệm ảnh hưởng lớn đến
HTKSNB, cán bộ Phịng KD khơng am hiểu nhiều đến nghiệp vụ kế tốn, đến
việc kiểm tra kế tốn, cịn Phịng TCKT lại khó khăn về nhân lực và thời gian


kiểm sốt lại do đó ảnh hưởng làm giảm khả năng kiểm soát trong HTKSNB.


Những hạn chế về các thủ tục kiểm sốt:


Đối với quy trình bán hàng và thu tiền còn tồn tại rất nhiều hạn chế có
nguy cơ gây thất thốt lãng phí nguồn lực của Công ty cụ thể:


Thứ nhất: Công ty chưa quy định rõ về chế độ cung cấp thông tin về
nợ của khách hàng


Thứ hai: Đơn đặt hằng chưa hợp lý.


Thứ ba: Chưa phân định rõ chức năng nhiệm vụ, chưa có chế tài quy
định trách nhiệm trong việc sảy ra nhầm lẫn giá bán


Thứ tư: Lỗ hổng trong việc cấp hàng


Thứ năm: Lỗ hổng trong cơ chế thu tiền hàng.


Đối với quy trình mua hàng và thanh toán tiền hàng: Quy trình này
cũng cịn tồn tại một số vấn đề sau:


- Khơng có KH nhập mua vật tư hàng hoá.


- Vi phạm nguyên tắc bất kiệm nhiệm: Phòng KH vừa lựa chọn NCC,
vừa soạn thảo hợp đồng, vừa nhập mua mà bộ phận kiểm nghiệm KCS và bảo
quản hàng hoá là thủ kho cũng nằm trong Phòng KH, mặt khác Phòng KH lại
cũng là bộ phận lập KH trả nợ.



(14)

xiv



Đối với việc kiểm soát chi phí trực tiếp việc đánh giá sản phẩm dở dang
chưa chính xác.


Đối với các khoản chi phí đầu tư cho các dự án việc khơng có KH cụ
thể và đánh giá về thị trường cũng như hiệu quả của dự án dẫn đến gây lãng
phí, thất thốt


Với quy trình kiểm sốt các Cơng ty con:


Hệ thống mẫu biểu báo cáo chưa đáp ứng được yêu cầu kiểm soát.
Thứ đến hoạt động của Hội đồng Giám đốc cịn mang tính hình
thức. Các cá nhân đại diện công ty mẹ hầu hết là kiêm nhiệm nên hoạt
động khơng hiệu quả, ban kiểm sốt của các công ty hầu như không hoạt
động. Quy chế tài chính lại chưa được xây dựng.


Về kiểm toán nội bộ Quy chế làm việc của Bộ phận này cũng chưa rõ
ràng. Chưa đảm bảo tính độc lập trong kiểm tra kiểm soát.


Chương 3


Phương hướng và giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại
Công ty cổ phần Thạch Bàn


3.1 Chiến lược phát triển Công ty trong thời gian tới ảnh hưởng đến việc
thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ



(15)

xv


làm giảm hiệu quả của hoạt động.



3.2. Phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty CP
Thạch Bàn


Thứ nhất: HTKSNB phải được hoàn thiện và phát triển theo
hướng thành một hệ thống tồn diện


Tính tồn diện ở đây được hiểu là đảm bảo tính đầy đủ của các thành
phần cấu thành, toàn diện trong mọi chu trình và trên mọi lĩnh vực.


Một HTKSNB được coi là hiệu quả và tồn diện nó phải có đầy đủ các
thành phần và mỗi thành phần đều hoạt động hiệu quả.


Thứ hai: HTKSNB phải được hoàn thiện theo hướng nâng cao chất
lượng kiểm soát hiệu quả hoạt động


Chất lượng của kiểm soát nội bộ được đánh giá ở khía cạnh doanh
nghiệp đã đề ra các biện pháp, KH quy trình hành động cụ thể nhằm giảm tác
hại của rủi ro đến một giới hạn nhất định và toàn thể nhân viên đã nhận thức
được tác hại của rủi ro này cũng như giới hạn tối thiểu của rủi ro và liên tục
hành động để đạt được mục tiêu ở mọi thời điểm của quá trình SXKD.


Thứ ba HTKSNB cần hoàn thiện theo hướng kết hợp hài hồ giữa
lợi ích của hệ thống mang lại với chi phí xây dựng và vận hành hệ thống


Lợi ích và chi phí là hai yếu tố có quan hệ chặt chẽ với nhau việc đạt
được lợi ích lớn đồng nghĩa với việc phải tốn kém hơn, chi phí bỏ ra nhiều
hơn, vấn đề là chúng ta phải kết hợp hài hoà giữa lợi ích và chi phí đảm bảo
chi phí bỏ ra để thiết kế và vận hành hệ thống phải nhỏ hơn lợi ích mà nó
mang lại.



3.3. Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty Cổ phần
Thạch Bàn


3.2.1. Hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty TBC



(16)

xvi


Thứ hai: khi đã thực hiện biện pháp thứ nhất ta có thể chuyển bộ phận
Kế toán tiêu thụ, tồn kho từ bộ phận Phòng KD lên Phòng TCKT


Với sự phát triển theo mơ hình cơng ty mẹ – cơng ty con, địi hỏi chức
năng kiểm sốt phải được tách biệt khỏi Phòng TCKT để thành lập Bộ phận
Kiểm toán nội bộ riêng


3.2.2. Nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch, phê duyệt kế hoạch và
giám sát thực hiện theo kế hoạch


Công ty cần phải nâng cao chất lượng công tác lập KH, phê duyệt KH
và giảm sát việc thực hiện KH. Muốn vậy Cơng ty cần hồn thiện các cơng
việc sau:


Đối với công tác lập KH: Tạo lập cơ sở vững chắc cho xây dựng KH.
Xuất phát từ KH tiêu thụ đến KH sản xuất và đến các KH tiếp theo.


Việc tạo lập cơ sở vững chắc cho công tác lập KH và phân công nhiệm
vụ rõ ràng trong công tác lập KH điều này đảm bảo KH là do các Bộ phận có
nhiệm vụ thực hiện xây dựng dựa trên các cơ sở vững chắc cũng có nghĩa KH
sẽ được các bộ phận này nỗ lực thực hiện và họ có trách nhiệm giải trình
trong quá trình giám sát thực hiện KH. Như vậy đảm bảo có được một KH có


khả năng thực thi cao, không áp đặt và tránh được một KH chủ quan duy ý trí.
Sau khi đã có một KH có chất lượng cao thì việc kiểm sốt thực hiện
KH và hiệu chỉnh phải được thực hiện thường xuyên.


3.2.3. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống các quy chế khốn chi phí, hệ
thống các định mức vật tư kỹ thuật tạo cơ sở pháp lý cho cơng tác kiểm tra
kiểm sốt chi phí


Để công cụ định mức, dự toán, quy chế khoán thực sự phát huy tác
dụng kiểm tra kiểm sốt cơng ty cần phải xây dựng mới các quy chế chưa có
và hồn thiện lại các quy chế đã ban hành cho phù hợp với điều kiện thực tế.


Thứ nhất: Đối với định mức vật tư kỹ thuật cho sản xuất Granite cần
phải thường xuyên hiệu chỉnh khi thực tế có các



(17)

xvii


cần xây dựng các quy chế khốn nội bộ cho từng đơn vị, phịng ban như quy chế
khốn sử dụng văn phịng phẩm, quy chế khốn chi phí điện thoại …


Thứ ba: Để nâng cao hiệu quả cũng như kiểm sốt chi phí của bộ phận
thị trường gắn chặt với kết quả tiêu thụ.


Thứ tư: Xây dựng cơ chế rõ ràng trong công tác quản lý kho tàng
3.2.4. Chuẩn hoá hệ thống tiểu khoản và hệ thống mã khoản mục, mã
nghiệp vụ theo yêu cầu kiểm tra kiểm soát trong quản lý


Chuẩn hoá hệ thống cấu trúc tài khoản kế toán theo hướng vừa đảm bảo
tuân thủ chế độ kế toán Việt Nam vừa đáp ứng yêu cầu quản trị.



Hệ thống mã khoản mục cần được chuẩn hoá và thống nhất từ khâu hế
hoạch đến khâu hạch toán kế toán


3.2.5. Thiết lập và chuẩn hoá các mẫu biểu báo cáo định kỳ


Để tăng khả năng kiểm soát cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động
cũng như năng lực quản lý của Công ty, hệ thống báo cáo quản trị cần được
hồn thiện và chuẩn hố như sau:


Thứ nhất: Bổ sung báo mẫu số 01 – Phụ lục 1


Thứ hai: Chuẩn hố và hồn thiện các mẫu biểu báo cáo tại các Công


ty con


Với ba Công ty sản xuất gạch, ngói đất sét nung là TBSC1, TBSC2,
TBSC3 thực hiện theo mẫu số 01-SX.. 06-SX– Phụ lục 2


Với hai Công ty KD thương mại là TBC.T và TBC.B thực hiện theo
biểu mẫu sô 01-TM, 02-TM tại Phụ lục 3.


Công ty đá mài Đông Đô và Công ty Cổ phần Mosaic thực hiện báo
cáo theo mẫu số 01-SX2, mẫu số 02-SX2 tại Phụ lục 4


3.2.6. Hồn thiện một số quy trình kiểm sốt


3.2.6.1 Quy trình mua hàng và thanh tốn tiền hàng
3.2.6.2 Quy trình sản xuất



(18)

xviii



sung, sửa đổi quy trình và sau khi đã sửa đổi cần phải tổ chức phổ biến sự
thay đổi này đến tồn thể cán bộ, cơng nhân để đảm bảo quy trình được thực
hiện trong suốt quá trình sản xuất.


3.2.6.3 Quy trình bán hàng và thu tiền bán hàng


Quy định chế độ cung cấp thông tin về Công nợ của khách hàng cho bộ
phận bán hàng. Quy định cụ thể về đặt hàng và thời gian nhận hàng gây ra sự
lãng phí nguồn lực, sử dụng không hiệu quả đồng vốn, tồn kho ứ đọng


ứng dụng công nghệ tin học cho lĩnh vực này bằng việc xây dựng một
phần mềm quản lý bán hàng để hạn chế các sai sót khơng mong muốn của
nhân viên bán hàng. Quy định rõ trách nhiệm tính chính xác của mục này là
của nhân viên bán hàng


Thực hiện chặt chẽ quy chế đặt hàng của các NPP bắt buộc phải đặt hàng
bằng đơn đặt hàng hoặc chủ đại lý gọi điện trực tiếp cho nhân viên bán hàng,
trường hợp người khác thì phải có uỷ quyền của người ký hợp đồng đại lý.


dàng buộc nhân viên thị trường trong vấn đề thu tiền bán hàng, có thể thực
hiện chế độ nộp tiền đặt cọc khi làm việc tại các vị trí này.


3.2.6.4 Kiểm sốt chi phí sản xuất kinh doanh.


Để kiểm sốt chi phí trực tiếp ngoài việc xây dựng và ban hành một hệ
thống định mức vật tư kỹ thuật sát thực cịn phải hồn thiện quy trình đánh
giá sản phẩm dở dang và bán thành phẩm.


Thứ nhất: Đối với bán thành phẩm quy đổi về chi phí nguyên, nhiên



vật liệu theo tiêu hao thực tế trong kỳ.


Thứ hai: Đối với sản phẩm dở dang đang nằm trên dây truyền sản


xuất, Công ty nên ban hành định mức vật tư kỹ thuật cho từng công đoạn
cơng đoạn.



(19)

xix


3.2.6.5 Kiểm sốt các Công ty con


Với định hướng phát triển thành tập đồn kinh tế theo mơ hình cơng ty
mẹ – cơng ty con, kiểm sốt hoạt động tại các công ty con là một yêu cầu tất
yếu đối với Công ty. Để đáp ứng yêu cầu này cần phải hoàn thiện và nâng cao
chất lượng một số vấn đề sau:


Thứ nhất: Xây dựng và ban hành quy chế quản lý tài chính nội bộ


Thứ hai: Quy định một cách chi tiết và cụ thể chức năng, nhiệm vụ,


quyền hạn, trách nhiệm của người đại diện phần vốn của công ty mẹ tại các
công ty con.Theo dõi, đánh giá việc thực hiện các nghị quyết của Hội đồng
giám đốc tại các Công ty.


Cử các kiểm soát viên trong Bộ phận Kiểm tốn nội bộ làm thành viên
BKS các cơng ty con để đẩy mạnh hoạt động của các BKS.


Thứ ba: Thiết phải thiết lập và duy trì chế độ báo cáo định kỳ từ công



ty mẹ đến các công ty con.


3.2.7. Thiết lập và tổ chức Bộ phận Kiểm toán nội bộ phù hợp theo đặc thù
của mơ hình


3.2.7.1. Xác lập tính pháp lý của Bộ phận Kiểm tốn trong cơng ty.


Bộ phận kiểm toán nội bộ nên được thiết lập lại và tách thành một bộ
phận độc lập với Phịng TCKT cơng ty mẹ.


3.2.7.2. Xác định u cầu, nội dung và trình tự kiểm tốn nội bộ.


Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, kiểm toán nội bộ cần phải đạt được
một số yêu cầu sau:


Yêu cầu 1: Hạn chế những rủi ro, ngăn ngừa sai phạm trong hoạt động
kinh tế, điều hành.


Yêu cầu 2: đưa ra những phân tích đánh giá và giải pháp.



(20)

xx


Nội dung thứ nhất: Kiểm tra hoạt động
Nội dung thứ hai: Kiểm tra tính tuân thủ.


Nội dung thứ ba: Kiểm tra báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Quy trình kiểm tra thực hiện theo các bước sau:


Bước 1: Lập KH và lựa chọn phương pháp kiểm tra, lập KH, xác định
mục tiêu, nội dung phạm vi và thời gian tiến hành kiểm tra.



Bước 2: Chuẩn bị cho công tác kiểm tra: nghiên cứu các tài liệu, báo
cáo của công ty có liên quan, chuẩn bị các mẫu, chương trình, chỉ dẫn cho
cuộc họp kiểm tra sẽ được tiến hành.


Bước 3: Thực hiện kiểm tra: Thu thập đánh giá đủ các bằng chứng
cần thiết có liên quan, đánh giá khả năng sai sót, nhầm lẫn, gian lận đối
với từng loại nghiệp vụ và từng loại hình kinh tế, đánh giá tính trọng yếu
và rủi ro phát sinh…


Bước 4: Kết thúc cuộc kiểm tra: lập báo cáo trình bày đầy đủ các nội
dung và kết quả, gửi báo cáo cho Ban điều hành của Công ty. Theo dõi đánh
giá việc thực hiện.


Kết luận



HTKSNB có vai trị rất quan trọng trong cơng tác quản lý của bất kỳ
một doanh nghiệp nào và nó cịn đặc biệt quan trong hơn đối với các Cơng ty
có quy mô hoạt động rộng. Một HTKSNB vững mạnh là yếu tố quan trọng để
doanh nghiệp phát triển mạnh và bền vững. Do vậy, xây dựng và ngày càng
hoàn thiện hệ thống này là yêu cầu thiết yếu, là điều kiện, là tiền đề để doanh
nghiệp có các quyết định điều hành sản xuất kinh doanh tốt nhất.


Trong khn khổ phạm vi và mục đích nghiên cứu đã xác định, Đề tài
“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Thạch bàn
Viglacera” đã nêu và giải quyết được những vấn đề cơ bản sau:



(21)

xxi


yếu tố cấu thành, vai trị, vị trí của HTKSNB trong hệ thống quản lý và đặc


điểm của HTKSNB trong doanh nghiệp hoạt động theo mơ hình công ty mẹ –
công ty con.


Thứ hai:Nghiên cứu một cách có hệ thống các yếu tố cấu thành
HTKSNB tại Cơng ty TBC. Từ đó đánh giá các bất cập của HTKSNB hiện tại
cần được hoàn thiện để đảm bảo ngăn chặn các rủi ro, các nguy cơ thất thốt,
lãng phí nguồn lực, cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD tại TBC.


Thứ ba: Nêu ra các định hướng hoàn thiện HTKSNB tại TBC.
HTKSNB phải được hoàn thiện và phát triển theo hướng thành một hệ thống
toàn diện, nâng cao chất lượng kiểm sốt, HTKSNB phải hồn thiện theo
hướng kết hợp hài hồ lợi ích và chi phí vận hành.


Thứ tư: Đề xuất những giải pháp hoàn thiện HTKSNB nhằm tăng
cường hiệu quả hoạt động, ngăn chặn và phòng ngừa các rủi ro thất thốt,
lãng phí tài sản, nguồn lực của Công ty.


Với mong muốn, kết quả nghiên cứu của Đề tài sẽ góp phần hồn thiện
HTKSNB tại TBC, nâng cao chất lượng trong quản lý và nâng cao hiệu quả
kinh doanh để TBC phát triển theo đúng định hướng đã đề ra, phát triển TBC
theo mơ hình cơng ty mẹ – cơng ty con.





×