Tải bản đầy đủ (.docx) (106 trang)

đồ án tốt nghiệp xây dựng và kiểm thử ứng dụng quản lý nhân sự cho công ty

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.65 MB, 106 trang )

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐẶNG THỊ NGUYỆT
ĐÀM THỊ QUỲNH

XÂY DỰNG VÀ KIỂM THỬ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CƠNG TY
Ngành/Chun ngành: Cơng nghệ thơng tin

Hà Nội – 2018
VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc


Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2018
NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
Họ và tên: Đặng Thị Nguyệt

Giới tính: Nữ

Ngày sinh: 14/02/1996

Nơi sinh: Hà Nội

Chuyên ngành: Công nghệ thông tin

Mã số:



Lớp hành chính: 1410A01
Họ và tên: Đàm Thị Quỳnh

Giới tính: Nữ

Ngày sinh: 27/07/1996

Nơi sinh: Bắc Ninh

Chuyên ngành: Công nghệ thông tin

Mã số: 14A10010007

Lớp hành chính: 1410A01
1. TÊN ĐỀ TÀI

Xây dựng và kiểm thử hệ thống quản lý nhân sự
2. NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG

Nhiệm vụ cụ thể của Đồ án tốt nghiệp:
- Khảo sát quy trình nghiệp vụ hệ thống quản lý nhân sự
- Phân tích thiết kế hệ thống, xác định yêu cầu của hệ thống.
- Xây dựng các nghiệp vụ chính sau:
+ Quản lý được hồ sơ nhân viên: tổng quan hồ sơ nhân viên, cập nhật thông tin nhân
viên, cập nhật quan hệ thân nhân, quá trình học tập, quan hệ xã hội, kinh nghiệm làm việc.
+ Quản lý nhân sự: quản lý hợp đồng lao động, quản lý phòng ban, quản lý thay đổi chức
vụ nhân viên, quản lý lương từng nhân viên, quản lý phụ cấp và khoản khấu trừ nhân viên thay
đổi theo thời gian, quản lý khen thưởng, kỷ luật, quản lý nghỉ việc và đi làm lại, báo cáo thống kê.
+ Quản lý tuyển dụng: Quản lý vị trí tuyển dụng, quản lý quá trình tuyển dụng, quản lý

kết quả tuyển dụng, quản lý ứng viên.
+ Quản lý hợp đồng: Quản lý việc kí hợp đồng, gia hạn hợp đồng, hủy hợp đồng
+ Báo cáo thống kê
+ Kiểm thử hệ thống
3. NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 02/01/2018
4. NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ
5. PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC


-

Lập trình: Đàm Thị Quỳnh
Kiểm thử: Đặng Thị Nguyệt

Thời gian

Lập trình

Kiểm thử

Tuần 1 - 3

Khảo sát và phân tích hệ thống

Khảo sát và phân tích hệ thống

Tuần 4-7

Thiết kế hệ thống


Thiết kế hệ thống, lập kế hoạch test

Tuần 8

Thiết kế giao diện người dùng

Kiểm thử giao diện

Tuần 9

Sửa lỗi, xây dựng được module
quản lý tài khoản

Kiểm thử module quản lý tài khoản

Tuần 10

Sửa lỗi, xây dựng được module
quản lý nhân viên

Kiểm thử module quản lý nhân viên

Tuần 11

Xây dựng module quản lý tuyển
dụng và quản lý hợp đồng

Kiểm thử module quản lý tuyển dụng

Xây dựng module lập báo cáo

thống kê

Kiểm thử module quản lý tuyển dụng

Tuần 12

và quản lý hợp đồng

và quản lý hợp đồng, báo cáo thống


Tuần 13

Kiểm tra hoạt động của hệ thống

Tuần 14- 15

Sửa lỗi, Hoàn thiện báo cáo

6. CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

Thạc sĩ Lê Hữu Dũng
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN


LỜI NĨI ĐẦU
Cuộc sống ngày càng phát triển, cơng nghệ thơng tin đóng vai trị khơng thể thiếu
trong mọi hoạt động. Nó góp mặt trong mọi lĩnh vực đời sống. Trong công tác

quản lý cũng vậy, đặc biệt trong việc quản lý nhân sự. Chúng em muốn xây dựng
một ứng dụng quản lý nhân sự có thể áp dụng cho các công ty sản xuất. Thay bằng
việc phải lưu trữ, tính tốn bằng cách truyền thống trên giấy như trước ngày nay
nhờ có cơng nghệ thơng tin việc quản lý sẽ trở nên chuyên nghiệp, khoa học, dễ
dàng và chặt chẽ hơn. Một ứng dụng quản lý nhân sự sẽ cần cho nhà máy, xí
nghiệp hay bất cứ cơ quan nào để dễ dàng trong việc tìm kiếm thơng tin nhân viên
hay việc tính tốn lương thưởng. Nhận được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Thạc sĩ Lê Hữu Dũng chúng em đang dần hoàn thành được đồ án. Chúng em xin
chân thành cảm ơn Thầy!.Chúng em mong nhận được sự quan tâm và ý kiến từ
phía Thầy/ Cơ để Đồ án của chúng em được hồn thiện hơn, chúng em xin chân
thành cảm ơn các Thầy Cô!
Hà Nội, ngày

tháng

Sinh viên thực hiện
Đặng Thị Nguyệt
Đàm Thị Quỳnh

năm 2018


MỤC LỤC


DANH MỤC HÌNH ẢNH


7

CHƯƠNG 1


GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

Lý do chọn đề tài

1.1

Quản lý nhân sự là công việc thiết yếu của một công ty sản xuất. Tùy
vào quy mô công ty mà số lượng nhân viên lớn hay nhỏ. Hiện nay, việc quản
lý nhân viên ở một số cơng ty cịn thực hiện bằng phương pháp thủ cơng, việc
này có thể gây nhầm lẫn, sai sót trong cơng tác quản lý. Chưa kể tới việc lưu
trữ bằng giấy sẽ dẫn tới việc thất thốt hồ sơ của nhân viên, khó khăn trong
việc tìm kiếm và cập nhật thông tin của nhân viên. Việc quản lý nhân viên của
cơng ty sẽ khó khăn hơn khi số lượng nhân viên công ty thay đổi.
Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý nhân
viên khá là phổ biến. Việc này sẽ giải quyết triệt để những khó khăn trong
cơng việc quản lý của công ty sản xuất.
Căn cứ vào Bộ luật lao động của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam[3], ứng dụng xây dựng cần đảm bảo tuân thủ các nội dung sau:
a.

Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số chứng
minh thư nhân dân hoặc giấy tờ hợp pháp của người lao động.

b.

Công việc và địa điểm làm việc

c. Thời hạn của hợp đồng lao động
d. Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và

các khoản bổ sung khác
e. Chế độ nâng bậc, nâng lương
f. Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi
g. Thời gian thử việc không quá 60 ngày đối với cơng việc có chức năng
nghề cần trình độ chuyên môn kỹ thuật từ cao đẳng trở lên


8

h. Thời gian thử việc không quá 30 ngày đối với cơng việc có chức
năng nghề cần trình độ chun môn kỹ thuật từ trung cấp nghề, trung cấp
chuyên nghiệp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ
i.

Thời gian thử việc không quá 6 ngày đối với công việc khác

j.

Tiền lương của người lao động trong thời gian thử việc do 2 bên

thỏa thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương của cơng việc đó
k.

Khi kết thúc thời gian thử việc, khi việc làm thử đạt yêu cầu thì

người sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng lao động với người lao động
l. Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ thỏa thuận thử
việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường nếu việc làm thử
không đạt yêu cầu mà 2 bên đã thỏa thuật.
Ngồi ra, doanh nghiệp cịn cần tn thủ các quy định khác của pháp

luật. Hơn nữa, các phần mềm cần phải được kiểm thử để đảm bảo chất lượng.
Đề tài chúng em đưa ra để giải quyết việc quản lý nhân viên của một
công ty. Do vậy chúng em chọn đề tài: “Xây dựng và kiểm thử ứng dụng quản
lý nhân sự cho công ty”
1.2

Các đề tài liên quan

1.2.1 Phần mềm quản lý nhân sự cho công ty TNHH Anh Khoa [4]



Ưu điểm:[4, tr45]
Phần mềm có giao diện đẹp mắt, thân thiện với người dùng nhờ sử dụng




công cụ hỗ trợ thiết kế DotnetBar.
Dễ dàng sử dụng và quản lý.
Qua quá trình triển khai và sử dụng trên một số máy tính thì thấy chương
trình hoạt động khá hiệu quả. Các chức năng chạy tương đối ổn định, ít
khi có lỗi xảy ra. Chương trình chạy tốn ít tài nguyên bộ nhớ, thích hợp
cho nhiều máy tính kể cả những máy có cấu hình thấp.


9




Nhược điểm:[4, tr45]



Một số chức năng tìm kiếm nhiều ràng buộc vẫn chỉ còn trên ý tưởng,



chưa được thực thi.
Chương trình chưa có tính thẩm mĩ chưa cao.

1.2.2

Phần mềm quản lý nhân sự công ty cổ phần Trường Hà[5]




Ưu điểm:[5, tr91]
Chương trình có giao diện gần gũi, thân thiện và thuận tiện cho người sử



dụng
Lưu trữ được số lượng lớn thơng tin danh sách phịng ban, nhân viên






trong cơng ty
Cập nhật, tìm kiếm thơng tin nhanh chóng, chính xác, thuận tiện
Chức năng báo cáo hoạt động linh hoạt, dễ sử dụng
Hỗ trợ nhiều chức năng phù hợp với thực tế của việc tìm kiếm thơng tin
theo một danh sách các điều kiện tùy chọn của một đối tượng nào đó như:



mã nhân viên, phịng ban, trình độ, chức vụ
Chức năng nhập và quản lý nhân viên được thực hiện logic đảm bảo cho











dữ liệu được hợp lệ hóa và cập nhật chính xác
Dễ dàng sử dụng và quản lý
Cơ sở dữ liệu tương đối lớn và tính bảo mật cao
Nhược điểm:[5, tr91]
Một số chức năng còn chưa hoạt động ổn định
Chương trình có tính chun nghiệp chưa cao
Chưa giải quyết chọn vẹn các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý
Chương trình có tính thẩm mĩ chưa cao
Chưa sửa đổi được thông tin người dùng

Chưa thay đổi được mật khẩu

1.3

Phạm vi đề tài
Đề tài “Xây dựng và kiểm thử ứng dụng quản lý nhân sự cho công ty”

của chúng em dựa vào Luật lao động[3] để có cái nhìn chung nhất về những
thứ liên quan như số ngày thử việc, lương cơ bản, phụ cấp… nên đề tài có thể
áp dụng cho bất cứ công ty hay doanh nghiệp sản xuất nào. Tùy thuộc vào đặc


10

điểm các của mỗi công ty sản xuất mà phần mềm sẽ được phát triển, bổ sung
các tính năng khác nữa cho phù hợp nhất
1.4

1.4.1

Mục đích, mục tiêu của đề tài
Mục đích của đề tài
Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công

ty. Quản lý nhân sự không tốt sẽ dẫn tới nhiều vấn đề bất cập trong công ty.
Chúng ta luôn thấy những tình trạng như chấm nhầm cơng hoặc lưu trữ sai
thơng tin nhân viên,…Vì vậy, yêu cầu đặt ra ở đây là làm sao để có thể quản
lý hồ sơ nhân viên một cách hiệu quả nhất.
Dựa trên nhu cầu thực tế của xã hội nhằm giảm tải đi những bất cập
trong công tác quản lý nhân sự trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay

là đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thơng tin và tự
động hóa trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ,
đổi mới phương thức quản lý, tăng năng suất hiệu quả. Đó là những nội dung
cơ bản chúng em đề cập trong đề tài này
Vì vậy chúng em thực hiện xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho
công ty để hỗ trợ, giải quyết những khó khăn cho việc quản lý trong việc lưu
trữ, tìm kiếm, cập nhật, tính tốn lương, lập báo cáo đồng thời kiểm thử phần
mềm quản lý nhân sự cho cơng ty. Nhằm tìm ra những lỗi sai trong quá trình
xây dựng ứng dụng.
1.4.2

Mục tiêu của đề tài
Đề tài xây dựng và kiểm thử phần mềm quản lý nhân sự cơng ty sẽ có

những chức năng chính sau:
- Quản lý được hồ sơ nhân viên: tổng quan hồ sơ nhân viên, cập nhật
thông tin nhân viên, cập nhật quan hệ thân nhân, quá trình học tập,
quan hệ xã hội, kinh nghiệm làm việc.


11

- Quản lý nhân sự: quản lý hợp đồng lao động, quản lý phòng ban,
quản lý thay đổi chức vụ nhân viên, quản lý phụ cấp và khoản khấu
trừ(khấu trừ đi một phần để bù vào một khoản nào đó hay tiền tạm
ứng khấu trừ vào lương) nhân viên thay đổi theo thời gian, quản lý
khen thưởng, kỷ luật, quản lý nghỉ việc và đi làm lại, báo cáo thống
kê.
- Quản lý bảo hiểm: Quản lý bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quản lý
mức đóng bảo hiểm, báo cáo thống kê

- Theo dõi chấm công: lấy dữ liệu chấm công, quản lý chấm công
theo chức vụ, quản lý ngày nghỉ, quản lý chuyên cần, báo cáo thống
kê.
- Theo dõi tuyển dụng: Quản lý hợp đồng lao động, quản lý phòng
ban nhân viên, quản lý chức vụ nhân viên, quản lý khen thưởng, kỷ
luật
Song song với quá trình xây dựng là thực hiện kiểm thử để đảm bảo
phầm mềm chạy đúng khi hoàn thành và phát hiện lỗi sớm nhất để sửa chữa
kịp thời.


12

CHƯƠNG 2
2.1

KHẢO SÁT HỆ THỐNG

Khảo sát thực trạng hệ thống

2.1.1

Cơ cấu tổ chức
Theo ([4].B,Chương I, 1.1, tr12) và ([5].B, Chương II, 1,1.2) ta thấy

một công ty sản xuất thường sẽ có cơ cấu tổ chức sau:
2.1.2

Ban giám đốc (gồm 01 giám đốc và 02 phó giám đốc)
Phịng hành chính – nhân sự

Phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu
Phịng tài chính – kế toán
Bộ phận sản xuất
Chức năng nhiệm vụ

2.1.2.1 Nhiệm vụ của tổ chức
- Ngày nay, cuộc sống con người ngày càng phát triển, nhiều người
thành lập công ty để sản xuất ra những mặt hàng thiết yếu hay cung
cấp những dịch vụ,… phục vụ nhu cầu của mọi người
- Mang lại lợi nhuận cho Công ty.
- Tạo việc làm cho nhân viên.
2.1.2.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận


Giám đốc:
- Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của công ty trước pháp luật
hiện hành, công tác đối ngoại của cơng ty.
- Có thẩm quyền quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu
chiến lược của cơng ty
- Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động của công ty
- Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong
công ty
- Quyết định các chỉ tiêu về tài chính, ký các phiếu thu-chi, bảng
lương, ủy nhiệm chi do các bộ phận liên quan phụ trách tạo ra.


13

- Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh trong
cơng ty



Phó giám đốc sản xuất:
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động sản xuất của
công ty.
- Nhận chỉ tiêu kế hoạch sản xuất của cơng ty, tổ chức điều hành sản
xuất, thực hiện hồn thành kế hoạch của công ty giao để đạt hiệu
quả cao nhất.
- Tìm kiếm và chọn đối tác, lao động thuê ngoài thị trường.
- Ký các hợp đồng lao động thời vụ, lao động thuê ngoài, hợp đồng.
- Xây dựng phương án tuyển dụng, đào tạo, quản lý nguồn nhân lực
để đáp ứng yêu cầu của sản xuất
- Tổ chức thiết kế, lập dự tốn các cơng việc thuộc lĩnh vực hoạt động
của Công ty
- Quản lý khối lượng, chất lượng sản phẩm của công ty.
- Quản lý, điều hành, đào tạo đội ngũ CBCNV, xây dựng hệ thống
quản lý chất lượng sản phẩm trong phạm vi tồn cơng ty.
- Xây dựng mục tiêu kế hoạch sản xuất theo quý, năm và đảm bảo lợi
nhuận và vốn trong công ty.
- Quyền ký các quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, điều động nhân sự,
đề xuất khen thưởng.
- Báo cáo kết quả tình hình sản xuất của cơng ty cho Giám Đốc cơng
ty.



Phó giám đốc kinh doanh:
- Tìm kiếm các hợp đồng thuộc lĩnh vực hoạt động của Công ty theo
chỉ tiêu do HĐQT giao theo từng năm.
- Lập kế hoạch, dự trù ngân sách cho hoạt động marketing, PR cho

từng quý từng năm để tham mưu cho giám đốc


14

- Nghiên cứu thị trường về đối thủ cạnh tranh, phân khúc thị trường
nào công ty sẽ tham gia, giá cả vật tư thiết bị của các hàng hóa liên
quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty.
- Nghiên cứu luật doanh nghiệp, các nghị định, thơng tư có liên quan
đến lĩnh vực hoạt động của Công ty..
- Xây dựng, áp dụng quy chế lương áp dụng trong tồn cơng ty.
- Nắm vững luật thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế VAT, luật khuyến
khích đầu tư trong nước và các văn bản liên quan đến việc quản lý
tài chính do nhà nước ban hành để áp dụng cho công ty.
- Xây dựng và trình Giám đốc duyệt các thơng số tài chính như Tỷ lệ
lợi nhuận tối thiểu của từng từng hợp đồng, cơ cấu các khoản phí
trong tổng phí hoạt động của công ty và từng bộ phận trực thuộc
-

công ty.
Tham mưu cho Giám Đốc về việc điều hành vốn trong công ty.
Nghiên cứu biện pháp giảm giá thành, giảm chi phí trong cơng ty.
Thẩm định các bản quyết tốn lãi, lỗ hằng quý, hàng năm.
Kiểm tra bảng cân đối kế tốn do phịng Kế tốn lập ra.
Ký Hợp đồng kinh tế theo ủy quyền của Giám đốc, phê duyệt một
số văn bản giấy tờ liên quan đến hoạt động sản xuất trong công ty

theo ủy quyền của Giám đốc.
- Giám sát, phê duyệt việc mua bán vật tư phục vụ trong quá trình sản
xuất.

- Xây dựng các chế độ chính sách như : lương, chính sách xã hội và
những chính sách khác đối với người lao động.


Phịng hành chính - nhân sự
- Xây dựng cơ cấu, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các
phòng ban, bộ phận để tham mưu cho giám đốc
- Xây dựng quy chế tổ chức bộ máy Chi nhánh, Văn phòng đại diện,
Phòng giao dịch trình cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy định của
Điều lệ Công ty.
- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực của tồn Cơng ty,
ngân sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào


15

tạo, chi phí đóng BHXH, BHYT, chi phí đồng phục,…). Tham gia
các chương trình khảo sát lương với các đối tác và thực hiện khảo
sát các chi phí lao động trên thị trường để làm cơ sở xây dựng chính
sách nhân sự hàng năm. Thực hiện khảo sát chính sách nhân sự,
mức độ hài lịng hàng năm đối với tồn thể cán bộ, nhân viên để cải
tiến chính sách nhân sự.
- Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm (định biên, cơ cấu chức danh,
vị trí cơng việc, kế hoạch quy hoạch & bổ nhiệm hàng năm, kế
hoạch luân chuyển, điều chuyển)
- Tham mưu cho Giám đốc về việc sắp xếp, bố trí nhân sự, quy hoạch
& phát triển cán bộ thơng qua phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết
quả thực hiện công việc, đánh giá năng lực nhân sự.
- Xây dựng quy chế tiền lương và lâp bảng lương, chấm công cho mỗi
nhân viên trong công ty để tham mưu cho Giám đốc

- Thực hiện các thủ tục đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ, lập danh sách và
dự kiến kế hoạch thi tuyển, phỏng vấn trình nhân giám đốc
- Quản lý hồ sơ nhân sự và cập nhật kịp thời
- Thực hiện các thủ tục về hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, bảo
hiểm y tế theo quy định của công ty và nhà nước
- Theo dõi và quản lý việc chấm công hằng ngày của cán bộ cơng
nhân viên của tồn cơng ty
- Làm việc với các cơ quan bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và cơ quan
lao động thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ (thai sản, ốm đau,
phép) cho người lao động theo yêu cầu của giám đốc
- Xây dựng nội quy lao động; các quy chế làm việc, phân cơng trình
Giám đốc phê duyệt.
- Xây dựng các quy trình, quy chế trong cơng tác tuyển dụng, đào tạo,
bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá
đối với người lao động Công ty.


16

- Tổ chức và thực hiện các hoạt động nhân sự theo quy định: xếp
lương, nâng bậc lương, tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá thực
hiện công việc, đào tạo, chế độ phúc lợi…
- Xây dựng chương trình Phúc lợi, Khen thưởng hàng năm để xin ý
kiến tại Hội nghị Người lao động hàng năm.
- Quản lý hồ sơ, thông tin người lao động theo quy định hiện hành (hồ
sơ nhân sự, thông tin trên phần mềm).
- Cung cấp và quản trị thông tin về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền lợi,
thông tin tuyển dụng,.. trên website tuyển dụng và các trang website
quảng cáo tuyển dụng để quảng bá hình ảnh Cơng ty.




Phịng tài chính - kế tốn
- Chịu trách nhiệm tồn bộ thu chi tài chính của Cơng ty, đảm bảo đầy
đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,
… và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh. Lưu trữ
đầy đủ và chính xác các thu chi theo quy định của Công ty.
- Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình
hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong
Cơng ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của
Nhà nước. Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để
trình Ban Giám đốc.
- Phối hợp với phịng hành chính – nhân sự thực hiện trả lương,
thưởng cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn.
Theo dõi q trình chuyển tiền thanh tốn của khách hàng qua hệ
thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết tốn cơng nợ với khách
hàng. Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao
nhận.



Phịng kinh doanh – xuất, nhập khẩu:


17

- Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị
trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút
khách hàng mới. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và
lập hợp đồng với khách hàng.

- Cung cấp thông tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban giám đốc.
Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban, phân xưởng
đảm bảo sản xuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng
và kịp thời đề xuất những phương án sản xuất hiệu quả nhất.
- Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho Công
ty, hàng quý và hàng tháng cho các phân xưởng sản xuất. Lập lệnh
sản xuất cho các phân xưởng, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho
Cơng ty. Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác
Marketing trong từng thời điểm.


Bộ phận sản xuất
- Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường chất
lượng, kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất sản phẩm tại
các phân xưởng.
- Theo dõi tình hình sản xuất của Cơng ty bảo đảm u cầu kỹ thuật
đề ra.
- Kiểm tra các mặt hàng mà Công ty thực hiện hoạt động xuất nhập
khẩu.
- Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản
phẩm, đề xuất sản phẩm không phù hợp.
- Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ra
những ngun nhân khơng đạt để đưa ra biện pháp khắc phục.
- Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng.
- Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
chất lượng.

• Bộ phận bảo vệ
- Đảm bảo an ninh trật tự trong công ty.



18

- Tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển khi ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp.
2.1.3

Quy trình nghiệp vụ

2.1.3.1 Quy trình tuyển dụng
- Cơng ty đưa ra các vị trí cần tuyển dụng và có các hình thức tuyển
dụng qua truyền thơng, báo chí, tờ rơi. Các vị trí tuyển dụng được
phân biệt với nhau bằng mã vị trí và mỗi vị trí đều có tên và tên viết
tắt. Những người chưa có việc làm đến cơng ty gặp bảo vệ tại cổng
công ty để nộp hồ sơ ứng tuyển hoặc nộp trực tiếp qua mail của
công ty hay bất cứ hình thức nào khác theo thơng báo tuyển dụng
của cơng ty đó. Sau đó hồ sơ hay mail đó sẽ được chuyển lên Phịng
hành chính – nhân sự, Phịng hành chính nhân sự sẽ xét duyệt hồ sơ
và sắp xếp lịch hẹn với những ứng viên có hồ sơ đạt yêu cầu. Hồ sơ
tuyển dụng được phân biệt với nhau bởi mã hồ sơ tuyển dụng và
gồm các thông tin chung như: họ tên, giới tính, ngày sinh, quê quán,
chứng minh thư, ngày cấp, dân tộc, tình trạng hơn nhân, số điện
thoại. Phịng hành chính nhân sự sẽ thơng báo lịch phỏng vấn cho
ứng viên qua số điện thoại trong hồ sơ ứng viên. Đến ngày được hẹn
ứng viên đến cơng ty theo chỉ dẫn tới phịng phỏng vấn và gặp nhân
viên phỏng vấn để phỏng vấn. Nếu đạt phỏng vấn nhân viên phịng
nhân sự sẽ thơng báo cho ứng viên đã được nhận vào làm, thông báo
thời gian cụ thể, bộ phận mà ứng viên sẽ làm việc. Nếu khơng đạt
phỏng vấn thì ứng viên sẽ ra về và không được trả lại hồ sơ xin việc.
- Khi đã đỗ phỏng vấn được nhận vào làm ứng viên trở thành nhân
viên của công ty, sẽ được hẹn ngày bắt đầu đi làm tại cơng ty. Tùy

vào trình độ và năng lực nhân viên đó sẽ được phân cơng làm việc
tại một phòng hay bộ phận nhất định như bộ phận sản xuất, phịng
hành chính - nhân sự, bộ phận bảo vệ, …


19

- Kết quả tuyển dụng được lưu lại làm tài liệu gồm các thông tin như
mã kết quả, ngày tuyển dụng
- Tùy vào khối lượng và tính chất cơng việc, Phịng hành chính –
nhân sự lập chiến lược cho lần tuyển dụng tiếp theo để đáp ứng nhu
cầu sản xuất của cơng ty, chiến lược đó được báo cáo bằng văn bản
và gửi cho phó giám đốc kỹ thuật tham mưu và trình lên giám đốc
ký. Sau khi đã có quyết định được tuyển dụng, Phịng hành chính –
nhân sự sẽ thơng báo tuyển dụng bằng các hình thức như truyền
thơng, tờ rơi,…
- Các q trình tuyển dụng diễn ra đều được lưu lại làm minh chứng,
các thông tin như mã quá trình, ngày bắt đầu, ngày kết thúc
2.1.3.2 Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên
- Phịng hành chính nhân sự có trách nhiệm thực hiện chức năng này
thơng qua việc lập và điều chỉnh hồ sơ nhân viên sau khi nhân viên
đã trúng tuyển phỏng vấn vào công ty
- Nhân viên phịng hành chính – nhân sự của công ty sẽ dựa vào hồ sơ
xin việc của nhân viên đó để lưu trữ các thơng tin cá nhân của nhân
viên gồm: họ tên, địa chỉ, trình độ, giới tính, ngày sinh, chứng minh
thư, ngày cấp, nơi cấp, dân tộc, tình trạng hơn nhân, số điện thoại
- Trong q trình hoạt động, phịng hành chính – nhân sự sẽ theo dõi
thông tin của nhân viên trong công ty để có thể cập nhật thơng tin
mới của các nhân viên; đồng thời phát hiện sai sót để tiến hành thay
thế, sửa đổi thông tin nhân viên. Việc sửa đổi này dựa trên thông tin

được cung cấp bởi nhân viên. Tất cả thông tin điều chỉnh được lưu
lại hồ sơ nhân viên làm cơ sở cho Ban giám đốc kiểm tra.
- Đồng thời, nếu ban giám đốc xem và yêu cầu điều chỉnh thơng tin,
phịng hành chính nhân sự cần phải lấy thông tin từ hồ sơ nhân viên
để báo cáo cho Ban giám đốc xem hoặc điều chỉnh phù hợp cho
đúng với yêu cầu.


20

- Với nhiệm vụ theo dõi hồ sơ nhân viên nên khi Giám đốc có quyết
định cho một nhân viên thay đổi mức lương, thay đổi chức vụ, thay
đổi vị trí,…phịng hành chính – nhân sự sẽ tiến hành cập nhật hồ sơ
của nhân viên đó để làm cơ sở cho việc tính lương
- Mỗi nhân viên đều phải cung cấp thơng tin của ít nhất một người
thân để tiện trong việc liên lạc khi cần. Mỗi thân nhân của nhân viên
được phân biệt với nhau bởi mã quan hệ, mối quan hệ, họ tên, ngày
sinh, quê quán, nghề nghiệp
2.1.3.3 Quy trình thử việc
- Nhân viên đạt phỏng vấn được nhận vào làm thử việc và chỉ phải
thử việc 1 lần duy nhất đồng thời được ký hợp đồng thử việc (Hình
2.5) với thời gian tùy vào trình độ của nhân viên.
1. Không quá 60 ngày đối với công việc có chức danh nghề cần trình độ
chun mơn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên;
2. Không quá 30 ngày đối với cơng việc có chức danh nghề cần trình độ
chun môn kỹ thuật trung cấp nghề, trung cấp chuyên nghiệp, công
nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ.
3. Không quá 6 ngày làm việc đối với công việc khác.
Trong thời gian thử việc của nhân viên Pháp luật nghiêm cấm phạt tiền,
cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động

2.1.3.4 Quy trình ký hợp đồng
- Sau khi kết thúc thời gian thử việc theo quy định của Luật lao động,
nhân viên sẽ được xem xét bởi người quản lý và giám đốc, phó giám
đốc để đưa ra quyết định có được nhận vào làm chính thức hay
khơng? Nếu khơng được nhận vào làm chính thức thì nhân viên đó
sẽ kết thúc việc thử việc và ra về. Nếu được nhận vào làm chính
thức thì nhân viên đó sẽ được ký hợp đồng lao động (Hình 2.6) do


21

phịng Hành chính - nhân sự lập bao gồm các thông tin:loại hợp
đồng, từ ngày, đến ngày, địa điểm làm việc, chức vụ, nhiệm vụ, thời
gian làm việc, bậc lương, hệ số lương, phụ cấp, ngày kí,người kí,
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và mỗi hợp đồng đều được phân biệt
với nhau bởi mã hợp đống . Thời gian làm việc được ghi trong hợp
đồng ít nhất là 6 tháng tùy theo quyết định phía cơng ty. Hợp đồng
lao động được tạo làm hai bản, phía cơng ty là phòng nhân sự sẽ giữ
một bản và nhân viên sẽ giữ một bản. Hợp đồng được ký kết nhân
viên trở thành nhân viên chính thức của cơng ty và chịu mọi sự
quản lý theo quy định của công ty và Luật pháp
- Sau khi ký hợp đồng, trở thành nhân viên chính thức của cơng ty,
nhân viên sẽ được đăng nhập vào hệ thống quản lý nhân sự của cơng
ty bằng tài khoản do mình tự tạo trên hệ thống. Tài khoản đó được
phịng nhân sự phân quyền để xem thơng tin cá nhân, bảng chấm
cơng của mình và các thơng tin liên quan hoặc tìm kiếm các thơng
tin về bảo hiểm hay hợp đồng lao động của mình
- Trong cơng ty có các phịng ban khác nhau,tùy theo năng lực của
mỗi nhân viên sẽ được phân vào các phịng ban khác nhau, mỗi
phịng ban đều có tên phịng ban và được phân biệt bởi mã phòng

ban. Hơn nữa nhân viên sẽ có chức vụ, các chức vụ có tên chức vụ
và được phân biệt với nhau bởi mã chức vụ. Theo nhu cầu của cơng
ty các phịng ban hay các chức vụ có thể bị thay đổi để phù hợp với
các chiến lược phát triển công ty
- Trong q trình làm việc, tùy theo nhu cầu của cơng ty và năng lực
của mỗi nhân viên. Nhân viên sẽ được cử đi cơng tác, q trình cơng
tác này sẽ được lưu lại các thông tin như ngày bắt đầu, ngày kết
thúc, nơi công tác, chức danh, chức vụ cao nhất và được phân biệt
với nhau bởi mã quá trình


22

2.1.3.5 Quy trình hủy hợp đồng
- Căn cứ vào Luật lao động, trong thời gian làm việc, nhân viên sẽ
được hủy hợp đồng lao động trong các trường hợp sau:
a) Khơng được bố trí theo đúng cơng việc, địa điểm làm việc hoặc không
được bảo đảm các điều kiện làm việc đã thỏa thuận trong hợp đồng;
b) Không được trả công đầy đủ hoặc trả công không đúng thời hạn đã thỏa
thuận trong hợp đồng;
c) Bị ngược đãi; bị cưỡng bức lao động;
d) Bản thân hoặc gia đình thật sự có hồn cảnh khó khăn khơng thể tiếp
tục thực hiện hợp đồng;
đ) Được bầu làm nhiệm vụ chuyên trách ở các cơ quan dân cử hoặc được
bổ nhiệm giữ chức vụ trong bộ máy nhà nước;
e) Người lao động nữ có thai phải nghỉ việc theo chỉ định của thầy thuốc;
g) Người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị ba tháng liền đối với
người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12
tháng đến 36 tháng và một phần tư thời hạn hợp đồng đối với người
làm việc theo hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc

nhất định có thời hạn dưới 12 tháng mà khả năng lao động chưa được
hồi phục
- Khi gặp một trong các trường hợp trên, nhân viên sẽ tới phòng nhân
sự, xin Đơn xin nghỉ việc, điền các thông tin cá nhân, ngày thơi
việc,ngày kí, lý do nghỉ việc rồi gửi lại phịng nhân sự, sau đó phịng
nhân sự sẽ trình lên ban giám đốc và phó giám đốc để quyết định
nghỉ việc cho nhân viên. Với điều kiện, nhân viên phải nộp đơn xin
nghỉ việc trước ít nhất 3 ngày, 30 ngày, 45 ngày tùy vào lý do nghỉ


23

việc. Nếu được chấp nhận cho nghỉ việc tức là kết thúc làm việc
trước thời hạn ghi trong hợp đồng - hủy hợp đồng thì nhân viên sẽ
khơng phải bồi thường hay chịu bất cứ hình phạt nào bởi phía công
ty và pháp luật. Nếu không, nhân viên sẽ phải bồi thường cho phía
cơng ty một khoản tiền bằng nửa tháng tiền lương cơ bản cùng với
phụ cấp hoặc chi phí đào tạo theo quy định của Luật lao động hoặc
khoản tiền đúng bằng tiền lương những ngày không báo trước
2.1.3.6 Quy trình gia hạn hợp đồng
- Phịng nhân sự có văn bản thơng báo hết hạn hợp đồng lao động tới
nhân viên cơng ty, sau đó nhân viên sẽ làm đơn gia hạn hợp đồng
(Hình 2.7), đơn đó sẽ được gửi lại phía phịng nhân sự và trình lên
giám đốc, phó giám đốc để phê duyệt. Nếu đơn được chấp nhận, sẽ
được gửi lại phía phịng nhân sự, tại đó được xem xét, kiểm tra và
nhân viên được ký hợp đồng lao động. Nếu thời gian làm việc được
ký trong hợp đồng lần thứ nhất là có thời hạn thì lần 2 có thể là có
thời hạn hoặc vơ thời hạn. Sau đó, nếu kết thúc 2 lần ký hợp đồng có
thời hạn nhân viên tiếp tục làm việc thì phía cơng ty phải ký hợp
đồng vơ thời hạn với nhân viên

2.1.3.7 Quy trình chấm cơng
- Nhân viên trúng tuyển được nhận vào làm sẽ được trang bị các đồ
dùng cần thiết trong đó có thẻ nhân viên. Ngày nay, nhờ có khoa học
cơng nghệ phát triển thẻ nhân viên không chỉ dùng để phân biệt các
nhân viên trong cơng ty mà cịn dùng để chấm cơng qua máy điện tử
chấm công
- Nhân viên đi làm, tới công ty và chấm công bằng thẻ nhân viên bằng
cách quẹt thẻ vào máy điện tử chấm công trước giờ làm và trước khi
chuẩn bị ra về


24

- Nếu máy chấm cơng điện tử hỏng thì nhân viên được chấm công
bằng cách điểm danh theo danh sách nhân viên trong phịng ban
- Phịng hành chính – nhân sự có trách nhiệm thực hiện hoạt động này
với chức năng cơ bản là cập nhật và điều chỉnh chấm cơng.
- Hàng ngày, Phịng hành chính – nhân sự cập nhật thông tin ngày
công làm việc của nhân viên để ghi vào bảng chấm cơng (Hình 2.1).
Bảng chấm cơng này được nhân viên kiểm tra với thực tế ngày làm
việc của mình.
- Khi cơng ty có nhu cầu tăng cường nhân lực làm thêm cho cơng
việc nào đó, Ban giám đốc sẽ ra quyết định cho phịng hành chính –
nhân sự điều động nhân viên làm thêm giờ. Việc điều động của
phòng nhân sự phải dựa trên cơ sở cập nhật thông tin về ngày làm
thực tế của nhân viên trong tháng để bố trí, sắp xếp cho phù hợp
- Khi nhân viên đã làm thêm giờ, phịng hành chính - nhân sự sẽ cập
nhật tiếp ngày công làm thêm vào bảng chấm cơng.
- Cuối tháng, phịng nhân sự sẽ dựa trên bảng theo dõi chấm công để
lập ra báo cáo chấm cơng trình lên Ban giám đốc.

2.1.3.8 Quy trình thanh tốn lương
- Trách nhiệm thực hiện chính của hoạt động này là Phịng tài chính –
kế tốn với chức năng cơ bản chính là tính và lập báo cáo lương
thưởng.
- Đến ngày được hẹn đi làm, nhân viên đến công ty và vào bộ phận đã
được phân công, nhận trang phục, dụng cụ liên quan và làm việc
(dưới sự hương dẫn của trưởng các bộ phận hoặc trưởng các bộ
phận ủy nhiệm lại cho nhân viên đã có kinh nghiệm hương dẫn).
Trong quá trình làm việc, bộ phận nhân lực của cơng ty sẽ hồn
thiện hồ sơ nhân viên, hợp đồng thử việc (Hình 2.5). Nhân viên sẽ
được nhận hợp đồng thử việc của mình, tùy theo trình độ mà mỗi
bản hợp đồng có yêu cầu và quyền lợi riêng tuân theo Luật lao
động[3]. Hết thời gian thử việc như trong hợp đồng nếu làm tốt,


25

nhân viên sẽ trở thành nhân viên chính thức của cơng ty và sẽ ký
hợp đồng lao động
(Hình 2.6) chính thức theo Luật lao động[3]. Khi đó cơng ty sẽ yêu cầu
các bộ phận liên quan tiếp tục hoàn thiện hồ sơ nhân viên. Nhân viên được
hưởng đầy đủ các quyền lợi như được tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y
tế đồng thời cũng phải tuân theo một số quy định của công ty cũng như của
pháp luật.
- Công ty quy định ngày trả lương cho nhân viên vào 1 ngày nhất
định trong tháng. Đến ngày đó Phịng nhân sự sẽ chốt cơng và lập
bảng lương
- (Hình 2.2) của mỗi nhân viên và tính lương của nhân viên, tính tổng
lương của tất cả nhân viên trong cơng ty.
- Bảng lương sẽ được chuyển lên cho giám đốc duyệt và ký sau đó

gửi bảng lương tới nhân viên. Sau khi đã được phê duyệt, phịng Tài
chính – kế tốn sẽ trích ngân sách của cơng ty để trả lương cho nhân
viên
- Cuối tháng, Phịng tài chính – kế tốn nhận báo cáo chấm công đã
được Ban giám đốc ký duyệt của Phịng hành chính – nhân sự , đồng
thời, cập nhật thông tin về mức thưởng và các khoản phụ cấp, các
khoản BHYT, BHXH,…để làm cơ sở tính tiền phải trả cho nhân
viên.
- Căn cứ vào Luật bảo hiểm, mỗi nhân viên một tháng sẽ phải đóng
8% mức tiền lương cơ bản của nhân viên đó cho bảo hiểm xã hội và
1.5% mức tiền lương cơ bản của tháng đó cho bảo hiểm y tế.
- Dựa vào các thơng tin trên, kế toán sẽ thống kê để lên bảng lương –
là mức lương thực hưởng của mỗi nhân viên để trình lên Giám đốc
ký duyệt.


Xem Thêm

×