Tải bản đầy đủ (.doc) (54 trang)

báo cáo và chương trình quản lý việc đặt phòng khách sạn

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (669.02 KB, 54 trang )

LỜI CÁM ƠN
Trong thời gian tốt nghiệp, với sự cố gắng nỗ lực của bản thân, sự hướng dẫn
tận tình của ThS. Mai Thị Thúy Hà. Em đã cố gắng hoàn thành bản báo cáo
và chương trình “ QUẢN LÝ VIỆC ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN” với các
yêu cầu đặt ra ban đầu của đề tại. Tuy nhiên, vì sự hạn chế về kinh nghiệm
thực tế của bản thân, thời gian thực hiện đề tài nên vẫn còn những thiết sót. Vì
vậy, em rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét, đánh giá của các thầy, cô để
chương trình được chính xác, hoàn thiện tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong KHOA CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI đã giảng dạy nhiệt
tình và dìu dắt chúng em trong suốt những năm học vừa qua. Qua đây, Em
cũng xin được đặc biệt cảm ơn cô Mai Thị Thúy Hà đã tận tình hướng
dẫn, giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành đề tài.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội , ngày … tháng … năm 2020
Sinh viên
Trương Văn Trường


LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, dưới sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã hỗ trợ rất nhiều
trong cuộc sống, công việc và nghiên cứu của nhân loại. Sự phát triển của
Công Nghệ Thông Tin không chỉ đem lại những thuận tiện trong việc tính
toán, giải đáp các bài toán riêng rẽ , đơn lẻ trên từng máy mà giờ đây các ứng
dụng đã phát triển chủ yếu là các ứng dụng trong quản lý hệ thống.
Trong một vài năm trở lại đây, với sự phát triển mạnh mẽ của Công
Nghệ Thông Tin, đã trở thành một lĩnh vực trọng điểm đối với các nước hiện
nay, Sự phát triển của nó đã đóng góp rất nhiều trong các lĩnh vực khác như
Ytế, giáo dục, nghiên cứu khoa học, quản lý….Điều đó đã giải phóng con
nguời khỏi những rắc rối trong việc tìm kiếm thông tin, thống kê hay tính toán


tổ chức thông tin và nhiều lĩnh vực liên quan khác. Một hệ thống được tin học
hóa sẽ giúp làm giảm thiểu rất nhiều các công việc bằng tay và làm rút ngắn
các công đoạn thừa lặp đi lặp lại nhiều lần nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí
và hiệu quả hơn trong việc quản lý.
Hiện nay trong công việc kinh doanh luôn xảy ra những tình trạng quá
tải, cần rất nhiều nhân lực để quản lý và tiếp thị quảng bá, luôn luôn cần
những cập nhật thông tin mới và nhanh nhất về dịch vụ tới khách hàng, vậy
việc quản lý theo truyền thống là rất mất công sức và hiệu quả đem lại không
cao, lại gặp nhiều khó khăn.
Xuất phát từ những vấn đề bất cập của việc quản lý cụ thể ở đây là bài
toán quản lý công việc đặt phòng của khách sạn, với sự hỗ trợ của công nghệ
thông tin dưới đây tôi đã phân tích xây dựng một hệ thống quản lý công việc
đặt phòng nhằm giúp đỡ cho việc quản lý đặt phòng đơn giản và hiệu quả
hơn.


Mục Lục
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................2
Mục Lục................................................................................................................. 3
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG...........................................................................5
QUẢN LÝ VIỆC ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN..................................................5
TỔNG QUAN....................................................................................................5
KÝ HIỆU HÌNH VẼ.............................................................................................6
DANH MỤC HÌNH VẼ........................................................................................9
Hình 2.1. Biểu đồ ngữ cảnh 12..............................................................................9
Hình 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 15......................................................9
Hình 2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý phòng 17....................9
Hình 2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý đặt phòng 18..............9
Hình 2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý thanh toán 19............9
Hình 2.6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý tài khoản 21...............9

Hình 2.7. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý thống kê báo cáo 23. .9
Hình 3.1. Biểu đồ mối quan hệ giữa các thực thể 26...........................................9
Hình 3.2. Biểu đồ mô hình thực thể quan hệ (ER) 27........................................9
Hình 4.1. Giao diện chính 31................................................................................9
Hình 4.2. Đăng nhập 32........................................................................................9
Hình 4.3. Giao diện quản lý nhân viên 32............................................................9
Hình 4.4. Giao diện quản lý khách hàng 33........................................................9
Hình 4.5. Giao diện quản lý loại phòng 34..........................................................9
Hình 4.6. Giao diện quản lý phòng 34..................................................................9
Hình 4.7. Giao diện quản lý quyền 35..................................................................9
Hình 4.8. Giao diện quản lý đặt phòng 36...........................................................9
Hình 4.9. Giao diện tra phòng 36.........................................................................9
Hình 4.10. Giao diện tra nhân viên và khách 37.................................................9
Hình 4.11. Giao diện quản lý chi tiết dặt phòng 37.............................................9
Hình 4.12. Giao diện quản lý hóa đơn 38............................................................9
Hình 4.13. Phiếu đặt phòng 39.............................................................................9
Hình 4.14. Hóa đơn thanh toán 40.......................................................................9
Hình 4.15. Thống kê doanh thu theo tháng 41....................................................9
Hình 4.16. Danh sách các phòng trống 42...........................................................9
DANH MỤC BẢNG BIỂU...................................................................................9
Bảng 3.1. Loại phòng(tblLoaiPhong) 28..............................................................9
Bảng 3.2. Phòng(tblPhong) 28..............................................................................9
Bảng 3.3. Đặt phòng(tblDatPhong) 28.................................................................9
Bảng 3.4. Chi tiết đặt phòng(tblChiTietDatPhong) 28.......................................9
Bảng 3.5. Khách hàng(tblKhachHang) 29...........................................................9
Bảng 3.6. Hóa đơn(tblHoaDon) 29.......................................................................9
Bảng 3.7. Nhân viên(tblNhanVien) 29.................................................................9
Bảng 3.8. Quyền(tblQuyen) 29.............................................................................9



Chương 1................................................................................................................ 1
KHẢO SÁT HỆ THỐNG.....................................................................................1
1.1. Mô tả hoạt động của hệ thống....................................................................1
1.2. Quy trình xử lý............................................................................................1
1.2.1. Đặt phòng..............................................................................................1
1.2.2. Nhận phòng...........................................................................................1
1.2.3. Cung cấp dịch vụ..................................................................................2
1.2.4. Trả phòng..............................................................................................2
1.2.5. Nghiệp vụ hệ thống...............................................................................3
1.3. Nhiệm vụ cơ bản.........................................................................................3
1.4. Cơ cấu tổ chức.............................................................................................3
1.4.1. Bộ phận lễ tân.......................................................................................3
1.4.2. Bộ phận dịch vụ....................................................................................3
1.4.3. Bộ phận thu ngân – kế toán.................................................................4
1.5. Tài liệu mẫu.................................................................................................5
1.6. Hệ thống áp dụng các quy tắc:...................................................................7
Hệ thống yêu cầu phần cứng:.......................................................................7
1.7. Tổng hợp chức năng hệ thống:..................................................................7
1.8. Tài liệu.........................................................................................................8
1.9. Ma trận thực thể chức năng.......................................................................9
Chương 2.............................................................................................................. 10
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG..................................................................................10
1. Biểu đồ của hệ thống....................................................................................10
1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng....................................................................10
1.2. Biểu đồ ngữ cảnh.......................................................................................11
1.2.1. Các thành phần...................................................................................11
1.2.2. Biểu đồ................................................................................................12
1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh...............................................................12
1.3.1. Các thành phần...................................................................................12
1.3.2. Biểu đồ................................................................................................14

1.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh......................................................16
1.4.1. Quản lý phòng.....................................................................................16
1.4.2. Quản lý đặt phòng...............................................................................18
1.4.3. Quản lý thanh toán.............................................................................19
1.4.4. Quản lý người dùng............................................................................20
1.4.5. Quản lý thống kê báo cáo...................................................................21
Chương 3.............................................................................................................. 24
CƠ SỞ DỮ LIỆU.................................................................................................24
1. Các thực thể và cơ sở dữ liệu quan hệ........................................................24
1.1. Các thực thể tham gia vào hệ thống........................................................24
1.2. Các thuộc tính của các thực thể...............................................................24
1.3. Mối quan hệ giữa các thực thể.................................................................26
1.4. Mô hình thực thể quan hệ (ER)...............................................................27


1.5. Chi tiết bảng dữ liệu.................................................................................28
2. Các bảng cơ sở dữ liệu quan hệ..................................................................30
Chương 4.............................................................................................................. 31
GIAO DIỆN PHẦN MỀM..................................................................................31
1. Các giao diện................................................................................................31
1.1. Giao diện chính.........................................................................................31
1.2. Đăng nhập.................................................................................................32
1.3. Giao diện quản lý nhân viên....................................................................32
1.4. Giao diện quản lý khách hàng.................................................................33
1.5. Giao diện quản lý loại phòng...................................................................34
1.6. Giao diện quản lý phòng..........................................................................34
1.7. Giao diện quản lý quyền...........................................................................35
1.8. Giao diện quản lý dặt phòng....................................................................35
1.9. Giao diện tra phòng..................................................................................36
1.10. Giao diện tra nhân viên và khách..........................................................37

1.11. Giao diện quản lý chi tiết dặt phòng......................................................37
1.12. Giao diện quản lý hóa đơn...................................................................38
1.13. Phiếu đặt phòng......................................................................................39
1.14. Hóa đơn thanh toán................................................................................40
1.15. Thống kê doanh thu theo tháng.............................................................41
1.16. Danh sách các phòng trống....................................................................42
KẾT LUẬN..........................................................................................................43
Tài liệu tham khảo..............................................................................................44

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ VIỆC ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN

TỔNG QUAN
Hệ thống quản lý việc đặt phòng theo truyền thống có các ưu nhược điểm sau:
Nhược điểm:
- Mất nhiều công sức và thời gian của người quản lý
- Tìm kiếm tra cứu rất khó khăn
- Thống kê báo cáo, đưa ra các số liệu cho công tác quản lý là rất khó
khăn và phức tạp


- Dễ mất mát thông tin lưu trữ
- Chỉ áp dụng cho mô hình nhỏ
Ưu điểm:
- Không đòi hỏi người quản lý có hiểu biết về tin học
- Không đỏi hỏi đầu tư thêm thiết bị máy móc
Với các ưu nhược điểm của công tác quản lý theo truyền thống như vậy Hệ
Thống Quản Lý Đặt Phòng ứng dụng Công Nghệ Thông Tin giải quyết triệt
để các vấn trên:
- Quản lý các thông tin đặt phòng của khách một cách nhanh và hiệu quả.

-

Có thể tìm kiếm tra cứu, đưa ra các thống kê báo cáo liên quan đến
công tác đặt phòng nhanh chóng.

- Toàn bộ thông tin phục vụ cho công tác đặt phòng được lưu trữ tập
trung thuận tiện cho công tác quản lý.
- Tiết kiệm thời gian và công sức quản lý

KÝ HIỆU HÌNH VẼ
1. Biểu thị cho một chức năng hoặc một hệ thống hay một tác nhân
ngoài nào đó hình như sau:
Tên

2. Biểu thị chức năng nào đó của hệ thống hình như sau:


Tên

3. Biểu thị luồng dữ liệu thêm vào

4. Biểu thị luồng dữ liệu đọc

5. Biểu thị luồng dữ liệu cập nhật

6. Biểu thị kho dữ liệu
Tên

7. Biểu Mối quan hệ rằng buộc giữa các thực thể
Một – Nhiều


Nhiều – Một


Một – Một


DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 2.1. Biểu đồ ngữ cảnh................................................................................12
Hình 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.........................................................15
Hình 2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý phòng.......................17
Hình 2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý đặt phòng.................18
Hình 2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý thanh toán...............19
Hình 2.6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý tài khoản..................21
Hình 2.7. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý thống kê báo cáo.....23
Hình 3.1. Biểu đồ mối quan hệ giữa các thực thể..............................................26
Hình 3.2. Biểu đồ mô hình thực thể quan hệ (ER)...........................................27
Hình 4.1. Giao diện chính...................................................................................31
Hình 4.2. Đăng nhập...........................................................................................32
Hình 4.3. Giao diện quản lý nhân viên...............................................................32
Hình 4.4. Giao diện quản lý khách hàng...........................................................33
Hình 4.5. Giao diện quản lý loại phòng.............................................................34
Hình 4.6. Giao diện quản lý phòng.....................................................................34
Hình 4.7. Giao diện quản lý quyền.....................................................................35
Hình 4.8. Giao diện quản lý đặt phòng..............................................................36
Hình 4.9. Giao diện tra phòng............................................................................36
Hình 4.10. Giao diện tra nhân viên và khách....................................................37
Hình 4.11. Giao diện quản lý chi tiết dặt phòng................................................37
Hình 4.12. Giao diện quản lý hóa đơn...............................................................38
Hình 4.13. Phiếu đặt phòng................................................................................39

Hình 4.14. Hóa đơn thanh toán..........................................................................40
Hình 4.15. Thống kê doanh thu theo tháng.......................................................41
Hình 4.16. Danh sách các phòng trống..............................................................42

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 3.1. Loại phòng(tblLoaiPhong).................................................................28
Bảng 3.2. Phòng(tblPhong).................................................................................28
Bảng 3.3. Đặt phòng(tblDatPhong)....................................................................28
Bảng 3.4. Chi tiết đặt phòng(tblChiTietDatPhong)..........................................28
Bảng 3.5. Khách hàng(tblKhachHang)..............................................................29
Bảng 3.6. Hóa đơn(tblHoaDon)..........................................................................29
Bảng 3.7. Nhân viên(tblNhanVien)....................................................................29
Bảng 3.8. Quyền(tblQuyen)................................................................................29



1

Chương 1
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1. Mô tả hoạt động của hệ thống
1.2.

Quy trình xử lý
1.2.1. Đặt phòng
Khi có nhu cầu đặt phòng, khách sẽ liên lạc với bộ phận lễ tân thông báo cụ
thể về nhu cầu của mình (ngày đến, ngày đi, số lượng phòng, loại phòng…). Bộ
phận lễ tân dựa vào Bảng quản lý phòng, đối chiếu khả năng đáp ứng của khách sạn
so với nhu cầu của khách và trả lời. Nếu có thể đáp ứng được nhu cầu của khách, lễ
tân sẽ gửi yêu cầu xác nhận để khách cung cấp thêm một số thông tin. Những thông

tin này được dùng để lễ tân điền sẵn vào Danh sách khai báo tạm trú, phân bố khách
vào các phòng, cập nhật Bảng quản lý phòng và Sổ ghi khách đăng kí, nhằm thực
hiện thủ tục khi thuê phòng một cách nhanh chóng. Ngược lại, nếu khách có yêu
cầu thông tin về giá phòng và giá dịch vụ, lễ tân sẽ dựa vào Bảng giá phòng và
Bảng giá dịch vụ để cung cấp thông tin cho khách.
1.2.2. Nhận phòng
Khi khách đến thuê phòng, lễ tân sẽ đối chiếu thông tin khách cung cấp với
Sổ ghi khách đăng kí. Nếu khách đã đăng kí trước, lễ tân sẽ thực hiện thủ tục thuê
phòng cho khách. Ngược lại, khách sẽ phải thực hiện đặt phòng trước khi thuê
phòng. Nếu khách đã có trong Sổ ghi khách đăng kí, lễ tân chỉ cần thu thập thêm
một số thông tin như người thanh toán, hình thức thanh toán, giấy tờ tùy thân (nếu
là khách nước ngoài thì là hộ chiếu, nếu là khách trong nước thì là chứng minh thư)
rồi lập phiếu đăng ký thuê phòng . Sau đó làm thủ tục giao phòng (đã phân bố sẵn)
cho khách, thông báo với bộ phận dịch vụ và cập nhật lại tình trạng các phòng trong
bảng quản lý phòng. Danh sách khai báo khách tạm trú (có thể được chuẩn bị từ
trước hoặc ghi khi khách thuê phòng) sẽ được gửi cho các cơ quan quản lý. Nếu
cuối ngày mà khách đã đăng kí vẫn chưa đến thuê phòng, lễ tân sẽ liên lạc lại với


2

khách để xác minh lại rồi cập nhật lại vào Bảng quản lý phòng và Sổ ghi khách
đăng kí
1.2.3. Cung cấp dịch vụ
Khi khách có nhu cầu sử dung dịch vụ, tùy theo loại dịch vụ mà khách sử
dụng, các bộ phận tương ứng sẽ thực hiện cung cấp dịch vụ. Ví dụ: các dịch vụ mà
khách sử dụng trong phòng như đồ uống, mỹ phẩm… sẽ do bộ phận dịch vụ phòng
(tổ buồng) cung cấp; các dịch vụ ăn uống tại phòng ăn, quầy bar sẽ do bộ phận dịch
vụ ăn uống cung cấp; các dịch vụ như bơi, vui chơi, thuê xe, giặt là … sẽ do bộ
phận dịch vụ bổ sung cung cấp. Các yêu cầu dịch vụ có thể được khách đặt trực tiếp

với bộ phận cung cấp hoặc thông qua sự điều phối của lễ tân. Sau khi cung cấp dịch
vụ, bộ phận cung cấp dịch vụ cũng dựa vào Bảng giá dịch vụ ghi Phiếu báo thu dịch
vụ để sau này tổng hợp lại hóa đơn khi trả phòng.
1.2.4. Trả phòng
Khi khách ra về, cần làm thủ tục trả phòng. Sau khi khách thu xếp hành lí, bộ
phận dịch vụ phòng sẽ kiểm kê tài sản trong phòng và tình trạng phòng. Nếu cơ sở
vật chất trong phòng có mất mát hoặc hư hại gì, bộ phận dịch vụ phòng sẽ ghi các
mục và phí bồi thường vào Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng và chuyển xuống
cho kế toán thu ngân. Sau khi ký nhận phòng với khách, bộ phận dịch vụ phòng sẽ
thông báo với lễ tân. Lễ tân sẽ làm thủ tục nhận phòng từ khách, cập nhật trở lại vào
Bảng quản lý phòng. Nếu là khách đoàn hội nghị, thường thì ban tổ chức sẽ trả tiền
phòng của cả đoàn, còn tiền dịch vụ khác do các cá nhân trả. Lúc này, lễ tân dựa vào
Sổ ghi khách đăng kí để làm Phiếu báo thanh toán phòng chuyển cho kế toán thu
ngân. Nếu là khách lẻ thì tiền phòng và tiền dịch vụ sẽ được thanh toán gộp lại. Kế
toán thu ngân có nhiệm vụ thu thập tất cả các hóa đơn của khách (phiếu báo thanh
toán phòng; Phiếu báo thu dịch vụ, phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng) kết hợp với
Sổ quản lý khách thuê phòng, tổng hợp lại, viết Hóa đơn thanh toán khi khách
thanh toán và giao lại cho khách. Nếu là khách đoàn hội nghị thì kế toán thu ngân
còn phải làm một bản tổng hợp chi tiết các dịch vụ mà đoàn sử dụng để ban tổ chức


3

mang về giải trình với cơ quan. Phương thức thanh toán có thể là tiền mặt hoặc
chuyển khoản. Thời hạn thanh toán đối với đoàn khách hội nghị chậm nhất là 5
ngày sau khi hội nghị kết thúc.
1.2.5. Nghiệp vụ hệ thống
Định kỳ hoặc những khi có biến động có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh
doanh, Ban giám đốc khách sạn sẽ yêu cầu Bộ phận kế toán – thu ngân đưa ra báo
cáo về tình hình biến động của số lượng khách. Lúc đó, bộ phận này sẽ dựa vào Sổ

quản lý khách thuê phòng để tổng hợp, tính toán và làm báo cáo gửi cho Ban giám
đốc. Dựa vào những thông tin này, Ban giám đốc sẽ đưa ra những chiến lược kinh
doanh phù hợp. Cũng như vậy, các ý kiến của khách cũng được định kì xem xét để
có những điều chỉnh hợp lý.
Dựa vào các báo cáo về tình hình biến động của lượng khách và ý kiến đóng
góp, phản ánh của khách, ban giám đốc sẽ đưa ra những thay đổi để phòng Kế toán
– thu ngân cập nhật hệ thống. Các mục được cập nhật bao gồm Bảng giá dịch vụ và
Bảng giá phòng.
1.3.

Nhiệm vụ cơ bản
Tiếp nhận thông tin đặt phòng của khách
Thanh toán hóa đơn khi khách trả phòng
Cung cấp dịch vụ (đồ ăn, nước uống, phương tiện) khi khách yêu cầu

1.4.

Cơ cấu tổ chức
1.4.1. Bộ phận lễ tân
-

Tiếp nhận thông tin đặt phòng

-

Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ của khách

-

Lập phiếu đăng ký thuê phòng


-

Lập phiếu thanh toán phòng
1.4.2. Bộ phận dịch vụ

-

Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ của khách


4

-

Cung cấp dịch vụ cho khách

-

Lập phiếu báo thu dịch vụ

-

Lập phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng
1.4.3. Bộ phận thu ngân – kế toán

-

Lập hóa đơn thanh toán


-

Thanh toán với khách khi khách trả phòng


5

1.5.

Tài liệu mẫu
- Phiếu đặt phòng
PHIẾU ĐẶT PHÒNG
ROOM RESERVATION FORM
Đặt mới(New) 

Hủy bỏ (Cancellstion) Sửa đổi(Amendment) 
sách chờ(Waitlist) 

Danh

Tên khách hàng(Name): ……………………….……………………………
Ngày đến(Arrival date): ……………………….……………………………..
Ngày đi(Departure): ……………………….......…………………………………..
Loại phòng(Room type): ……………………...…………………………………..
Số lượng(No. of room): ……………………..……………………………………
Tên người đặt(Contact person): ……………….…………………………………
Công ty(Company): …………………………...…………………………………
ĐT,Fax,Email(Contact/fax no): …………………………………………………
Đảm bảo/ Không đảm bảo(Gu uranteed/ Non guarranteed by)
Đặt cọc(Deposit) 

Thanh toán trước (Prepayment) Thẻ tín dụng(Credit
card) 
Số thẻ(Card number): ……………. Hạn sử dụng(Expiration date): …………….
Đơn vị thanh toán(Bill to): …………………………………………………………
Người đại diện(Attention to): …………………………………..………………….
Ghi chú(Remarks):
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Người nhận(Taken by):
Ngày nhận(Date)
……………………………………..

……………………………………


6

-

Hóa đơn thanh toán
HÓA ĐƠN THANH TOÁN
ĐẶT PHÒNG
Tên khách sạn(Hotel Name)

Quốc gia(Country):…………………………………
Thành phố(City):……………………………………
Địa chỉ(Address): …………………………………
Điện thoại(Phone number): ………………………..
Email: …………………………………………….
Web site: ………………………………………….

-------------------------------------------------------------------------------------------------------Thông tin khách hàng thanh toán(Bill to)
Tên khách(Name): …………………… Điện thoại(Phone number): ………………
Quốc gia(Country): ……………………
Fax : …………………………………….
Địa chỉ(Address): ……………………
Email: ……………………………………
Web site: ………………………………….
Chi tiết thanh toán
Phòng
(Room)

Tên Phòng
(Name)

Ngày vào
Ngày ra
Số lượng
(Check in) (Check out) (No. of room)

Giá
(Price)

Tổng phụ(Sub Total)
Đặt trước(Deposit)
Khoản phụ
Tổng thanh
toán(Total DUE)

Tổng
(Line total)


…………
…………
…………
…………

Ghi chú(Note)
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………
Tên người thanh toán(Attention to)
………………………………………

Người lập hóa đơn
……………………………
……..Ngày(Day)……
Tháng(Month)……….Năm(Year)


7

1.6.

Hệ thống áp dụng các quy tắc:
Khách sạn sẽ hủy thông tin đặt phòng nếu không nhận được thông tin phản
hồi khẳng định đặt phòng của khách (sau 20 ngày đối với khách đoàn và sau 7 ngày
với khách lẻ)
Lễ tân có thể từ chối nhận đặt phòng đối với những khách có tên trong sổ đen
của khách sạn ( trước đây đã vi phạm nội quy của khách sạn, không có khả năng
thanh toán hoặc hành nghề mại dâm..)

Tiền đặt cọc sẽ được thu cùng với CMTND photo (đối với khách trong nước)
hoặc hộ chiếu (đối với khách nước ngoài) khi khách làm thủ tục thuê phòng. Tiền
đặt cọc tùy vào loại phòng, số ngày ở…thông thường yêu cầu khách đặt cọc 1 ngày
đầu tiên.
Hệ thống yêu cầu phần cứng:
- Khách sạn cần trang bị 1 hệ thống máy tính cỡ vừa:
-

Máy PenIV, ổ cứng 80GB,RAM 512

-

Một máy in

1.7. Tổng hợp chức năng hệ thống:
- Quản lý phòng
+ Thêm thông tin loại phòng (F1)
+ Chỉnh sửa thông tin loại phòng (F2)
+ Thêm thông tin phòng (F3)
+ Chỉnh sửa thông tin phòng (F4)
-

Quản lý tài khoản

+ Thêm thông tin tài khoản (F5)
+ Chỉnh sửa thông tin tài khoản (F6)
+ Cấp quyền cho tài khoản (F7)
-

Quản lý đặt phòng


+ Lập phiếu đăng ký đặt phòng (F8)
+ Sửa phiếu đăng ký đặt phòng (F9)
-

Quản lý thanh toán


8

+ Lập hóa đơn thanh toán (F10)
+ Chỉnh sửa hóa đơn thanh toán (F11)
-

Thống kê báo cáo

+ Thống kê trạng thái phòng (F12)
+ Thống kê doanh thu theo khoảng thời gian nhất định (F13)
+ Thống kê doanh thu theo loại phòng (F14)
+ Thống kê doanh thu theo thông tin khách hàng (Độ tuổi, nơi đến, thời gian đặt
phòng..) (F15)
+ Thống kê doanh thu theo nhân viên(F16)
1.8. Tài liệu
- Danh sách phòng (E1)
-

Phiếu đặt phòng (E2)

-


Hóa đơn thanh toán(E3)

-

Mẫu thống kê doanh thu theo thời gian (E4)

-

Mẫu thống kê doanh thu theo phòng (E5)

-

Mẫu thống kê doanh thu theo thông tin khách hàng (E6)

-

Mẫu thống kê doanh thu theo nhân viên (E7)

-

Mẫu thống kê trạng thái phòng (E8)

-

Thông tin về tài khoản (E9)


9

1.9. Ma trận thực thể chức năng

E1
F1

R

F2

U

F3

R

F4

U

E2

E3

E4

E5

E6

E7

E8


E9

F5

R

F6

U

F7

U

F9

R

C

F10

R

U

F11

R


R

C

F12

R

R

U

F13

R

R

F14
F15
F16

C
R

R

R
R


C
C
C


10

Chương 2
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
1. Biểu đồ của hệ thống
1.1.

Biểu đồ phân cấp chức năng
Quản lý đặt
phòng

Quản lý

Quản lý

Quản lý đặt

Quản lý thanh

Thống kê báo

tài khoản

phòng


phòng của

toán

cáo

khách

Tạo tài khoản

Thêm loại
phòng

Lập phiếu đăng
ký đặt phòng

Lập hóa đơn
thanh toán

Thống kê trạng
thái phòng

Cập nhật thông
tin tài khoản

Cập nhật loại
phòng

Sửa phiếu đăng

ký đặt phòng

Chỉnh sửa hóa
đơn thanh toán

Thống kê
doanh thu theo
thời gian

Cấp quyền cho
tài khoản

Thêm phòng

Thống kê
doanh thu theo
loại phòng

Cập nhật thông
tin phòng

Thống kê
doanh thu theo
thông tin khách
hàng
Thống kê
doanh thu theo
nhân viên



11

1.2.

Biểu đồ ngữ cảnh
1.2.1. Các thành phần

-

Tác nhân ngoài: Nhân viên, khách hàng

-

Chức năng: Quản lý đặt phòng khách sạn

-

Luồng dữ liệu:
+ Nhân viên -> QLYDPH: Thêm thông tin loại phòng
+ Nhân viên -> QLYDPH: Chỉnh sửa thông tin loại phòng
+ Nhân viên -> QLYDPH: Thêm thông tin phòng
+ Nhân viên -> QLYDPH: Chỉnh sửa thông tin phòng
+ Khách hàng -> QLYDPH: Yêu cầu đặt phòng
+ Khách hàng -> QLYDPH: Yêu cầu thay đổi thông tin đặt phòng
+ Khách hàng -> QLYDPH: Yêu cầu thanh toán
+ QLYDPH -> Khách hàng : Hóa đơn thanh toán
+ Khách hàng -> QLYDPH: Thay đổi thông tin hóa đơn
+ QLYDPH -> Khách hàng: Hóa đơn đã thay đổi
+ Nhân viên -> QLYDPH: Tạo thêm tài khoản
+ Nhân viên -> QLYDPH: Yêu cầu thay đổi thông tin tài khoản

+ QLYDPH -> Nhân viên: Thông tin quyền thay đổi
+ Nhân viên(NV) -> QLYDPH: Yêu cầu thống kê, báo cáo
+ QLYDPH -> Nhân viên(NV): Kết quả thống kê, báo cáo


12

1.2.2. Biểu đồ

KHÁCH HÀNG

Yêu cầu thay đổi
thông tin
Thông tin
phòng

Hóa đơn, hóa
đơn được sửa

QUẢN LÝ
ĐẶT
PHÒNG

NHÂN VIÊN

Yêu thống kê báo
cáo

Yêu cầu thêm
phòng

Tài khoản, thông
tin tài khoản

Kết quả thống kê
Yêu cầu tạo vàbáo cáo
chỉnh sửa thông tin

Hình 2.1. Biểu đồ ngữ cảnh
1.3.

KHÁCH HÀNG

Yêu cầu đặt
phòng
Yêu cầu thanh
toán, thay đổi
TT

NHÂN VIÊN

Biểu đồ luồng
dữ liệu
mức đỉnh
NHÂN
VIÊN
NHÂN VIÊN

1.3.1. Các thành phần
-


Tác nhân ngoài: Nhân viên, khách hàng

-

Chức năng: Quản lý phòng ,Quản lý đặt phòng, Quản lý thanh toán, Quản lý
tài khoản, Thống kê báo cáo

-

Kho dữ liệu:
+ Danh sách phòng
+ Phiếu đặt phòng
+ Hóa đơn thanh toán
+ Mẫu thống kê doanh thu theo thời gian


13

+ Mẫu thống kê doanh thu theo phòng
+ Mẫu thống kê doanh thu theo thông tin khách hàng
+ Mẫu thống kê doanh thu theo nhân viên
+ Mẫu thống kê trạng thái phòng
+ Thông tin nhân viên
-

Luồng dữ liệu:
+ Nhân viên -> Quản lý phòng
+ Quản lý phòng -> Nhân viên
+ Nhân viên -> Quản lý phòng
+ Quản lý phòng -> Nhân viên

+ Khách hàng -> Quản lý đặt phòng
+ Khách hàng -> Quản lý đặt phòng
+ Khách hàng -> Quản lý thanh toán
+ Quản lý thanh toán -> Khách hàng
+ Khách hàng -> Quản lý thanh toán
+ Quản lý thanh toán -> Khách hàng
+ Khách hàng -> Quản lý tài khoản
+ Quản lý tài khoản -> Khách hàng
+ Nhân viên(NV) -> Thống kê báo cáo
+ Thống kê báo cáo -> Nhân viên(NV) Kết quả thống kê, báo cáo
+ Nhân viên -> Quản lý nhân viên
+ Quản lý nhân viên -> Nhân viên

-

Chức năng:
+ Quản lý đặt phòng -> Phiếu đặt phòng
+ Phiếu đặt phòng -> Quản lý đặt phòng
+ Danh sách phòng -> Quản lý đặt phòng
+ Quản lý đặt phòng -> Phiếu đặt phòng
+ Phiếu đặt phòng -> Quản lý thanh toán
+ Danh sách phòng -> Quản lý thanh toán


14

+ Quản lý thanh toán -> Hóa đơn thanh toán
+ Hóa đơn thanh toán -> Quản lý thanh toán
+ Quản lý thanh toán -> Hóa đơn thanh toán
+ Hóa đơn thanh toán -> Thống kê báo cáo

+ Thống kê báo cáo -> Mẫu thống kê doanh thu theo thời gian
+ Thống kê báo cáo -> Mẫu thống kê doanh thu theo phòng
+ Thống kê báo cáo -> Mẫu thống kê doanh thu theo thông tin khách
hàng
+ Thống kê báo cáo -> Mẫu thống kê doanh thu theo nhân viên
+ Thống kê báo cáo -> Mẫu thống kê trạng thái phòng
+Thông tin tài khoản -> Quản lý tài khoản
+ Quản lý tài khoản -> Thông tin tài khoản
1.3.2. Biểu đồ
Gọi các chức năng như sau: Quản lý phòng, Quản lý đặt phòng, Quản lý
thanh toán, Quản lý tài khoản, Thống kê báo cáo và 5 mẫu thống kê, báo cáo lần
lượt là M1-M5: ta có biểu đồ mức đỉnh như sau:


15

Khách hàng

Khách hàng
Yêu cầu thanh toán,
thay đổi thông tin

Yêu cầu đặt phòng
Yêu cầu thay đổi
thông tin

Hóa đơn thanh toán,
Hóa đơn sửa

Qly Đặt phòng


Danh sách phòng

Qly Thanh toán

Phiếu đặt phòng

Qly Người dùng

Qly Phòng
Qly thống kê báo
cáo

Thông tin phòng
Tạo, chỉnh sửa thông
tin phòng

Nhân viên

DS tài khoản

Hóa đơn

Kết quả thống kê báo
cáo

Yêu thêm , chỉnh TT tài
TT tài

khoản


khoản

Yêu cầu thống kê báo
cáo

Hình 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Nhân viên

Nhân viên


Xem Thêm

×