Tải bản đầy đủ

Hướng dẫn quy trình tác nghiệp chuẩn SOP

Wastewater and Solid Waste Management in Provincial Centers

Dự án GTZ TA No: 2000.2208.7 - Project GTZ TA No: 2000.2208.7
Tài liệu dự án số: GL 002 - Project Document No.: GL 002
Phát hành lần: 01 - Edition: 01

HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH
TÁC NGHIỆP CHUẨN (SOP)
GUIDELINES ON
WRITING STANDARD
OPERATING PROCEDURES (SOP)

Hà Nội, tháng 3 năm 2007 - Hanoi, March 2007

Bộ Xây dựng – Hà Nội
Ministry of Construction – Hanoi
hợp tác với
in cooperation with

Tổ chức Hợp tác Kỹ thuật Đức
Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH


Hỗ trợ Kỹ thuật của GTZ do GFA thực hiện
Technical Assistance on behalf of GTZ by GFA Consulting Group & Associates

Bộ Xây Dựng – 37 Lê Đại Hành – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội – Việt Nam
ĐT: 84-4-974 0938 Fax: 84-4-974 0939 Email: gtz-www@fpt.vn


HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

Người liên hệ của
GFA Consulting Group GmbH
Your contact
with GFA Consulting Group GmbH
Gudrun Krause
Fax +49 (40) 6 03 06169
Email: gudrun.krause@gfa-group.de

Địa chỉ
Address
GFA Consulting Group GmbH
Eulenkrugstraße 82
D-22359 Hamburg
Germany

Người chuẩn bị
This guidelines was prepared by
Roderick H. Chisholm CPA
rhchisholm@yahoo.com

061107-Guideline Writing SOP-Rod-EN&VN-1.doc

i


HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

MỤC LỤC



HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH GÓP PHẦN ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA
NHÂN VIÊN .................................................................................................................................. 1
TRƯỚC KHI LẬP ......................................................................................................................... 2
Lựa chọn loại quy trình ......................................................................................................... 3
Xác định nơi cần có quy trình ............................................................................................... 3
Xác định phạm vi của SOP. .................................................................................................. 3
Xác định người sử dụng quy trình ........................................................................................ 4
Quyết định mức độ chi tiết của quy trình .............................................................................. 5
Mức độ chi tiết thích hợp ...................................................................................................... 5
Sử dụng SOP cho đào tạo.................................................................................................... 6
Đánh giá khả năng đọc của người sử dụng ......................................................................... 6
Xác định bố cục mô tả .......................................................................................................... 6
Soạn thảo quy trình .............................................................................................................. 6
Hướng dẫn số 1 – Phác thảo quy trình................................................................................. 7
Hướng dẫn số 2 – Sử dụng từ ngữ có ý nghĩa chủ động..................................................... 7
Hướng dẫn số 3 – Sử dụng các khoảng dung sai bất cứ khi nào có thể ............................. 7
Hướng dẫn số 4 – Đem đến cho người sử dụng SOP sự linh hoạt trong trình tự các
bước ..................................................................................................................................... 8
Hướng dẫn số 5 – Kiểm tra và Phê duyệt ............................................................................ 8
Hướng dẫn số 6 – Thực hiện ............................................................................................... 9
Hướng dẫn số 7 – Đảm bảo cú pháp nhất quán .................................................................. 9
Hướng dẫn số 8 – Sử dụng từ vựng trong sáng .................................................................. 9
Hướng dẫn số 9 – Sử dụng các đề mục có ích .................................................................... 9
PHỤ LỤC A – VÍ DỤ VỀ MỘT QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN........................................... 10

ii


HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

TABLE OF CONTENTS
INTRODUCTION TO WRITING PROCEDURES THAT CONTRIBUTE TO ASSESSING
STAFF PERFORMANCE ............................................................................................................. 1
BEFORE WRITING ...................................................................................................................... 2
Choose the Type of Procedure............................................................................................. 3
Determine Where a Procedure Is Needed............................................................................ 3
Determine the Scope of the SOP. ........................................................................................ 3
Identify Who Will Use the Procedure .................................................................................... 4
Decide On a Level of Detail .................................................................................................. 5
Appropriate Level of Detail ................................................................................................... 5
Use the SOP for Training...................................................................................................... 6
Assess the Users’ Reading Ability ........................................................................................ 6
Define the Description Format .............................................................................................. 6
Generating a Procedure ....................................................................................................... 6
GUIDELINES FOR WRITING SOPs ............................................................................................ 7
Guideline No. 1 - Draw a Procedural Sketch ........................................................................ 7
Guideline No. 2 - Use Active Words ..................................................................................... 7
Guideline No. 3 - Use Ranges Whenever Possible .............................................................. 7
Guideline No. 4 - Give SOP Users Sequence Flexibility....................................................... 8
Guideline No. 5 - Review and Approval ................................................................................ 8
Guideline No. 6 – Implementation ........................................................................................ 9
Guideline No. 7 - Develop Consistent Syntax...................................................................... 9
Guideline No. 8 - Use Clear Vocabulary ............................................................................... 9
Guideline No. 9 - Write Useful Headings ............................................................................. 9
ATTACHMENT A – EXAMPLE OF A STANDARD OPERATING PROCEDURE ...................... 12

iii


HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH GÓP PHẦN ĐÁNH
GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA NHÂN VIÊN

INTRODUCTION TO WRITING PROCEDURES
THAT CONTRIBUTE TO ASSESSING STAFF
PERFORMANCE

Khi lập quy trình, điều quan trọng là phải lập kế
hoạch cẩn thận, chúng ta cần chú ý:

When writing procedures it is very important to plan
carefully, we need to consider:





The organizations style of writing. Different
organizations place greater and lesser emphasis
upon the style of its reporting and writing.



Experience and characteristics of the procedure’s
users



The type of task, e.g., administrative, cognitive,
decision-making.








Where the procedure is needed










Phong cách viết của tổ chức. Cùng một vấn đề
nhưng các tổ chức khác nhau nhấn mạnh nhiều
hay ít tùy thuộc vào phong cách viết và báo cáo
của tổ chức.
Kinh nghiệm và đặc điểm của người sử dụng
quy trình
Loại hình nhiệm vụ, ví dụ: quản trị, nhận thức,
ra quyết định.
Nơi cần quy trình
Phạm vi của quy trình
Mức độ chi tiết
Cách sử dụng từ, ví dụ: chủ động, phức tạp
Các gạch đầu dòng
Sự đóng góp của các chuyên gia về nội dung.

Scope of the procedure
Level of detail
Use of words, e.g., active, difficulty
Bullet points
Subject-matter experts contributions.

Nói chung, tất cả chúng ta đều biế tại sao quy trình
(hay quy trình tác nghiệp chuẩn, SOP) lại quan
trọng.

In general terms, we all know why procedures (or
standard operating procedures, SOPs) are important.

Quy trình sẽ:
• xác định cách thực hiện một nhiệm vụ để đạt
kết quả đã định,
• chuẩn hóa cách thực hiện một nhiệm vụ để hạn
chế tối đa sự thay đổi,
• là cơ sở để đào tạo những người thực hiện
nhiệm vụ,
• là một công cụ thông tin hỗ trợ người thực hiện
nhiệm vụ trong các hoạt động công việc.

They will:

Mặc dù vậy, chúng ta cũng biết rằng có một số khó
khăn gắn liền với việc lập và áp dụng SOP.

However we are also aware that there are some
difficulties that are apparent with the writing and adoption
of SOPs.

Trong số đó, có những khó khăn xuất phát từ một
thực tế là quy trình:
• thay đổi thường xuyên,
• không phải lúc nào cũng được tuân thủ,
• mất quá nhiều thời gian để kiểm tra và phê
duyệt,
• thiếu nhất quán và có sự khác biệt nhỏ giữa
các phòng/ban,
• thường không được biên soạn cho đối tượng là
những người sử dụng cuối cùng,
• thường không đủ chi tiết, hoặc trái lại, quá chi
tiết,
• không tương xứng với cách thực hiện công
việc trên thực tế, và (còn nhiều khó khăn khác).

Some of these difficulties related to the fact that often
they :

Quy trình không chỉ đơn giản là các tài liệu chức
năng để xác định nhiệm vụ hoặc chỉ dẫn phải làm gì
hay phải làm như thế nào.

Procedures are more than simply functional documents
that define a task or tell what to do or how to do it.

Quy trình là kết quả của một quá trình bao gồm biên
soạn, rà soát, phê duyệt, thực hiện, phổ biến, duy trì

Procedures are the results of a process that includes
generation,
review,
approval,
implementation,



define how a task is to be performed to achieve a
specified outcome,



standardize the way a task is to be performed so as
to minimize variation,




form the basis for training the task performers,
provide an informational tool that supports the task
performers on the job activities.






change frequently,





are often not written for end-users,

are not always followed,
take too long to review and approve,
are inconsistent and slightly
department to department,

different

from

are often not detailed enough or are too detailed,
don’t match how the job is really done, and (the list
continues).

1


HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

và kiểm soát.

distribution, maintenance, and control.

Phần lớn các khó khăn liên quan đến quy trình như
đã liệt kê ở trên xuất phát từ các hoạt động không
phù hợp hoặc không được kiểm soát đúng cách.

Most of the procedural difficulties listed above have their
roots in activities that are inadequate or improperly
controlled.

Hình 1/Figure 1

Bước 1 Biên soạn/
Step 1
Generation

Bước 7 Kiểm soát /
Step 7
Control

Bước 2 Rà soát /
Step 2
Review

CÁC BƯỚC SOẠN THẢO
VÀ ÁP DỤNG SOP /
ADOPTING A
SOP

Bước 6 Duy trì /
Step 6
Maintenance
Bước 5 Phân phối /
Step 5
Distribution

Bước 3 Phê duyệt /
Step 3
Approval

Bước 4 Thực hiện /
Step 4
Implemenation

Trước khi lập SOP, điều quan trọng là phải lập kế
hoạch cẩn thận để xác định quy trình sẽ được trình
bày và soạn thảo như thế nào. Đây sẽ là những “chỉ
dẫn về phong cách” và chúng không chỉ bao gồm
cách thức trình bày quy trình mà phải có cả những
điểm sẽ nêu dưới đây.

Before writing an SOP, it is important to plan carefully
what your organizations procedures will look like and
how they are to be written. That “style guide” covers
more than just the appearance of the procedure; it
needs to include the points discussed here.

Một khi những vấn đề này đã được giải quyết và
thống nhất, việc soạn thảo, rà soát và phê duyệt quy
trình sẽ nhanh hơn nhiều. Thêm nữa, quy trình được
soạn thảo sẽ dễ sử dụng hơn cho mục đích đào tạo
và góp phần tạo ra kết quả hoạt động tốt hơn và nhất
quán hơn.

Once these issues are resolved and agreed on, the
generating, reviewing, and approving of a procedure
will go much faster. Additionally, the resulting SOPs
will be easier to use in training and will contribute to
better, more consistent performance.

Những hướng dẫn dưới đây tập trung vào việc lập
quy trình.

These guidelines focus on the writing of procedures.

TRƯỚC KHI LẬP

BEFORE WRITING

Trước khi lập một SOP, chúng ta cần cân nhắc quy
trình nào cần thiết, quy trình nào đã có, kinh nghiệm
và đặc điểm của người sử dụng (“người thực hiện”),
loại hình và thời lượng đào tạo dự kiến, và cách thức
SOP được dùng trong “cuộc sống thực”.

Before writing an SOP, we need to consider what
procedures are needed, what procedures have already
been written, the experience and characteristics of the
users (the “performers”), the type and amount of
training intended, and how the SOPs will be used in
“real life.”

2


HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

Lựa chọn loại quy trình

Choose the Type of Procedure

SOP có 3 loại chính:
• các nhiệm vụ quản trị (các quy tắc hay nhiệm vụ
dựa trên quy tắc, chẳng hạn như ai được phép ra
vào một khu vực cụ thể);
• các nhiệm vụ liên quan đến nhận thức (ví dụ như
quyết định một vấn đề, rà soát các ghi chép của
phòng thí nghiệm); và
• các nhiệm vụ liên quan đến động cơ (ví dụ như
lắp đặt một thùng gây men).

SOPs are of three main types:



administrative tasks (rules or rule-based, such as
who has permission to enter a particular area);



cognitive tasks (a decision- making activity, for
instance, reviewing laboratory notebooks); and



motor tasks (such as setting up a fermentor).

These distinctions have some overlap.

Ba loại quy trình này có một số điểm trùng nhau.
Xác định nơi cần có quy trình

Determine Where a Procedure Is Needed

Để xác định nơi cần có quy trình, hãy lập một biểu đồ
tiến trình cho một lĩnh vực hoạt động và xác định các
quá trình liên quan cùng các nhiệm vụ trong từng quá
trình. Những nhiệm vụ này sẽ trở thành danh mục
khởi đầu cho các tiêu đề trong quy trình của bạn.

To determine where an SOP is needed, create a flow
chart of an operational area and identify the processes
involved and the tasks within those processes. Those
tasks become your initial list of procedure titles.

SOP được lập sẽ xác định cách thức thực hiện
những nhiệm vụ nói trên. Nếu đã có quy trình thì có
thể sắp xếp lại theo những nhiệm vụ đã được liệt kê.

The SOPs that are to be written will define how those
tasks are to be performed. If procedures already exist,
they can be mapped against the listed tasks.

So sánh biểu đồ tiến trình hoặc tiêu đề cho các lĩnh
vực khác nhau có thể chỉ ra những lĩnh vực có thể
hoặc lẽ ra đã có thể sử dụng quy trình để hỗ trợ việc
chuẩn hóa.

Comparing flow charts or titles of different areas can
show where common procedures are or could be used
to aid in standardization.

Đôi khi mọi người đặt ra câu hỏi liệu SOP có cần
thiết không.

Sometimes people will ask whether an SOP is
required.

Trong trường hợp như vậy, điều quan trọng là trả lời
một số câu hỏi sau đây:
• Nhiệm vụ hoặc hoạt động đó có quan trọng
không?
• Nhiệm vụ đó có nhiều người tham gia không?
• Nhiệm vụ hoặc quá trình công việc có ảnh hưởng
đến sự an toàn, tính đồng nhất, độ bền, độ tinh
khiết hoặc chất lượng sản phẩm không?
• Nhiệm vụ có cần được thực hiện một cách nhất
quán không?

When asked that, it is important that several questions
are answered:

Chỉ cần một câu hỏi trong số trên được trả lời “Có”
thì lập quy trình là việc nên làm.

If the response to any of those questions is “yes,” Then
it is recommended that a procedure be written.

Xác định phạm vi của SOP.

Determine the Scope of the SOP.

Một câu hỏi thường gặp khác là “Quy trình có độ dài
bao nhiêu?”. Thực ra, câu hỏi này thường có nghĩa là
“Quy trình có phạm vi rộng đến đâu?”

Another frequently asked question is “How long should
a procedure be?” What that question usually means is,
“How broad should the procedure be?”

Điều này phần nào phụ thuộc vào việc quy trình có
mô tả một quá trình gồm nhiều nhiệm vụ (do nhiều
người từ nhiều phòng ban khác nhau thực hiện) hay
không, hoặc quy trình chỉ quy định cho một nhiệm vụ
và các bước cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

In part, that depends on whether a procedure
describes a process with many tasks (performed by
various people in different sections or departments) or
whether the procedure defines one task and the steps
needed to accomplish that task.

Đôi khi, các tổ chức sử dụng nhiều loại tài liệu chức
năng cụ thể hơn, gọi là hướng dẫn công việc, để

Sometimes, organizations use more specific types of
functional documents called work instructions to
provide details on how one person accomplishes his or





Is the task or activity important?



Does the task need to be done consistently?

Is more than one person involved?
Does the task or process affect the safety, identity,
strength, purity, or quality of the product?

3


HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

hướng dẫn chi tiết cách thức một nhân viên cần thực
hiện công việc.

her job.

Một số tổ chức phân biệt giữa SOP và hướng dẫn
công việc, số khác không phân biệt. Tuy nhiên dù có
tên gọi như thế nào thì các tài liệu chức năng này
vẫn phải có cấu trúc hợp lý để hỗ trợ kết quả hoạt
động thực tế.

Some organizations distinguish between SOPs and
work instructions, others do not. However irrespective
of what such functional documents are called, they
need to be well constructed to support actual
performance.

Các tổ chức lớn thường có một hệ thống cấp bậc các
quy trình tuân theo các chính sách được xây dựng
trong quá trình lập kế hoạch chiến lược. Khi các quy
trình này được khoanh vùng phạm vi áp dụng, chúng
sẽ tập trung hơn vào cách thức vận hành của một
phòng/ban cụ thể.

Large organizations generally have a hierarchy of
procedures that follow from the policies developed as
part of the strategic planning process. As these
procedures get more localized, they are more focused
on how a section or department or area operates.

Nói chung, điều quan trọng là phải quyết định có nên
lập SOP riêng cho từng nhiệm vụ không hay chỉ lập
một SOP chung cho tất cả mọi nhiệm vụ.

In general it is important to decide whether to write an
individual SOP for each task or one procedure
covering all the tasks.

Trên thực tế, sự lựa chọn tốt hơn là nhóm các nhiệm
vụ do một đội hoặc một cá nhân làm trong các điều
kiện vận hành “bình thường” vào một quy trình (ví dụ
như lắp đặt, vận hành, tháo dỡ và lau dọn).

In practice it a better choice would be to group into one
procedure those tasks that are done by one team or
individual during “normal” operations (for example, setup, operation, disassembly, and cleaning).

Các nhiệm vụ khác (ví dụ như sửa chữa sai sót, bảo
trì, và điều chỉnh kích cỡ) có thể được quy định trong
các SOP riêng biệt.

Then the other tasks (for example, troubleshooting,
preventative maintenance, and calibration) would be
separate SOPs.

Không có cách làm nào tuyệt đối đúng hay tuyệt đối
sai khi lập quy trình: soạn thảo và duy trì một quy
trình ngắn với phạm vi nhỏ thì dễ hơn, nhưng cuối
cùng bạn lại phải lập ra nhiều quy trình hơn.

No right or wrong way exists for procedures: Smaller,
shorter procedures are easier to develop and maintain,
but you end up with more of them.

Từ quan điểm của người sử dụng, các quy trình từ 2
đến 6 trang thường không đáng ngại như một tài liệu
30 trang.

From a user’s point of view, several two- to six-page
procedures are less intimidating than one 30- page
document.

Xác định người sử dụng quy trình

Identify Who Will Use the Procedure

Người sử dụng cấp 1 là những người thực sự thực
hiện những nhiệm vụ được xác định trong quy trình;
người sử dụng cấp 2 là những người có thể cần
biết một điều gì đó về quy trình nhưng không trực
tiếp sử dụng quy trình.
• Ai là người sử dụng cấp 1 của quy trình?
• Họ có kinh nghiệm không?
• Tốc độ thay thế và tuyển dụng nhân viên trong tổ
chức của bạn có ổn định không?
• Nhân viên của bạn có khả năng đọc tài liệu bằng
ngôn ngữ dùng để viết SOP không và mức độ
khả năng đến đâu?
• Trên thực tế nhân viên sẽ sử dụng tài liệu như
thế nào?
• Nhân viên có để công khai quy trình tại nơi làm
việc không, hay chỉ sử dụng quy trình khi cần
tham khảo?
• Người sử dụng quy trình có thường xuyên thực
hiện nhiệm vụ không?
• Họ sẽ được đào tạo đến mức độ nào?

Primary users are those who actually perform the
tasks defined; secondary audiences are those who
may need to know something about the procedure but
do not directly use it.

Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ xác định mức
độ cụ thể của quy trình.

The answers to these questions will shape the amount
of detail contained in your procedure.






Who are your primary users?




How will staff actually use the document?




How frequently will users perform the task?

Are they experienced?
Is your work force stable in its turnover and hiring?
What is the reading level of work personnel in the
language in which the SOPs will be written?
Will staff have the procedure open in their work
areas (the expected practice with laboratory
methods), or will they use it only as a reference?
How much training will they be given?

4


HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

Quyết định mức độ chi tiết của quy trình

Decide On a Level of Detail

Một việc quan trọng cần quyết định trước khi lập
SOP (hoặc trước khi sửa đổi một hệ thống quy trình)
là xác định mức độ chi tiết mà quy trình cần đáp ứng.

A major decision to make before writing any SOP (or
before revising a procedure system) is defining the
level of detail that should be met.

Điều được cho là rất quan trọng - đó là cân đối mức
độ chi tiết với mức độ kỹ năng của người sử dụng.
Quá nhiều chi tiết sẽ gây nhầm lẫn, quá ít chi tiết thì
không đủ thông tin. Do đó nên đảm bảo “mức độ chi
tiết thích hợp” để quy trình đủ thông tin và người sử
dụng có thể tuân thủ quy trình mà không bị nhầm lẫn.

It seems that it is very important to balance the level of
detail with the skill level of the user. Too much detail
will be confusing, and too little will be uninformative. It
is suggested that the “Appropriate Level of of Detail” is
reached when there’s sufficient for the procedure to be
followed without confusion.

Khối lượng chi tiết tối thiểu cho một quy trình cần bao
gồm các câu hỏi “cái gì” có ý nghĩa then chốt (tức là
các bước cần thiết để xác định những gì sẽ xảy ra),
các câu hỏi “như thế nào” có ý nghĩa then chốt (tức
là các bước phụ để xác định từng bước chính sẽ
được thực hiện như thế nào), và “ai”, nếu thích hợp
(tức là ai sẽ thực hiện những bước chính và bước
phụ, nếu không chỉ có một người liên quan).

The minimum amount of detail in a procedure should
include the “critical what’s” (the required steps defining
what is to happen), the “critical how’s” (the sub steps
defining how each step is to be performed), and when
applicable, the “who’s” (that is, who performs those
steps and sub steps) if more than one person is
involved.

Tính chất quan trọng được hiểu là những điều cần
thiết để người thực hiện hoàn thành thành công mục
đích của quy trình. Ở một mức độ nào đó, tính chất
quan trọng phụ thuộc vào những gì mà người thực
hiện được đào tạo, cũng như kinh nghiệm và trình độ
của anh ta/cô ta. Khi mức độ chi tiết tăng lên (theo độ
dài của tài liệu), định nghĩa “tính chất quan trọng” sẽ
được mở rộng.

Criticality is defined as that which is necessary for a
performer to be successful in accomplishing the goal of
the procedure. In part, criticality depends on the
performer’s training, experience, and education. As the
detail level increases (along with the length of the
document), the definition of criticality widens.

Đối với các SOP được viết chi tiết hoặc rất chi tiết,
các câu hỏi “như thế nào” sẽ ít hơn.

For SOPs with “high” and “fine” levels of detail, less
critical “hows” are included.

Các nguy cơ khi viết một quy trình chi tiết và rất chi
tiết bao gồm:
• Những quy trình như vậy có thể rất khó đọc và
khó áp dụng.
• Hơn nữa, các quy trình này có thể không chấp
nhận sự sai sót.
• Chỉ cần một trong số các chi tiết rất cụ thể thay
đổi, quy trình sẽ sai về mặt kỹ thuật.

Hazards exist in using high or fine levels of detail:

Do đó, thách thức ở đây là phải soạn thảo được một
tài liệu hữu ích chỉ quy định những quy trình hoặc
nhiệm vụ thật sự cần thiết.

Therefore, the challenge is to create a useful
document that defines the process or task only to the
necessary.

Mức độ chi tiết thích hợp

Appropriate Level of Detail

Tài liệu cần chi tiết hơn nếu:
• Nhiệm vụ ít khi được thực hiện
• Nhiệm vụ có nhiều người tham gia
• Nhiệm vụ chỉ cho phép sai sót nhỏ trong thực
hiện
• Nhiệm vụ có ý nghĩa quan trọng
• Đào tạo chưa toàn diện
• Ít thời gian thực hành
• Mức độ chuẩn hoá.

A higher level of detail is called for when:

Không phải tất cả các SOP đang áp dụng trong tổ
chức đều có mức độ chi tiết như nhau; điều hợp lý là
phải soạn thảo được các quy trình đáp ứng nhu cầu

Not all the SOPs in use throughout the organization
need the same level of detail; it is reasonable to write
to meet the needs of the users.













Such procedures can be hard to read and follow.
Also, they can be unforgiving:
If one of the very fine details changes, the
procedure is technically wrong.

Task is infrequently performed
Many different people are involved
Little variation in performance can be allowed
Task is critical
Training is not comprehensive
Little time to practice
Level of standardization.

5


HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

của người sử dụng.
Các khu vực hoặc phòng/ban khác nhau có thể có
những nhu cầu khác nhau. (Các tổ chức có hướng
dẫn công việc thường tập trung vào một nhiệm vụ cụ
thể và một người (hoặc vị trí công việc) cụ thể chịu
trách nhiệm về nhiệm vụ đó.

Different sites or departments may have different
needs. (Organizations that write work instructions
typically focus on a particular task and the particular
person (or job position) responsible for that task.)

Sử dụng SOP cho đào tạo

Use the SOP for Training

Mục đích và phạm vi của SOP là các yếu tố có thể hỗ
trợ đào tạo. Mục đích của SOP có thể đồng nhất với
mục đích của khóa đào tạo. Phạm vi của SOP (áp
dụng SOP ở đâu và cho ai) sẽ rất có ích khi xác định
những người cần được đào tạo.

Elements of a procedure that help with training include
the SOP’s purpose and its scope. The purpose can be
equated to the goal of a training event: The scope
(where and to whom the procedure applies) is useful in
identifying those who need to be trained.

Đánh giá khả năng đọc của người sử dụng

Assess the Users’ Reading Ability

Một số tổ chức đã tiến hành kiểm tra khả năng đọc
của nhân viên, nhưng nhiều tổ chức hoàn toàn không
có ý niệm gì về việc này.

Although some organizations have examined the
reading levels of their work force, many have no idea.

Thế chỗ cho các dữ liệu là một hướng dẫn phác thảo
về cách viết quy trình cho các bộ phận hoạt động đạt
đến bậc 7 về khả năng đọc và viết quy trình cho các
cán bộ chuyên môn với khả năng đọc từ bậc 10 đến
bậc 12.

In lieu of data, a rough guide is to write procedures
used in operational areas to a 7th-grade level and
those used by professional staff to a 10th- to 12thgrade level

Microsoft Word có các công cụ cài đặt sẵn để kiểm
tra khả năng đọc (ví dụ như công cụ cho điểm theo
bậc Flesch-Kincaid), qua đây có thể có một ý niệm
khái quát về khả năng đọc tài liệu.

Microsoft Word has built-in readability testing tools
(such as the Flesch-Kincaid grade-level score) that can
provide a rough idea of a document’s readability.

Đọc được đến điểm này trong tài liệu này sẽ đạt bậc
10 theo thang tính điểm của công cụ Flesch-Kincaid.

The Flesch-Kincaid reading grade level for this article
up to this point is 10th grade.

Để so sánh, hầu hết các tờ nhật báo được viết ở
mức độ xấp xỉ bậc 12. Câu văn ngắn gọn, từ ngữ ít
âm tiết và các đoạn ngắn, tất cả đều giúp cho quy
trình trở nên dễ đọc hơn.

For comparison, most daily newspapers are written at
approximately a 12th-grade level. Short sentences,
words with few syllables, and short paragraphs all
contribute to more readable procedures.

Xác định bố cục mô tả

Define the Description Format

Điểm cuối cùng cần cân nhắc trước khi viết là quyết
định xem quy trình sẽ được trình bày như thế nào
(bố cục của quy trình).

One last item to consider before beginning to write is to
decide what the procedural description is to look like
(the “layout” of the procedure).

Xem thêm Phụ lục A để biết thêm một số ví dụ về bố
cục của quy trình.

Please refer to appendix A which gives some
examples of procedures layouts.

Soạn thảo quy trình

Generating a Procedure

Sau khi đã hoàn thành phần mở đầu, người viết cần
biết hoặc tranh thủ sự trợ giúp của một người có kiến
thức kỹ thuật liên quan đến các nhiệm vụ hoặc quá
trình công việc sẽ được quy định trong SOP, xác
định quy trình sẽ được soạn cho ai, mức độ chi tiết
đến đâu và cách trình bày như thế nào.

With the preliminaries completed, the writer needs to
know or to enlist the assistance of a person who has
the technical knowledge required of which processes
or tasks need to be defined by SOPs and for whom
they are intended, the level of detail needed, and the
format to be used.

Ghi nhớ: Như Sholem Asch từng nói,

Remember: As Sholem Asch said,

“Viết sẽ trở nên đơn giản hơn nếu bạn có điều gì đó
để nói”.

“Writing comes more easily if you have something to
say.”

6


HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

HƯỚNG DẪN VIẾT SOP

GUIDELINES FOR WRITING SOPs

Hướng dẫn số 1 – Phác thảo quy trình

Guideline No. 1 - Draw a Procedural Sketch

Trước khi bắt đầu viết quy trình, hãy viết một bản
phác thảo bao gồm: một biểu đồ tiến trình đơn giản,
một bản mô tả vắn tắt về những gì cần làm trong
từng bước, các câu hỏi “như thế nào” có ý nghĩa
then chốt, thời điểm tiến hành các bước (“tín hiệu”),
và bất kỳ thông số kỹ thuật nào cần được đáp ứng,
các lưu ý phòng ngừa, cảnh báo hoặc các ghi chú
khác.

Before starting to write a procedure, create a sketch
that includes a simple flow chart, a telegraphic
description of what is done at each step, the critical
hows, when the step is performed (the “cue”), any
specifications that need to be met, and any warnings,
cautions, or other notes.

Từ bản phác thảo này, việc viết quy trình bằng bố
cục hoặc mẫu “chính thức” sẽ dễ dàng hơn.

From that sketch, it is easier to write a procedure using
the “official” layout or template.

Ưu điểm của việc phác thảo quy trình là những
người quen thuộc nhất với quá trình công việc hoặc
nhiệm vụ có thể làm việc phác thảo (đây là những
người được gọi là chuyên gia theo nội dung, họ có
thể sẽ ngần ngại nếu được yêu cầu viết cả một quy
trình đầy đủ).

An advantage gained by creating a procedural sketch
is that the sketch can be done by those most familiar
with the process or task - the subject matter experts
(SMEs) - who may be intimidated if asked to write a
procedure.

Khi bản phác thảo đã hoàn thành, một người có kỹ
năng viết chuyên nghiệp có thể viết cả quy trình
nhanh và dễ dàng hơn.

Once the sketch is completed, a more skilled writer
can easily and quickly write the procedure.

Hướng dẫn số 2 – Sử dụng từ ngữ có ý nghĩa chủ
động

Guideline No. 2 - Use Active Words

Khi viết SOP, sẽ phát sinh vấn đề phong cách viết:
Bạn sử dụng bao nhiêu từ? Rất khó viết những câu
kể sử dụng nhiều từ. Các hoạt động hoặc yêu cầu
thường bị che lấp mất dưới những câu kiểu này.

A style issue comes into play when writing the SOP:
How many words do you use? Narrative statements with lots of words - can be difficult to work with. Actions
or requirements are typically buried in such
statements.

Hơn nữa, khi rà soát và phê duyệt, quy trình càng
nhiều từ thì càng tạo ra nhiều vấn đề bàn cãi.

Also, when it comes time for review and approval,
more words provide more material for people to argue
over.

Cách tốt nhất là viết rõ ràng và ở thể chủ động. Cấu
trúc “vắn tắt” như trong điện tín sẽ có ích. Hầu hết
người viết đã quen với quy tắc sử dụng các động từ
chủ động để bắt đầu câu (ví dụ như “hãy tháo cái
đầu vòi phun”).

Writing in a clear, active tense is best. “Telegraphic”
wording structures are useful. Most writers are familiar
with the rule of thumb that suggests using active verbs
to begin sentences (for example, “Disassemble the
spray head”).

Các nghiên cứu chỉ ra rằng khi đọc, chúng ta thường
đọc vài từ ở đầu câu, bỏ qua đoạn giữa câu, tìm dấu
chấm câu sau đó quay trở lại đọc khoảng 3-4 từ cuối
trước dấu chấm câu.

Studies have shown that when we read, we look at the
first several words, skip over the middle, look for the
period mark, and then, going backward from the
period, read the last three to four words in the
sentence.

Điều đó cho thấy chúng ta thường hơi lười biếng khi
đọc.

That means we are usually a little lazy in our reading.

Nhưng những người viết quy trình lại lấy điều này
làm lợi thế: họ thường đặt những thông tin quan
trọng ở đầu hoặc cuối câu.

But procedure writers use that to their advantage: They
put the important information at the start or at the end
of statements

Hướng dẫn số 3 – Sử dụng các khoảng dung sai
bất cứ khi nào có thể

Guideline No. 3 - Use Ranges Whenever
Possible

Ví dụ: “Hãy điều chỉnh mức pH đến 7,5 (hoặc trong
khoảng từ 7,0 đến 7,8). Câu này cho biết khoảng
dung sai cho phép (trong ngoặc đơn) để giảm bớt sự
sai sót. Nếu sử dụng các khoảng dung sai, bạn cần

For example: “Adjust pH to a target of 7.5 (7.0 to 7.8),”
noting the allowable range in parentheses to reduce
deviations. If ranges are used, be sure that they are
consistent with the registrations, approvals, and

7


HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

chắc chắn rằng chúng thống nhất với các đăng ký,
phê duyệt và các nghiên cứu có hiệu lực.

validation studies.

Hướng dẫn số 4 – Đem đến cho người sử dụng
SOP sự linh hoạt trong trình tự các bước

Guideline No. 4 - Give SOP Users Sequence
Flexibility

Sử dụng các gạch đầu dòng thay cho số và chữ cái,
nếu thích hợp. Các số và chữ cái xác định một chuỗi
hoạt động trong đó các bước phải được thực hiện
theo đúng trình tự đó. Các gạch đầu dòng không thể
hiện thứ bậc hay trình tự.

When it is appropriate, use bullet points (?) instead of
numbers or letters. Numbers or letters indicate that a
sequence is being defined and that the steps must be
performed in that order. Bullet points indicate the
absence of hierarchy or sequence.

Một phương án thay thế khác là ghi chú trên các
bước được đánh số hoặc gạch đầu dòng (ví dụ như,
“Ghi chú: 5 bước dưới đây có thể được thực hiện
theo trình tự bất kỳ”).

An alternative is to put a note above the numbered or
bulleted steps (“Note: the following five steps can be
performed in any sequence”).

Sau khi viết xong quy trình dự thảo, và trước khi
chuyển sang giai đoạn kiểm tra chính thức, các
chuyên gia nội dung sẽ phải rà soát tài liệu một cách
cẩn thận.

Once the draft procedure is written, and before it goes
into the official review phase, SMEs should examine it
carefully.

Đôi khi, mọi người hoạt động trong các ngành khác
gọi đây là “thông qua” quy trình dự thảo, nhưng với
những người làm việc trong các cơ quan công ích
như chúng ta, việc này ít khắt khe hơn nhiều. Việc rà
soát có thể chỉ đơn giản là trình bày tài liệu dự thảo
cho những người sẽ thực hiện nhiệm vụ, hoặc bàn
luận về các bước thực hiện trong một nhóm nhỏ 3, 4
người.

Sometimes people in other industries call that
“validating” the draft procedure, but to us in the public
service, it is a much less rigorous task. It can be as
simple as showing it to others who perform the task or
talking through the steps in a small group of three or
four people.

Mục đích rà soát là bảo đảm rằng tài liệu dự thảo đã
hoàn chỉnh, chính xác và khả thi. Những bước rà
soát như thế này giúp cho giai đoạn kiểm tra chính
thức nhanh hơn.

The goal is to be sure the draft document is complete,
correct, and “doable.” Such steps make the formal
review phase faster.

Hướng dẫn số 5 – Kiểm tra và Phê duyệt

Guideline No. 5 - Review and Approval

Sau khi quy trình dự thảo được soạn xong, có thể bắt
đầu giai đoạn kiểm tra – thông thường có hai kiểu
kiểm tra.

When a draft procedure emerges from the generation
phase, it is ready for review - typically two types of
review.

Trước tiên là kiểm tra chung – một ai đó (không nhất
thiết phải là một chuyên gia về nội dung) sẽ xem tài
liệu dự thảo để đảm bảo rằng tài liệu được trình bày
đúng, nghĩa là chỉ có duy nhất một đầu đề và số hiệu,
đầy đủ các trang và phụ lục, v.v.

In inspection reviews, someone (it doesn’t have to be a
content expert) looks at the draft document to be sure
it looks right; that is, that it has a unique title and
number, all the pages and attachments are present,
and the like.

Tiếp theo là kiểm tra nội dung – việc này nhất thiết
phải có chuyên môn hoặc cơ sở kiến thức cụ thể.
Kiểm tra nội dung sẽ có sự tham gia của các
phòng/ban như phòng kiểm soát đảm bảo chất
lượng, phòng phê duyệt, phòng quản lý các vụ việc
liên quan đến luật định, và các phòng/ban khác, nếu
phù hợp.

Next comes the content review, which does require
expertise or a specific knowledge base. This would
include the quality assurance, validation, and
regulatory affairs departments and other departments
as appropriate.

Điểm mấu chốt để quá trình kiểm tra diễn ra nhanh
gọn và hiệu quả là phải đảm bảo rằng tất cả những
người kiểm tra biết rõ phong cách trình bày và mức
độ chi tiết của quy trình cũng như các nội dung cụ
thể cần xem xét trong quá trình kiểm tra. Việc ấn định
những tiêu chí đó (có lẽ là trong một Quy trình về các
quy trình) sẽ giúp giảm tối đa khả năng có điều gì đó
sai sót hoặc ai đó thích sáng tạo từ ngữ (Thêm nữa,

A key to rapid, effective reviews is to make sure all
reviewers know the style and level of detail required
and also know the specific things to look for during
their review. Having those criteria assigned (perhaps in
your “Procedure on Procedures”) minimizes the
chance that something will fall through the cracks or
that everyone will be a wordsmith. (Also, if the SOP
was written in a telegraphic fashion using fewer words,
fewer words will be worked over.)

8


HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

nếu SOP được viết vắn tắt theo phong cách điện tín
thì càng ít từ càng tốt).
Hướng dẫn số 6 – Thực hiện

Guideline No. 6 – Implementation

Trước khi có hiệu lực, những người sẽ sử dụng quy
trình cần được phổ biến và đào tạo về quy trình.

Before the effective date of a procedure, it needs to be
communicated, and training provided for, those who
will use it.

Hướng dẫn số 7 – Đảm bảo cú pháp nhất quán

Guideline No. 7 - Develop Consistent Syntax

Hãy tuân thủ các quy tắc ngữ pháp trừ phi bạn có lý
do thích đáng để không làm như vậy. Sử dụng các
câu càng ngắn càng tốt trong các bước của quy
trình. Hãy mô tả các bước này thật cô đọng nhưng
không quá vắn tắt như điện tín. Hãy sử dụng cách
chủ động. Viết các bước này bằng các động từ mệnh
lệnh nguyên thể chưa chia.

Follow the rules of grammar unless there is a very
good reason not to do so. Use sentences that are as
short as possible in steps. Write steps that are
concise, but not telegraphic. Use the active voice.
Write steps as positive commands.

Hướng dẫn số 8 – Sử dụng từ vựng trong sáng

Guideline No. 8 - Use Clear Vocabulary

Điều quan trọng là quy trình sử dụng các từ ngữ dễ
hiểu và truyền đạt đúng nghĩa, và các từ được sử
dụng nhất quán.
• Sử dụng từ ngữ thống nhất trong một quy trình
và giữa các quy trình khác nhau.
• Sử dụng các từ ngắn gọn, đơn giản và phổ thông
trong cách dùng từ chuẩn.
• Tránh dùng các từ có thể bị hiểu nhầm.
• Hạn chế sử dụng từ viết tắt và chữ cấu tạo từ
các chữ đầu từ.

It is important that procedures use words that are easy
to understand and convey correct meaning. It is also
important that words be used consistently.

Hướng dẫn số 9 – Sử dụng các đề mục có ích
• Bảo đảm rằng các đề mục tóm tắt được những
thông tin chứa trong mỗi chương.
• Sử dụng các đề mục cấp 1 cho các đoạn tóm tắt
khái quát nhất, và tăng dần mức cụ thể khi lên
đến các đề mục cấp 4.
• Sử dụng ít nhất 2 đề mục ở mỗi cấp.
• Sử dụng quy tắc ngữ pháp tương tự nhau nếu
các đề mục ở cùng cấp độ.
• Lặp lại chủ thể trong câu đầu tiên của đoạn sát
ngay sau đề mục, thay vì sử dụng một đại từ để
thay thế.
• Tránh bắt đầu đề mục bằng mạo từ hoặc một
thuật ngữ kỹ thuật được bắt đầu bằng chữ viết
thường.
• Không lặp lại chính xác mọi từ ngữ của đề mục
chính trong các đề mục phụ.
• Luôn nhớ rằng đề mục dùng để xác định những
điểm chính; đề mục có vai trò chuyển tiếp, chỉ ra
cấu trúc tổng thể của văn bản, và xác định các
chương cụ thể để đọc một cách chọn lọc.

Guideline No. 9 - Write Useful Headings
• Make sure that the headings summarize the



Use words
procedures.



Use short, simple words that are common in
standard usage.




Avoid words that may be misunderstood.

consistently

within

and

among

Restrict the use of abbreviations and acronyms.

information discussed within a section.



Use level-one headings for the broadest
summaries, and become more specific as you
progress to level-four headings.




Use at least two heads at each level.



Repeat the subject in the first sentence of the
paragraph following a head, rather than using a
pronoun to represent it.



Avoid starting headings with articles or with a
technical term that begins with a lowercase letter.



Don't repeat the exact text of higher-level
headings in subheads.



Always remember that headings identify key
points, serve as transitions, show the overall
structure of the document, and identify specific
sections for selective reading.

Use parallel grammar when writing headings at
the same level.

9


HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

PHỤ LỤC A – VÍ DỤ VỀ MỘT QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
Quy trình tác nghiệp chuẩn (SOP)

Tên quy trình

Kiểm soát việc lưu trữ tài liệu đào tạo về Vận
hành và Bảo dưỡng

Mã, số hiệu & số bản của quy trình

AM-OM-TR/ No. 22 / Vers. 1

Người soạn thảo: ………….

Ngày: 17/5/2004

Người phê duyệt: ……………

Ngày: 25/5/2007

Người hiệu đính cuối cùng: …………….

Ngày:

Người thực hiện:

Ông Hùng

Người giám sát:

Ông Phương

Ngày bắt đầu quy trình:

1/7/2007

Tuyên bố chính sách:
SOP này giải quyết các yêu cầu nêu trong Điều 64, Chính sách Đào tạo số 14 năm 1987)

Phạm vi áp dụng:
(Tất cả các nhân viên thuộc phòng đào tạo, đặc biệt là người lưu trữ tài liệu đào tạo)

Mục tiêu thực hiện:
(Khi thực hiện chính sách này, người lưu trữ tài liệu đào tạo sẽ có khả năng thực hiện quy trình
và lưu trữ toàn bộ tài liệu đào tạo do phòng đào tạo lập để sử dụng và chỉnh sửa sau này).

Các chỉ số kết quả:
Tất cả các tài liệu được trình bày bằng cả hai thứ tiếng để lưu trữ, và tất cả các cuộc họp đều có phiên dịch
phục vụ rõ ràng).

Cơ sở để lập quy trình:
Có 3 nhà thầu, mỗi nhà thầu ở một thành phố, và theo hợp đồng, mỗi nhà thầu đều phải đào tạo
đầy đủ về Vận hành và Bảo dưỡng, đồng thời cung cấp sổ tay vận hành bảo dưỡng cho tất cả
mọi nhà xưởng và thiết bị mà họ sẽ xây dựng, lắp đặt và bàn giao. Điều quan trọng là chúng ta
phải có được các tài liệu đào tạo này và lưu trữ chúng một cách an toàn và dễ truy cập để sau
này đào tạo các nhân viên mới và đào tạo lại các nhân viên cũ).

10


HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

Quy trình

1

Tất cả các thư từ và tài liệu sẽ được gửi trực tiếp đến
phòng đào tạo và chuyển thẳng cho Nhân viên kiểm soát
tài liệu (gọi tắt là MCP)

2

Ngay khi nhận được tài liệu, MCP sẽ đánh số tài liệu và ghi
vào danh mục các tài liệu được soạn thảo cho mục đích
đào tạo Vận hành và Bảo dưỡng)

3

Sau đó MCP sẽ điền thông tin vào hai phiếu tài liệu, một
phiếu được đính kèm với tài liệu và phiếu kia được để vào
tập hồ sơ kiểm soát tài liệu đang sử dụng.

4

Hai phiếu tài liệu này phải giống nhau.

5

Tiếp đó, MCP sẽ chuyển tài liệu và các phiếu tài liệu cho
người có trách nhiệm nhận xét, người này phải ký vào cả
hai phiếu tài liệu.

6

Ngay sau khi người nhận xét đã đọc xong tài liệu và viết ra
các nhận xét của mình cũng như kiến nghị các thay đổi,
hoặc chấp nhận rằng tài liệu đã đủ điều kiện để được phê
duyệt, tài liệu sẽ được trả lại cho MCP cùng với hai phiếu
tài liệu đã được ký.

7

Nếu như phải sửa đổi, tài liệu sẽ được MPC chuyển trả lại
cho người viết (xem tiếp bước 9)

8

Nếu được đánh giá là bản chính thức, tài liệu sẽ được
MPC chuyển lên cho Giám đốc PMU phê duyệt.

9

As a follow on to no 7 above
Ngay sau khi người viết đã thực hiện các sửa đổi cần thiết,
tài liệu sẽ được chuyển trả lại cho MCP để đưa cho người
nhận xét kiểm tra. Lưu ý rằng quy trình nhận xét, sửa đổi
và kiểm tra sẽ tiếp tục lặp lại cho đến khi người nhận xét
vừa ý và chấp nhận rằng tài liệu đã đủ tiêu chuẩn để trình
duyệt.

10

Ngay khi người nhận xét cảm thấy rằng tài liệu đã sẵn
sàng để được duyệt, tài liệu sẽ được chuyển cho MCP ký
và trình lên Giám đốc PMU xem xét phê duyệt.

11

Ngay sau khi tài liệu được phê duyệt, MCP sẽ lấy tài liệu
và chuyển một bản sao lại cho người viết để biết thông tin,
bản gốc sẽ được lưu để sau này các cán bộ của phòng
đào tạo có thể sử dụng, tham khảo cho mục đích theo dõi
đào tạo.

Chèn sơ đồ luồng vào
đây

11


HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

ATTACHMENT A – EXAMPLE OF A STANDARD OPERATING PROCEDURE

Standard Operation Procedure (SOP)

Name of procedure

Control of O&M Training Documentation

Code, number & version of procedure

AM-OM-TR/ No. 22 / Vers. 1

Originated by: ………….

Date: May 17, 2007

Approved by: ……………

Date: May 25, 2007

Last Revised by: …………….

Date:

To be followed by:

Mr. Hung

Supervisor:

Mr. Phuong

Date procedure commences:

July 1, 2007

Policy statement:
This SOP addresses the requirements of clause 6 of the Training Policy no. 4 of 2006

Scope:
All staff in the training unit and in particular the training documentation person

Performance Objective:
Once this policy has been implemented, the training documentation person will be able to accept
and archive all training documentation held by the unit for future use and revision.

Performance Indicator:
All documentation will be numbered, safely stored and easily recovered.

Rationale:
There are 3 contractors, one in each of the thee cities and each is required by their contract
to provide full Operations and Maintenance training, and manuals for all of the plant and
equipment that they will construct, install and hand-over. It is important that this
documentation is received and archived in a safe and easy accessible manner for future
training of new staff and refresher training of existing staff

12


HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN
GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

Process
1

All correspondence and materials will be directly sent to the
training unit and given directly to the Materials Control
Person. (hereafter called MCP)

2

The MCP will immediately on receipt assign the document
a discrete number and list it in the document inventory
(specially prepared for O&M training)

3

The MCP will then fill out two document records, one to be
attached to the document and one to be placed in the
running document control file.

4

The two documents will always be kept so that they are
identical.

5

The MCP will then take the document and the document
records to the relevant commentator for immediate action,
and that person will sign both document records

6

Once the commentator has read the document and made
written comments, and recommendations for revision, or
agreed that it is in a state to be further approved, the
document will be returned to the MCP, and both record
sheets signed.

7

If the document needs further revision it will be returned to
the originator by the MPC, (go to 9)

8

If the document is considered to be in its final format then it
is to be taken by the MCP, to the Director of the PMU for
approval.

9

As a follow on to no 7 above
Once the originator has made the necessary revisions then
document will be returned to the MCP, who will return it to
the commentator for checking. Note - this cycle of
comments and revision and checking, will continue until the
commentator is satisfied that the document is of a sufficient
standard to be forwarded for approval.

10

Once the commentator feels that the document is ready for
approval it will, be returned to the MCP signed for and
taken to the director of the PMU for approval.

11

Once the document has been approved it will be collected
by the MCP and a copy sent to the originator for
information, the original will be filed for future reference and
use by the staff of the training unit for monitoring.

Insert
FLOW CHART

13



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×