Tải bản đầy đủ

kỹ thuật tổ chức và điều hành công sở

A- KẾ HOẠCH BÀI GIẢNG
1. Tên bài giảng: “BÀI 8: KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Ở CƠ SỞ”
2. Thời gian giảng: 04 tiết (mỗi tiết 45 phút)
3. Đối tượng người học: Cán bộ Đảng, Chính quyền, Đoàn thể ở cơ sở (Lớp
TCLLCT-HC)
4. Mục tiêu
a. Về kiến thức:
- Cung cấp cho học viên những vấn đề chung về công sở và điều hành công sở
như: khái niệm, mục tiêu, yêu cầu, nguyên tắc, nhiệm vụ của điều hành công sở
- Giúp cho học viên nắm vững những kỹ năng cơ bản trong kỹ thuật điều hành
công sở ở cơ sở (từ việc kế hoạch hóa công việc; thiết kế và phân công công việc; tổ
chức và điều hành cuộc họp; phối hợp trong quản lý và kiểm soát công việc)
b. Về kỹ năng
Học viên sau khi nghiên cứu và nắm chắc những vấn đề nêu trên, liên hệ với
thực tiễn và vận dụng những kiến thức đã học vào thực hiện có hiệu quả hoạt động
điều hành công sở ở địa phương, cơ quan, đơn vị - nơi các đồng chí công tác.
c. Về thái độ
- Học viên nghiên cứu giáo trình trước khi lên lớp và có ý thức, sôi nổi, nhiệt
tình trong xây dựng bài, thảo luận nhóm; ghi chép bài đầy đủ và nghiên cứu các tài
liệu tham khảo bổ sung kiến thức cho bài học
- Học viên chủ động tiếp thu và nhận thức rõ tầm quan trọng của bài học.

C- NỘI DUNG BÀI GIẢNG:
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ
1. Một số khái niệm
a) Khái niệm công sở:
Hiện nay, thuật ngữ công sở được sử dụng phổ biến trong khoa học quản lý ở
Việt Nam hiện nay với các nghĩa khác nhau trong từng trường hợp khác nhau.
- Cách hiểu thứ nhất: Công sở được hiểu là trụ sở của cơ quan Hành chính Nhà
nước: Với cách hiểu này thì công sở là thuật ngữ để chỉ khía cạnh vật chất, địa điểm
hoạt động của cơ quan tổ chức, nơi mà hoạt động công vụ được tiến hành hoặc nơi
mà dịch vụ công được cung cấp.
Điều 1 trong Quy chế Quản lý công sở các CQHCNN (Ban hành kèm
theo Quyết định số: 213/2006/QĐ-TTg ngày 25/9/2006 của TTCP) Công sở:
“là nơi làm việc của các CQHCNN, bao gồm: nhà làm việc và các công trình
phục vụ hoạt động của cơ quan trong khuôn viên đất của công sở đó”.
Khoản 1 điều 70, Luật CB, CC 2008 quy định: “Công sở là trụ sở làm
việc của cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị 1


xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập, có tên gọi riêng, có địa chỉ cụ thể, bao gồm
công trình xây dựng, các tài sản khác thuộc khuôn viên trụ sở làm việc”. 
Theo quy định của Luật này thì công sở là 1 trong 4 điều kiện đảm bảo thi
hành công vụ (công sở, nhà công vụ, trang thiết bị làm việc, phương tiện đi lại
để thi hành công vụ).
- Cách hiểu thứ 2: Công sở được dùng để thay thế thuật ngữ cơ quan (cụ thể là
CQHCNN), là 1 dạng tổ chức trong xã hội được thành lập theo Luật định nhằm thực
hiện chức năng QLNN phục vụ công.
Thông thường khi xác định nhiệm vụ của các công sở trong việc xây dựng văn
hóa công sở thì thuật ngữ công sở được hiểu theo cách thứ 2 này. Với cách hiểu
này thuật ngữ công sở được dùng để phân biệt với tư sở (cơ sở tư nhân - doanh
nghiệp, xí nghiệp và các tổ chức khác trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh).
Như vậy, khác với cách hiểu thứ nhất (gắn với khía cạnh vật chất), công sở
theo nghĩa này được hiểu và sử dụng với ý nghĩa liên quan đến chính quyền
nhà nước, đến sử dụng quyền lực Nhà nước (quyền lực công).
 Đưa ra khái niệm: Công sở là địa điểm hoạt động hay còn gọi là trụ sở
của cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội, nơi tiến hành các
hoạt động công vụ hoặc dịch vụ công. Đó là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực
tiếp của Nhà nước để tiến hành một công việc chuyên ngành của Nhà nước
 Phân tích khái niệm: Công sở thực chất là 1 loại tổ chức đặt dưới sự quản
lý trực tiếp của Nhà nước để thực hiện nhiệm vụ do Nhà nước quy định. Do đó, công
sở vừa có điểm giống nhau, vừa có điểm khác nhau với tổ chức, cơ quan nói chung.


Ví dụ: Ủy ban nhân dân xã là nơi làm việc của đội ngũ cán bộ, công
chức cấp xã, nơi tiến hành các hoạt động quản lý hành chính nhà nước ở cơ sở
theo thẩm quyền được phân cấp. Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của UBND xã
được quy định tại Luật TC Chính quyền địa phương (điều 31 và điều 35)
Xét về mặt nội dung công việc, hoạt động của công sở nhằm thỏa mãn các lợi
ích chung của cộng đồng hoặc phục vụ cho hoạt động thực hiện quyền lực Nhà nước.
Do đó, Nhà nước phải trực tiếp quản lý và kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo cho
quyền lực đó được thực hiện 1 cách đúng đắn.
Xét về hình thức tổ chức, công sở là 1 tập hợp có cơ cấu tổ chức, có trụ sở, có
phương tiện vật chất kỹ thuật và nguồn nhân lực được nhà nước bảo đảm để thực
hiện nhiệm vụ của mình
Xét về phương diện pháp lý, công sở là một pháp nhân, được sử dụng quyền
lực Nhà nước để thực thi công vụ theo quy định của pháp luật.
Phát vấn: Thế nào là Pháp nhân? Khoản 1 Điều 74, BLDS 2014. Quy
định 1 tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có đủ các điều kiện sau đây:
2


 Được thành lập theo quy định của Bộ luật này, luật khác có liên
quan;
 Có cơ cấu tổ chức
 Có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách
nhiệm bằng tài sản của mình;
 Nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập.
* Phân loại công sở: Thông thường công sở thường được phân chia dựa
trên các tiêu chí phổ biến sau đây:
- Dựa vào tính chất và nội dung hoạt động của công sở: gồm 2 loại
+ Công sở hành chính: UBND, sở, phòng, ban…
+ Công sở sự nghiệp: Trường học, bệnh viện…
- Dựa trên phạm vi hoạt động của công sở: gồm 3 loại
+ Công sở trung ương: Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ
+ Công sở TW đóng ở địa phương: Thuế, Kho bạc, Hải quan…
+ Công sở địa phương: UBND các cấp, CQ chuyên môn thuộc UBND
- Dựa vào thẩm quyền của công sở: gồm 2 loại
+ Công sở thẩm quyền chung: Chính Phủ, UBND các cấp
+ Công sở thẩm quyền riêng: Bộ, cơ quan ngang bộ, các Vụ, Viện, các Sở, ban
ngành, các Phòng, ban chuyên môn thuộc UBND các cấp.
b) Khái niệm điều hành công sở:
Điều hành công sở là hoạt động đảm bảo cho CB, CC thuộc quyền thực hiện
đúng và hiệu quả các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
* Khái niệm: Điều hành công sở là những hoạt động điều hòa phối hợp
giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị trong một công sở để hướng đến thực hiện
nhiệm vụ chung của công sở hoặc giải quyết một hoạt động cụ thể.
* Phân tích khái niệm:
+ Chủ thể của điều hành công sở là các cá nhân hoặc bộ phận giữ vai trò
lãnh đạo quản lý trong công sở. Cá nhân đó có thể là người đứng đầu công sở, cấp
phó của người đứng đầu hoặc là người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, bộ phận
bên trong công sở…
+ Điều hành công sở là những hoạt động được tiến hành trong công sở bao
gồm: lập kế hoạch; phân công công việc; tổ chức và điều hành cuộc họp; điều
hòa, phối hợp, chỉ đạo hoạt động; kiểm soát việc thực hiện…
+ Mục đích của điều hành công sở là nhằm kết nối, phối hợp chặt chẽ hoạt
động giữa các cá nhân các phòng, ban, các tổ chức, đơn vị trực thuộc để tạo ra sự
liên tục trong hoạt động của công sở với nhau hướng tới mục tiêu chung.
2. Mục tiêu của điều hành công sở:
Gồm 4 mục tiêu
3


- Một là: Điều hành công sở nhằm mục tiêu hiện thực hóa các chủ
trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
- Hai là: Điều hành công sở nhằm mục tiêu tạo ra nề nếp làm việc
khoa học.
- Ba là: Điều hành công sở nhằm mục tiêu góp phần nâng cao năng
suất lao động trong công sở.
- Bốn là: Điều hành công sở nhằm mục tiêu thực hiện có hiệu quả
quá trình cải cách nền hành chính nhà nước.
3. Yêu cầu của điều hành công sở.
Có 2 yêu cầu
* Thứ nhất: Điều hành công sở phải tuân thủ những quy định trong các văn
bản pháp luật hiện hành. Đó là những quy định về thẩm quyền và trách nhiệm
quản lý; quy chế làm việc, quy tắc ứng xử của CB,CC; về chế độ kiểm tra, báo cáo,
kiểm soát công vụ, chế độ quản lý tài chính…
* Thứ hai: Điều hành công sở phải tuân thủ Quy chế làm việc trong công sở
Quy chế làm việc của công sở là hệ thống các quy định cụ thể về chức năng,
nhiệm vụ quyền hạn của các cá nhân và thành viên trong công sở, cách thức phối
hợp và 1 số chế độ công tác quan trọng nhằm xây dựng và duy trì một chế độ làm
việc khoa học hướng tới đạt hiệu quả công việc tối ưu.
4. Nguyên tắc điều hành công sở.
Các nguyên tắc tổ chức và hoạt động của công sở được thực hiện nhằm giúp
cho việc tổ chức công việc một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả
a) Nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò của tập thể, đề cao trách
nhiệm cá nhân
- Khoản 1, điều 8, HP2013 quy định: “Nhà nước được tổ chức và hoạt động
theo Hiến pháp và pháp luật, quản lý xã hội bằng Hiến pháp và pháp luật, thực
hiện nguyên tắc tập trung dân chủ”. Như vậy, tập trung dân chủ là nguyên tắc
hiến định trong tổ chức và hoạt động của Bộ máy nhà nước.
- Phát huy vai trò của tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân tức là khi tập thể
đã bàn bạc, phát huy dân chủ, đã thảo luận và đi đến kết lận, ra nghị quyết của tập
thể thì phải thi hành cho nhanh, cho đúng, cho kịp, phải có người chỉ huy, điều
khiển trong việc thi hành.
b. Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức cấp trên, dưới sự
giám sát của Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân.
- Để tạo sự thống nhất trong hoạt động quản lý, cơ quan nhà nước ở trung ương
và cơ quan nhà nước cấp trên quyết định những vấn đề cơ bản, quan trọng về chính
trị, kinh tế, văn hoá, xã hội (thể hiện dưới hình thức chủ trương, đường lối, chính
4


sách, các quy định chung) để cấp dưới triển khai cụ thể. Do đó, các cơ quan nhà nước
ở địa phương và các cơ quan cấp dưới phải phục tùng, chấp hành sự chỉ đao, điều
hành cơ quan nhà nước trung ương và các cơ quan cấp trên.
- Trong thi hành nhiệm vụ, công vụ, cơ quan, tổ chức và cá nhân có thẩm
quyền sẽ được trao những quyền lực nhất định và do đó đòi hỏi phải có cơ chế kiểm
soát quyền lực, để đảm bảo cho hoạt động điều hành công sở được tiến hành theo
đúng khuôn khổ của pháp luật. Như vậy, điều hành công sở phải đặt dưới sự giám sát
của Quốc Hội, HĐND, MTTQ và các tổ chức đoàn thể nhân dân.
c. Giải quyết các công việc phải theo đúng pháp luật, thẩm quyền, phạm vi
trách nhiệm; bảo đảm công khai, dân chủ, minh bạch; liên tục, kịp thời; hiệu quả
tối ưu, theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định.
Trong thực hiện nguyên tắc này cần lưu ý 03 nội dung sau:
* Giải quyết các công việc phải theo đúng pháp luật, thẩm quyền, phạm vi
trách nhiệm (tức là phải đảm bảo nguyên tắc pháp chế XHCN)
Pháp chế = Tuân thủ PL 1 cách nghiêm chỉnh; triệt để; chính xác. Pháp
chế là một trong những phương pháp quản lý nhà nước đối với xã hội. Pháp
chế yêu cầu tất cả các cơ quan, tổ chức, công dân đều phải chấp hành nghiêm
chỉnh Hiến pháp và pháp luật, phải đấu tranh phòng tranh phòng chống các vi
phạm Hiến pháp và pháp luật.
Nguyên tắc này được thể hiện ở 2 khía cạnh:
- HĐ của công sở phải được tiến hành trên cơ sở tuân theo quy định của
PL. Việc tuân thủ pháp luật nhằm để đảm bảo được pháp chế, kỷ luật công sở, lợi
ích hợp pháp của mọi thành viên trong công sở. Khi tiến hành các hoạt động quản
lý, CB,CC phải chịu trách nhiệm trước PL về hành vi và quyết định của mình.
Ví dụ: Đối với chủ tịch UBND xã, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại điều
36, Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015.
- Đòi hỏi có sự phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm
của từng cá nhân, đơn vị trong công sở. Đồng thời, thường xuyên tiến hành công
tác kiểm tra, thanh tra việc chấp hành PL trong quá trình thực thi công vụ.
Ví dụ: trong quy chế hoạt động cử công sở phải phân công trách nhiệm cụ thể
tập thể, từng thành viên (Giám đốc làm gì; phó giám đốc làm gì? Trưởng
phòng làm gì? công chức chuyên môn làm gì?... )
* Đảm bảo công khai, dân chủ, minh bạch
Ví dụ: mọi thành viên công sở phải được biết về nhiệm vụ của mình, của nơi
mình đang làm việc, công khai về các thủ tục hành chính…
Công khai, dân chủ, minh bạch trong hoạt động điều hành công sở nhằm
đảm bảo dân biết, dân bàn, dân kiểm tra. Mục đích của nguyên tắc này là làm cho
5


mọi quyết định được đưa ra trong quá trình điều hành công sở có tính nhất quán,
tập hợp được trí tuệ của tập thể nhằm đảm bảo cho quyết định quản lý được ban
hành đúng đắn, đảm bảo dân chủ và có tính khả thi cao; tạo điều kiện cho công sở
phản ứng kịp thời với những thay đổi trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ
chung; thuận lợi cho hoạt động phối hợp công tác giữa các thành viên, các bộ
phận của công sở; hạn chế tính quan liêu, cục bộ trong công sở.
* Đảm bảo tính liên tục, kịp thời
Biểu hiện của tính liên tục thể hiện trong quan hệ quản lý điều hành các
thông tin, mệnh lệnh được truyền đạt kịp thời, nhanh chóng; các mệnh lệnh quản
lý không bị gián đoạn và được theo dõi chặt chẽ. Công việc trong công sở và từng
bộ phận trong đó được thực hiện liên tục không bị bỏ dở, các bộ phận gắn bó, hỗ
trợ lẫn nhau. Công sở phải được thường xuyên tiến hành các hoạt động kiểm tra,
đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của cá nhân, của các bộ phận chức năng, đảm
bảo thực hiện tốt, đúng tiến độ đối với khối lượng công việc được giao.
* Đạt được hiệu quả tối ưu.
Điều hành công sở không chỉ là việc ban hành và triển khai thực hiện
đường lối, chính sách, mà còn là việc kiểm tra và đánh giá hiệu quả của đường
lối, chính sách đó. Việc đánh giá hoạt động điều hành công sở phải được tiến
hành tổng thể, toàn diện và khoa học nhằm đem lại hiệu quả quản lý tối đa. Điều
hành công sở hiệu quả chính là tối ưu hóa các nhiệm vụ, phân bổ trách nhiệm
phù hợp với năng lực, sở trường, vị trí công tác sao cho đạt được kết quả cao nhất.
d. CB, CC phải sâu sát cơ sở, lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý
thức học tập nâng cao trình độ lãnh đạo, quản lý phù hợp với văn hóa – đạo đức
công vụ, làm cho hoạt động quản lý ngày càng chính quy, hiện đại.
* CB, CC phải sâu sát cơ sở, lắng nghe ý kiến đóng góp của ND. Nhà nước ta
là nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của Nhân dân, do Nhân dân và vì Nhân dân.
Nền hành chính là nên hành chính phục vụ, CB,CC là công bộc của nhân dân. Do đó
trong quá trình thi hành công vụ CBCC phải sâu sát với cơ sở, phải lắng nghe ý kiến
của nhân dân, chịu sự giám sát của nhân dân.
* Có ý thức học tập nâng cao trình độ lãnh đạo, quản lý phù hợp với văn
hóa – đạo đức công vụ, làm cho hoạt động quản lý ngày càng chính quy, hiện đại
Điều hành công sở là các hoạt động được tiến hành bởi đội ngũ CB, CC có thẩm
quyền. Do đó CB, CC cần phải không ngừng học tập, rèn luyện, tu dưỡng về đạo đức,
không ngừng học tập nâng cao trình độ về mọi mặt nhằm trang bị kiến thức chuyên
môn, nghiệp vụ và đạo đức công vụ để có những ứng xử cho phù hợp với văn hóa và
đạo đức công vụ.

6


 Neo chốt: Các nguyên tắc cơ bản trên vừa có tính độc lập, vừa có mối
quan hệ tương tác với nhau. Chẳng hạn khi thực hiện công khai đồng thời phải
đảm bảo tính liên tục để thuận tiện cho quá trình kiểm tra, giám sát; đảm bảo
phân công công việc cụ thể, rõ ràng sẽ là cơ sở đảm bảo việc công khai, minh
bạch, dân chủ, và đạt được hiệu quả cao trong điều hành công sở…
5. Nhiệm vụ của điều hành công sở.
a. Cơ sở để xác lập nhiệm vụ:
- Cơ sở pháp luật:
Do công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Nhà nước để tiến
hành một công việc chuyên ngành của Nhà nước nên việc thành lập một công sở phải
thông qua việc ban hành các văn bản pháp luật của Nhà nước, đồng thời thông qua
các văn bản pháp luật đó Nhà nước cũng quy định một cách rõ ràng chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của các công sở.
- Cơ sở thực tiễn:
Bên cạnh các quy định chung của pháp luật, công sở cũng có những quy định
riêng phù hợp với hoạt động cụ thể của mình. Hoạt động của công sở phải phù hợp
với tình hình thực tế của từng địa phương, tức là phù hợp với mọi mặt kinh tế, chính
trị, xã hội của mỗi địa phương.
Ví dụ: Quy định cụ thể trong quy chế hoạt động của UBND: Trên địa bàn có 1
bộ phận dân tộc thiểu số sinh sống thì để phù hợp với tình hình của địa phương thì
UBND các Huyện này phải tổ chức một bộ phận tiếp dân với những cán bộ có khả
năng giao tiếp với nhân dân.
b. Nhiệm vụ của điều hành công sở: gồm 11 nhiệm vụ (GT-193)
- Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch hoạt động
- Xây dựng và vận hành 1 cơ cấu tổ chức hợp lý
- Quản lý công vụ và phối hợp hoạt động:
Hoạt động công vụ của công chức rất đa dạng, có thể diễn ra ở trong
hoặc
- Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên
- Giám sát và kiểm tra hoạt động của cá nhân và đơn vị.
- Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin quản lý; tổ chức hoạt động giao
tiếp trong nội bộ công sở và với bên ngoài, đặc biệt là hoạt động tiếp công dân.
- Quản lý và thực hiện việc sử dụng ngân sách:
- Cung cấp điều kiện vất chất cho thực thi.
- Bảo vệ chính trị nội bộ; an toàn và an ninh trật tự trong công sở.
- XD văn hóa công sở tích cực và XD công sở thành 1 tổ chức học tập.

7


- Tham gia nghiên cứu, xây dựng và đóng góp cho việc hoàn thiện hệ thống
chính sách công, đặc biệt là các chính sách có liên quan trực tiếp đến ngành và
lĩnh vực mà công sở hoạt động
III. NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH
CÔNG SỞ CỦA CHÍNH QUYỀN CƠ SỞ
1. Kế hoạch hóa công việc
Hoạch định là 1 trong 4 chức năng thiết yếu và nền tảng của quản trị. Nó
bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện
thích hợp để đạt được mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là kế hoạch, 1 văn
bản được ghi chép rõ ràng và xác định những hành động cụ thể mà 1 cơ quan,
tổ chức phải thực hiện.
Có câu nói rằng không lập kế hoạch chính là lập kế hoạch cho thất bại.
Vậy thì tại sao việc lập kế hoạch lại quan trọng đến như vậy? Có thể khẳng
định rằng, không thể tổ chức công việc của cơ quan, công sở một cách nề nếp
nếu không có kế hoạch khoa học. Đây là sự xác định mục tiêu cụ thể cần đạt
được và những bước đi cần thiết để đạt đến mục tiêu đó. Đề cao công tác lập
kế hoạch là một đặc trưng quan trọng của quản lý hiện đại. Nó giúp các nhà
lãnh đạo, quản lý giảm đến mức tối đa các bất trắc, tập trung lực lượng để thực
hiện tốt các mục tiêu đã định và kiểm tra hoạt động của cơ quan, công sở một
cách thuận lợi, có căn cứ.
- Kế hoạch là phương án tổ chức các công việc trong quá trình hoạt động
của tổ chức, do đó lập kế hoạch là xác định các mục tiêu, nội dung và khối lượng
công việc cụ thể cần đạt được, phương pháp, những bước đi cần thiết và thời hạn
thực hiện để đạt được mục tiêu đó.
- Có thể nói kế hoạch chính là xương sống, là trụ cột của một cơ quan, tổ
chức. Do vậy, việc lập kế hoạch cần phải bảo đảm được các yếu tố: cụ thể, chi tiết;
thiết thực, kịp thời; phù hợp với năng lực cán bộ, mục tiêu hoạt động của CQ; có
sự thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và có tính khả thi.
- Xây dựng kế hoạch giúp nhà quản lý giảm đến mức tối rủi ro bất trắc xảy
ra trong quá trình thực hiện công tác. Điều chỉnh phù hợp thời gian làm việc của
cơ quan. Tiết kiệm kinh phí hoạt động tạo ra sự đồng thuận cao trong tổ chức.
Làm cơ sở nâng cao trách nhiệm từng cá nhân. Giúp kiểm tra giám sát tổ chức tốt
hơn đưa tổ chức vào làm việc một cách khoa học nề nếp.
* Để lập 1 bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, bạn có thể dùng
phương pháp tư duy 5W1H2C5M (trước đây chỉ đề cập đến phương pháp
5W1H). Cụ thể:
8


- Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why)
- Xác định nội dung công việc (What)
- Xác định thời gian, địa điểm, đối tượng thực hiện (When,
Where, Who)
- Xác định cách thức thực hiện (How)
- Xác định phương pháp kiểm soát (Control, check)
- Xác định nguồn lực thực hiện (man – nhân lực; money – tiền;
material – nguyên liệu, tài liệu; machine - công nghệ, máy móc;
method – phương pháp)
Ví dụ: Xây dựng kế hoạch giám sát của HĐND xã: Để thực hiện
chức năng của HĐND và kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ
của cơ sở, đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu đã đề ra; xác định
thành phần tham gia đoàn giám sát; xác định đối tượng chịu trách nhiếm
báo cáo trước Đoàn giám sát; hình thức báo cáo; địa điểm, thời gian;
phương pháp (nghe báo cáo)…
* Phương pháp xây dựng kế hoạch: Để xây dựng kế hoạch cần phải
quan nhiều bước. Những bước thường gặp nhất là:
Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu của việc lập kế hoạch, xác định thời
gian lập kế hoạch thời gian nào bao lâu? lúc nào? vấn đề cân giải quyết trước
tiên. Khối lượng công việc cần hoàn thành chuẩn bị cần những gì?...
Bước 2: Thu thập đầy đủ các dữ liệu cho công việc dự định sẽ làm hoặc
cho toàn bộ các hoạt động của CQ, công sở từ đó đưa ra những dự định ban
đầu về KH.
Bước 3: Xác định n/dung, nhân sự cho KH tìm nhân sự thực hiện công
việc.
Bước 4: Xác định mục tiêu kế hoạch
Bước 5: Xây dựng KH,các phương án để thực hiện kế hoạch có hiệu
quả.
Bước 6: Thảo luận và thu thập ý kiến của các CB, CC liên quan để hình
thành kế hoạch; xác định mục tiêu các vấn đề cần thiết phải gq để thực hiện kế
hoạch, các phương pháp hành động.
Bước 7: Đánh giá chỉnh sửa, hoàn thành kế hoạch.
Bước 8: Thông qua kế hoạch, kiểm tra lại lần cuối tinh khả thi của kế
hoạch.
Bước 9: Tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát bổ sung, đánh giá
kết quả KH.
Tổ chức hoàn thành kế hoạch là khi đã hoàn thành được 100% kế hoạch
được giao trở lên đạt hiệu quả kinh tế cao. Ngược lại nếu có ít nhất 1 chỉ tiêu
9


đạt dưới 100% kế hoạch và hiệu quả kinh tế thấp thì tổ chức đó không hoàn
thành kế hoạch. Cấp nào giao kế hoạch cho đơn vị, bộ phận cá nhân thì cấp đó
xét duyệt và quyết định công nhận kết quả thực hiện kế hoạch.
2. Thiết kế và phân công công việc
Công việc là tổng hợp những việc cần phải làm để đạt được những kết
quả cụ thể. VD: Viết báo cáo: cần thu thập thông tin, lập đề cương, viết bản
thảo, chỉnh sủa bản thảo… có được 1 bản báo cáo hoàn chỉnh
Để thiết kế công việc trước hết phải đánh giá , phân tích công việc hiện tại. Khi
đã thiết kế xong công việc thì mới tiến hành phân công công việc
* Phân tích công việc: là quá trình xem xét một cách toàn diện và có hệ
thống nội dung của từng công việc đề ra để xác định cách thức giải quyết tối ưu
nhằm mang lại hiệu quả cao cho hoạt động của công sở. Qua đó nhằm làm sáng
tỏ tính chất, nội dung, nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc trong mối tương
quan với chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy để có thể chọn đúng người
phù hợp với công việc.
Là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá 1 cách có hệ thống thông tin
quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ
bản chất của công việc.
Phân tích công việc là hoạt động xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ
năng theo yêu cầu của công việc làm cơ sở cho quản lý nhân sự nhằm thực
hiện công việc 1 cách tốt nhất.
Sản phẩm của phân tích công việc là Bản mô tả công việc; Bản tiêu
chuẩn thực hiện công việc và Bản tiêu chuẩn nhân sự đảm nhận công việc.
Trên thực tế có thể gộp chung vào 1 bản Mô tả công việc.
* Thiết kế công việc : là việc phân chia các loại công việc lớn, nhỏ sao cho
hợp lý, là việc xác định phương pháp làm việc, thời gian làm việc (nghỉ ngơi), yêu
cầu đào tạo, trang thiết bị cần thiết và sự thay đổi nơi làm việc.
Thiết kế công việc là cách mà một loạt các công việc, hoặc một công
việc trọn vẹn được thiết lập. Như vậy có thể thấy rằng thiết kế công việc là việc
phân chia sắp xếp các loại công việc lớn nhỏ sao cho hợp lí. (Đây là một quá
trình xác định nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm cụ thể của cán bộ công chức
trong viêc thực thi công vụ).
- Phương pháp thiết kế công việc:
Để thiết kế các công việc một cách hợp lí, tạo điều kiện nâng cao năng
suất lao động quản lí, có thể AD nhiều phương pháp khác nhau. Các phương
pháp thiết kế thường gặp là:

10


+ Thiết kế công việc theo dây chuyền: Một nhiệm vụ được chia làm
nhiều công việc liên quan tới nhau như một sợi dây chuyền có nhiều mắt
xích.
+ Thiết kế công việc theo nhóm: Đây là cách thiết kế công việc mà khi
đề ra đòi hỏi phải có 1 tập thể cùng tham gia thực hiện, nhưng mỗi người
trong nhóm chỉ thực hiện 1 phần công việc, giúp hoàn thành công việc
nhanh chóng.
+ Thiết kế công việc theo từng cá nhân
Trong công sở có nhiều công việc, các công việc độc lập giao cho từng
cá nhân phụ trách.
- Khi thiết kế công việc phải đảm bảo:
+ Không có chức năng nhiệm vụ nào không có tổ chức hoặc không có
người nào đảm nhiệm; không được bỏ sót nhệm vụ nào của tổ chức.
+ Không có tổ chức nào, người nào không được giao chức năng nhiệm
vụ
+ Một tổ chức có thể đảm nhiệm nhiều chức năng
+ Một chức năng không nên giao cho nhiều đơn vị, tổ chức đảm nhiệm
+ Mỗi nhiệm vụ phải có người có khả năng để đảm nhận nhiệm vụ đó
+ Giảm cấp trung gian, giảm tối đa cấp phó
+ Phải có sơ đồ chỉ rõ mối quan hệ trong tổ chức.
* Phân công công việc : được tiến hành sau khi công việc được thiết kế. Đây
là hoạt động nhằm giao cho các cơ quan tổ chức, cá nhân những việc, những
nhiệm vụ, quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo cho tổ chức thực hiện được chức
năng nhiệm vụ của mình.
- Việc phân công công việc phải được tiến hành dựa trên thiết kế công việc
(chứ không phải dựa trên mối quan hệ thâm quen). Phân công có thể được tiến hành
theo:
 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị. Mỗi cơ quan đơn vị
có vị trí pháp lý khác nhau, tương ứng với nó là đặc điểm, thẩm quyền khác nhau.
Chẳng hạn: HĐND là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, UBND do HĐND
bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND và là CQHCNN ở địa phương. Do đó
UBND có chức năng chủ yếu là tiến hành các hoạt động QLHCNN về mọi mặt đời
sống xã hội ở địa phương.
 Phân công theo khối lượng và tính chất công việc, tức là phân công hướng
đến chuyên môn hóa, tránh được sự chồng chéo và trong quá trình phối hợp cần làm
rõ được người chịu trách nhiệm chính. Tuy nhiên chuyên môn hóa cũng không có
nghĩa là cán bộ không cần hiểu biết rộng mà ngược lại. Chẳng hạn, người làm công
11


tác thanh tra ngoài nghiệp vụ thanh tra cần phải nắm vững các kiến thức về quản lý
nhà nước, về pháp luật; đặc biệt là đối với thanh tra chuyên ngành như tài chính, kế
toán, giáo dục… phải nắm vững về nghiệp vụ của từng chuyên môn thì khi thực thi
nhiệm vụ mới không mắc phải sai lầm.
 Phân công công việc theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của CQ. Tức
là các công việc có cùng chủng loại được giao cho 1 nhóm, hoặc 1 bộ phận trong
CCTC của đơn vị và được phân chia cho những cá nhân cụ thể.
 Đảm bảo tính thích ứng giữa năng lực của nhân viên và chức trách được
giao. Tức là phân công công việc phải tính đến năng lực, sở trường của cán bộ, sự
say mê, lòng nhiệt tình của họ đối với công việc được sắp xếp.
VD: Phân tích tình huống cơn bão sắp sảy ra; UBND cần làm gì? cần những
lực lượng nào? Phương tiện gì? để khắc phục hậu quả của cơn bão, từ phân tích này
UBND xã thiết kế công việc cần làm cụ thể và phân công trách nhiệm cho các bộ
phận, cá nhân...
 Thiết kế và phân công công việc có vai trò và vị trí quan trọng trong kỹ
thuật điều hành, bởi qua đó cho phép xác lập các vị trí việc làm trong cơ quan,
quyền hạn, trách nhiệm đối với từng vị trí, từng công việc được phân công và yều
cầu, tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn của từng vị trí việc làm trong công sở.
3. Tổ chức và điều hành các cuộc họp
Tổ chức và điều hành thành công cuộc họp là công việc mà bất cứ người
lãnh đạo có năng lực nào cũng cần phải có khả năng thực hiện. Đây là việc làm
không dễ dàng. Vậy các cuộc họp nên tổ chức như thế nào? Làm thế nào để biết
chắc chắn người tham dự sẽ đến đúng giờ? Cách thức truyền đạt cho mọi người
như thế nào? Tổ chức thực hiện công việc sau cuộc họp ra sao? Làm thế nào để
xây dựng nội dung sát với thực tế, điều khiển phát biểu ý kiến trong cuộc họp
đúng trọng tâm…. Là những vấn đề mà các nhà lãnh đạo quan tâm khi tổ chức và
điều hành 1 cuộc họp.
Trong hoạt động điều hành công sở việc tổ chức và điều hành có hiệu quả
các cuộc họp có một vai trò rất quan trọng.
Hội họp chính thức là những cuộc họp diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất
định; có xem xét biên bản các cuộc hội họp trước và trong nhiều trường hợp có
thành phần theo quy định.
* Trình tự chung của 1 cuộc họp gồm:
- Ổn định tổ chức
- Khai mạc cuộc họp
- Trình bày những nội dung và thảo luận
- Tổng hợp những ý kiến và kết luận
12


* Trình tự phiên họp của UBND được tiến hành như sau: (GT- 209)
+ Chủ tịch UBND chủ tọa phiên họp, khi CT vắng thì ủy quyền cho phó
CT.
+ Văn phòng UBND báo cáo số thành viên có mặt, vắng mặt, đại biểu
được mời dự và chương trình phiên họp
+ Chủ đề án báo cáo tóm tắt đề án, những vấn đề còn có ý kiến khác
nhau, những vấn đề cần thảo luận và xin ý kiến tại phiên họp.
+ Các đại biểu dự họp phát biểu ý kiến
+ Chủ tọa phiên họp kết luận từng vấn đề và lấy biểu quyết
+ Chủ tọa phát biểu ý kiến kết luận phiên họp.
* Để tổ chức cuộc họp hiệu quả cần chú ý đảm bảo quy trình: gồm 3 bước
- Bước 1: Chuẩn bị cuộc họp. Cần xác định mục đích họp, thành phần tham
dự họp, thời gian, địa điểm họp, chuẩn bị nội dung cuộc họp; chuẩn bị các tài liệu
phục vụ cuộc họp; xây dựng chương trình họp; chuẩn bị nguồn lực con người, điều
kiện vật chất và phương tiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.
- Bước 2: Tiến hành cuộc họp. Cần theo dõi tiến trình họp đảm bảo diễn ra
theo đúng chương trình đã duyệt. Đối với người điều hành cuộc họp cần chú ý một số
kỹ năng cần thiết để hướng đến tính hiệu quả như:
+ Bắt đầu họp đúng giờ quy định
+ Trình bày rõ mục đích, mục tiêu của cuộc họp ngay từ đầu buổi họp, nhấn
mạnh những điểm cần lưu ý để tránh đi lạc đề hoặc đề cập đến những vấn đề không
liên quan.
+ Nêu những hạn chế và thời gian dành cho các nội dung công việc đưa ra
trong chương trình nghị sự.
+ Nên bắt đầu với các vấn đề đơn giản rồi mới đến vấn đề phức tạp
+ Tạo cơ hội cho mọi người được phát biểu
+ Kiểm soát việc thảo luận đi đúng trọng tâm; và cần tránh áp đặt ý chí chủ
quan của cá nhân với những người tham dự họp
+ Có phương án can thiệp nếu giữa những người dự họp mâu thuẫn công kích
lẫn nhau.
- Bước 3: Kết thúc cuộc họp. Người điều hành cuộc họp cần tóm tắt các nội
dung, chốt lại những vấn đề đã được thống nhất và chưa được thống nhất. Thông qua
biên bản cuộc họp.
Chú ý: Sau khi cuộc họp kết thúc còn 1 số vấn đề liên quan đến cuộc họp phải
làm bao gồm: Hoàn thiện các tài liệu cuộc họp, sao gửi những tài liệu cần thiết
cho các đối tượng có liên quan để phối hợp thực hiện, TC triển khai, theo dõi
quá trình triển khai thực hiện các quyết định trong cuộc họp. Chậm nhất là 5
13


ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, cơ quan, đơn vị được giao trách
nhiệm phải ra thông báo bằng văn bản kết quả cuộc họp, gửi cho các cơ quan,
đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện. (K2, Đ18, QĐ114/2006/QĐ-TTg
quy định chế độ hội họp trong hoạt động của các CQHCNN)
4. Phối hợp trong quản lý
Theo từ điển Tiếng Việt thì phối hợp tức là cùng hành động hoặc hoạt động để
hỗ trợ lẫn nhau. Trong phạm vi hoạt động QLHCNN có thể hiểu:
- Phối hợp trong quản lý hành chính nhà nước là quá trình liên kết các hoạt
động hỗ trợ, hợp tác lẫn nhau của các cán bộ, công chức, các cơ quan hành chính
nhằm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong QLNN..
- Khi phối hợp mà công việc có liên quan đến các đơn vị khác thì phải mời
các bên liên quan họp để bàn bạc giải quyết. Nếu vượt quá thẩm quyền thì phải
báo cáo với cấp trên xem xét giải quyết. Trong trường hợp cần giải quyết công việc
mà không tổ chức họp được, hoặc không cần tổ chức họp thì có thể làm văn bản
trao đổi, thống nhất ý kiến. Trường hợp cần thiết có thể tham mưu cấp trên thành
lập đoàn công tác liên ngành để điều phối giải quyết công việc.
5. Kiểm soát công việc.
* Kiểm soát là một biện pháp tất yếu của quá trình tổ chức, điều hành hoạt
động cơ quan, công sở. Kiểm soát công việc là một trong những chức năng chủ
yếu trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, chỉ huy, điều hành, là hoạt động đo lường,
chấn chỉnh việc thực hiện công việc nhằm khẳng định các mục tiêu của công sở,
các kế hoạch lập ra để đạt tới các mục tiêu đã và đang được hình thành.
* Nội dung của kiểm soát:
- Việc kiểm soát bao gồm nhiều hoạt động khác nhau như giám sát, thanh tra,
kiểm tra nhằm mục đích chung là đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện để đảm bảo
rằng các mục tiêu và kế hoạch vạch ra nhằm thực hiện mục tiêu này đã và đang được
hoàn thành thông qua việc đảm bảo sử dụng các nguồn lực đúng quy định và có hiệu
quả; xác định và dự đoán những biến động và những chiều hướng chính; phát hiện
kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh; phổ biến những chỉ
dẫn cần thiết 1 cách liên tục để cải tiến công việc, tiết kiệm thời gian và công sức
nhằm đạt hiệu quả tối ưu.
- Để kiểm soát được công việc một cách thường xuyên, người lãnh đạo, quản
lý cần có một hệ thống tiếp nhận thông tin chính xác về công việc điều hành. Đồng
thời cũng cần có một quyền hành nhất định tương ứng với nhiệm vụ được giao.
- Kiểm soát là hoạt động điều chỉnh kế hoạch nhằm giữ cho công việc được tập
trung và đi đúng mục tiêu, tức là nhằm phát hiện những sai lệch so với kế hoạch để từ
đó điều chỉnh cho phù hợp và đảm bảo tiến độ. Kiểm soát cũng là các biện pháp, quy
14


trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều
kiện cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu đã đặt ra.
- Kiểm soát công việc trước tiên được hiểu là một hoạt động kiểm soát nội bộ,
một hoạt động đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản lý, điều hành công việc có hiệu quả hơn dựa trên
những nguồn lực của mình, góp phần hạn chế tối đa những rủi to phát sinh hoặc giảm
bớt nguy cơ rủi ra tiềm ẩn trong quá trình hoạt động.
* Kiểm soát công việc thường tập trung vào các lĩnh vực trọng tâm sau đây:
- Việc sử dụng bố trí nhân lực: đảm bảo để tác động đúng đến nhân viên tổ
chức, nhằm đưa ra các hình thức khi khen thưởng, xử lý kỷ luật hợp lý
- Việc sử dụng ngân sách: nhằm mục tiêu giảm chi phí h/động, nâng cao hiệu
quả của công sở, hạ giá thành, phát triển chất lượng, nâng cao cạnh tranh.
- Hoạt động tác nghiệp cụ thể: tức là kiểm tra quá trình giải quyết công việc
hàng ngày theo mục tiêu kế hoạch đã được thông qua.
- Các phương tiện làm việc của cơ quan công sở: là việc kiểm tra xem các thiết
bị dùng trong công sở có bị hư hỏng gì không để kịp thời khắc phục, không làm gián
đoạn công việc ở công sở.
- Kiểm soát thông tin để điều hành công việc.
- Kiểm tra hoạt động chung của tổ chức như: mục tiêu đạt được, nhiệm vụ
hoàn thành, mục tiêu chiến lược, tác nghiệp nào được thực hiện.

15



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×