Tải bản đầy đủ

Giáo trình Kế toán máy

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA TIN HỌC KĨNH TẾ
TS. Trẩn Thị Song Minh

Giáo trình

lẾTOắiMÀY

(DÙNG CHO SINH VIÊN NGÀNH KINH T Ế VÀ
QUẢN TRỊ KINH DOANH)
(Tái bản lần thứ tư, có sửa đổi bổ sung)

NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TỂ QUỐC DÂN



TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TÉ QUÓC DÂN
KHỎA TIN HỌC KINH TÉ
TS. Trần Thị Song Minh


Giáo trình

(DÙNG CHO SINH VIÊN NGÀNH KINH TẾ VÀ
QUÀN TRỊ KINH DOANH)
(Tải bản lần thứ tư, có sửa đổi bổ sung)

NHÀ X U Ấ T BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
2012


Giáo trình Kế toán máy
Tác giả: TS. Trần Thị Song Minh
© Đại học Kình tế quốc dân giữ bản quỵền
Cấm mọi hành vi sao chép, in ấn một phàn hoặc toàn bộ xuất bản phiẩn
khi không được sự cho phép của Đại học Kinh tế quốc dân.
Theo dõi bảo thào: ThS, Nguyễn Anh Tú


MỤC LỤC
LỜI NÓI Đ À U .............................................................................................12
CH Ư ƠN G 1. T Ó N G Q U A N CH UNG VẺ HỆ THÓNG
THÔNG TIN KÉ T O Á N .........................................................................14
1.1. Hệ thống thông tin kế toán và các vấn đề liên q u a n ............. 14
1.1.1. Thông tin kế toán và quá trình ra quyết đ ị n h .......................14
1. ! .2. Hệ thống thông tin kế to á n ........................................................ 17
1.2. C ác chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế t o á n .. 23
1.2.1. Chu trình

tiêu t h ụ ............................................................24

1.2.2. Chu trình

cung c ấ p ......................................................... 26

1.2.3. Chu trình

sản x u ấ t ...........................................................28

1.2.4. Chu trình


tài c h í n h ......................................................... 30

1.3. X ử lí nghiệp vụ kế t o á n ...................................................................30
! .3.1. Các hoạt động nghiệp vụ điển hình trong một doanh
nghiệp sản x u ấ t ....................................................................................... 30
1.3.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lí nghiệp vụ kế toán 36
1.3.3. Giới thiệu sơ bộ về thiết kế các hệ thống ghi sổ k é p ........ 45
l .3.4. Xử lí nghiệp vụ kế toán với vấn đề kiểm soát nội b ộ .... 48
1.3.5. Các chế độ xử lí nghiệp vụ kế to á n ........................................ 52
1.3.6. Hệ thống mã hoá trong xử lí các nghiệp vụ kể t o á n ..........57
1.3.7. Chứng từ và những vấn đề liên q u a n .....................................62

C;iÁO TRỈNH Kí: TOÁN MÁY


C H Ư Ơ N G 2. KÉ T O Á N M Á Y V À CÁC VÁ N ĐÈ LIÊN
Q U A N .............................................................................................................. ^6
2.1. Ke toán máy và các khái niệm liên q u a n ................................. 66
2.1.1. Kế toán m á y ........ ........................................................................ -66
2.1.2. Phần m ềm kế t o á n ........................................................................ 68
2.1.3. Cơ sờ dữ liệu kế t o á n ...................................................................... ..... ^5
2.1.4. Hệ thống danh mục từ điển kế t o á n ................................................. ^ 1
2.2. Quy trình triển khai ứng dụng kế toán máy trong tổ
chức doanh n g h iệ p ...............................................................................
2.2.1. Thành lập đội ngũ dự á n ........................................................ ■^2
2.2.2. Xác định yêu cầu cho hệ thống kế toán m á y ................................. Í3
2.2.3. Tìm kiếm và lựa chọn phần mềm kế t o á n .........................■^5
2.2.4. Mua sắm và cầi đặt phần cứng hệ thống kế toán má> .. 1(0
2.2.5. Cài đặt phần mềm kế t o á n .................................................... 1*^2
2.2.6. Đào tạo người sử dụng kế toán m á y ................................. H2
2.2.7. Thiết lập thông tin ban đầu cho hệ thống kế toán m á / . 1 ( 3
2.2.8. Chuyển đổi dữ liệu lên hệ thống kế toán máy m ớ i ..... H4
2.3. Vấn đề an toàn hệ thống kế toán m á y ....................................
2.3.1 Đặc điểm của môi trường xử lý thông tin tự đ ộ n g ......... H8
2.3.2. Các rủi ro liềm ẩn trong môi trường x ừ lý thông tin lự
đ ộ n g .................................................................................................

^

2.3.3. Các thủ tục kiểm soát hệ thống kế toán m á y ................... 1 3
2.4. C ơ bản về làm kế toán máy trên M S E x c e l ......................... 1 7
2.4.1. Giới thiệu chung về làm kế toán trên MS E x c e l ........... 1 7

ĨK ũ lỉC ÍÂ
iỊ ilÌ liliiiM iÌ iÌ I Ì iii

■’ I K T

1 IIN

H

v ^

Ĩ í T Ĩ . \i Í Vn Ì. nJ ỊỊỊỊỊ^Ị i Ị i Ị ị Ị ị Ị
^


2 4.2. Sử dụng cơ bản MS Excel trong xử lý sổ sách kế toán. 120
2 4.3. Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán trên MS E x c e l ................ 126
C H Ư Ơ N G 3. L À M KÉ TO ÁN BẢNC PHÀN M ÈM KÉ
T O a N FA ST A C C O U N T I N G ...........................................................139
3.1. Giới thiệu chung về phần mềm kế toán doanh nghiệp
Fast A ccounting................................................................................. 139
3 1.1 .Tồng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp
Fast và các dòng sản phâm c hính................................................... 139
3 1.2. Phần mềm Fast Accounting for Education và các phân hệ
kế toán.................................................................................................... 142
3 1.3. Phân loại chứng từ kế toán................................................... 144
3 1.4. Vấn đề khừ trùng chứng từ trong Fast A ccounting....... 146
3 1.5. Các công việc chuẩn bị trước khi bẩt đầu làm việc với
Fast A c c o u n ti n g ..................................................................................148
3 1.6. Các thao tác chung khi sừ dụng Fast A ccounting..........152
3.2. Phân hệ kế toán tổng h ợ p ............................................................157
3 2.1. Chức năng của phân hệ kế toán tổng h ọ p ........................157
3 2.2. Cập nhật dữ liệu đầu v ào .......................................................159
3 2.3. Phân bổ và kết chuyển tự đ ộ n g ........................................... 163
3 2.4. Báo cáo kế toán tổniỉ h ợ p ..................................................... 170
3.3. Phân hệ kế toán tiền mặt tiền gửi tiền v a y ...........................171
3 3.1. Chức năng của phân hệ kế toán vốn bàng tiền.................171
3 3.2. Cập nhật dữ liệu đầu vào.......................................................173
3 3.3. Báo cáo về tiền mặt và tiền gửi ngân h à n g ...................... 174

r,lÁO rklN H K t T< >ẮN MÁY

5


Ì:iỊ
M

!>ẬÌ H<.K: k in h T t QUÓC DÂN

li

3.4. Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải t h u ................. 17 4
3.4.1. C hứ c năng cùa phân hệ kế toán bán hàng và công nợ
phải t h u ..................................................................................................117 5
3.4.2. Cập nhật dữ liệu đầu v à o .......................................................l; 7'6
3.4.3. Báo cáo về bán hàng và công nợ phải thu........................1!8:0
3.5. Ke toán mua hàng và công nợ phải tr ả ................................. IlSiO
3.5.1. C h ứ c năng cùa phân hệ kế toán mua hàng và c ô n g nọ'
phải t r ả ................................................................................................... 1 8 I
3.5.2. Cập nhật dữ liệu đầu v à o .......................................................I 8 2
3.5.3. Báo cáo hàng nhập mua và công nợ phải t r ả ..................1 84
3^6. K e j o á n hàng tồn k h o ...................................................................118 5
3.6.1. Chức năng cùa phân hệ kế toán hàng tồn k h o .................1 8 5
3.6.2. Cập nhật dữ liệu đầu v à o .......................................................1 8'6
3.6.3. Báo cáo hàng tồn k h o .............................................................1 9'0
3.7. Ke toán chi phí giá t h à n h ............................................................1191
3.7.1. Các trường hợp tính giá th àn h ............................................. 191
3.7.2. Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên t ụ c ..................... 1 92
3.7.3. Các bước tính giá Ihành sản p h ẩ m .................................... 1 96
3.7.4. Báo cáo giá thành cùa sản phẩm sản xuất liên t ụ c ........ 1 97
3.8. Ke toán tài sản cố đ ị n h ................................................................ Il97
3.8.1. Chức năng của phân hệ kế toán T S C D ............................ 1 97
3.8.2. Cập nhật d ữ liệu đầu v à o .......................................................1 98
3.8.3. Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng .... 1 99

ỊỊỊịỊịỊ
; : ĩ: :Ị
S :

HÌlHÌH I


3.8.4. Các báo cáo về quản lý tài sản cố đ ị n h .................................199
3.9. Phân hệ quản lý thuế T N C N ........................................................ 200
3.9.1. Chức năng của phân hệ quản lý thuế T N C N .................... 200
3.9.2. Cập nhật dữ liệu đầu v à o ......................................................... 200
3.9.3. Các báo cáo về quản lý thuế T N C N ..................................... 202
3.10. Phân hệ báo cáo quàn t r ị .......................................................... 202
TÀI LIÊU TH AM K H Ả O .....................................................................206


¡■iliilii
ỊhhịiịiỊi-ppỊ-Ị

DANH MỤC CÁC BẢNG BIÉU, HÌNH VẼ

DANH M ỤC
BẢNG BIÉU

Bảng 1-1. So sánh dữ liệu và thông tin kế t o á n .................................. 15
Bảng 1-2. Thông tin kế toán với quá trình ra quyết địn h ................. 17
Bảng 1-3. Phân nhóm các dòng dữ liệu theo chu trình nghiệp vụ. 36
Bảng 1-4. So sánh kế toán thủ công với kế toán tự động hóa......... 55
Bảng 2-1. Các phương pháp khảo sát hệ thống thông tin ................ 84
Bảng 2-2. Nhu cầu thông tin của các nhà quản l í .............................. 87
Bảng 2-3. Các phương án quản lí các đối lưọng liên quan đến
hạch toán kế toán trong MS E x c e l .................................. 1 19
DANH M ỤC HÌNH VẼ
Hình 1-1. Mô hinh hệ thống thông tin kế toán tự động h ó a ........... 18
Hình 1-2. Vai trò của HTTT kế toán trong tổ chức doanh nghiệp 20
Hình 1-3. Mô hình các chu trinh nghiệp vụ cùa HTTT kế toán .... 23
Hinh 1-4. Sơ đồ luồng dữ liệu nghiệp vụ trong một doanh
nghiệp sản xuất....................................................................... 34
Hình I -5. Hệ thổng kế toán năm s ổ ...................................................... 38
Hình 1-6. Mô hình phân cấp cùa hệ thống kế t o á n ........................... 46
Hỉnh 1-7. Quy trình xử lí nghiệp vụ kế toán thủ c ô n g .................... 53
Hình 1-8. Quy trình xừ lí nghiệp vụ kế toán tự động hoá.............. 5“^
Hình 1-9. Mã kiểu phân c ấ p ................................................................... 6(|
Hình 2-1. Vai trò của phần mềm kế to á n ............................................ 7('

•i::-:-:;

iiH
ỉ:


Hỉnh 2-2. Một số khái niệm cơ bàn vồ cơ sờ dữ liệu kế t o á n .........77
Hình 2-3. Tồ chức tệp cơ sờ dữ liệutrong hệ thống thông tin kế
to á n .............................................................................................79
Hình 2-4. Sơ đồ chức năns nghiệp vụ của phân hệ thông tin
quán lí hàne tồn k h o .............................................................. 90
Hình 2-5. Sơ đồ luồntỉ dữ liệu mức imữ cánh phân hệ thông tin
quàn lí hàng tôn k h o .............................................................. 91
Hinh 2-6. Sơ đồ luồng dữ ệu mức 0 phân hệ quản lý hàng tồn
k h o .....................

92

Hinh 2 7. Sơ đồ luồng dữ

ệu mức 1 cùa 1.0 Quản lý nhập kho .. 93

Hinh 2 8. Sơ đồ luồng dữ

ệu mức 1 của '‘2.0 Quản lý xuất kho” 94

Hình 2

Sơ đồ luồng dữ iệu mức 1 cùa “3.0 Báo cáo” ..................95

Hình 2- 10. Màn hình cập nhật số dư tài khoản đầu k i................... 106
Hình 2- 11. Màn hình cập nhật số dư công nợ đầu ki..................... 107
Hình 2- 12. Màn hình cập nhật tồn kho vật tư hàng hóa đầu k ì ... 107
Hình 2- 13. Bảng Danh mục tài khoản và sổ kế toán m á y ........... 128
Hinh 3- 1. Giao diện chính cùa phần mềm kế toán Fast
Accounting for Education................................................. 142
Hình 3- 2. So’ đồ liên kết các phân hệ kế toán trong Fast
A ccounting............................................................................ 143
Hình 3- 3. Màn hình khai báo các tham số hệ th ố n g ...................... 150
Hình 3- 4. Màn hình khai báo ngày bắt đầu năm tài chính............150
Hinh

5. Màn hinh khai báo ngày nhập số liệu đầu tiê n ............. 151

Hin h 3- 6. Mau phiếu nhập mua vật tư hàng h ó a .........................

154

liình 3- 7. Màn hình xác lập đầu ra cho báo c á o ...........................

156


Hình 3- 8. Sơ đồ luồng dữ liệu vào/ ra của phân hệ kế toán tổng
h ợ p ................................................................. ...................... ..... 158
Hình 3- 9. Màn hình lựa chọn hình thức ghi chép sổ s á c h ............ 159
Hình 3- 10. Màn hình thêm mới tài k h o ả n ......................................... 161
H ình3- 11. Màn hình cập nhật số dư đầu kỳ cho các tài k h o ả n ... 162
Hình 3- 12. Màn hình cập nhật phiếu kế to án .................................... 163
Hình 3- 13. Màn hinh khai báo các bút toán phân bổ tự đ ộ n g ..... 165
Hỉnh 3- 14. Màn hình tạo các bút toán phân bổ tự đ ộ n g .............. . 166
Hình 3- 15. Màn hình khai báo các bút toán kết chuyền tựđộr.g . 168
Hình 3- 16. Màn hình tạo các bút toán kết chuyển tự đ ộ n g ........... 169
Hình 3- 17. Sơ đồ luồng dữ liệu vào/ ra của phân hệ kế toár. vốni
bàng tiề n ........................................................................................... . 172
Hinh 3- 18. Màn hình cập nhật phiếu

t h u ...................................................... 173

H inh3- 19. Sơ đồ luồng dữ liệu vào/ ra của phân hệ kế toár.; bán
hàng và công nợ phải t h u ........................................... ....... . 176
Hình 3- 20. Màn hình cập nhật hóa đơn bán hàng kiêm phiếu
xuất k h o ............................................................................................ . 179
Hinh 3- 21. Sơ đô luông dữ liệu vào/ ra cùa phân hệ kế toán inuia
hàng và công nọ- phải t r ả .......................................................182
Hình 3 22. Màn hình cập nhật phiếu mua hàng............................................... 184
Hình 3 23. Sơ đồ luồng dữ liệu vào/ ra của hàng tồn k h o ...................... ..... 186
Hình 3 24. Màn hình nhập tồn kho đầu kỳ theo phương pháp
trung b i n h ................................................................................. 187
Hình 3- 25. Màn hình nhập tồn kho đầu kỳ theo phương phap
nhập trước xuất t r ư ớ c ............................................................ 188


ỉ lình 3-26. Màn hình cập nhật phiếu nhập k h o .............................. 189
Hình 3-27. Màn hình khai báo phân x ư ở n g ..................................... 192
Hình 3-28. Màn hình khai báo yếu tố chi p h í .................................. 193
Hình 3-29. Màn hình khai báo nhóm yếu tố chi p h í ...................... 193
Hình 3-30. Màn hình khai báo định mức nguyên vật liệu ..........193
Hình 3-31. Màn hình khai báo hệ số quy đồi về sàn phẩm chuẩn 194
Hình 3-32. Màn hình khai báo hệ sổ phân bổ chi phí.................... 194
Hìrih 3 '3 3 . Màn hình cập nhật số lượng sàn phẩm dờ dang
đầu k ỳ ...................................................................................... 195
I lình 3-34. Màn hình cập nhậí sản phẩm dở dang đầu kỳ theo
yếu tố chi p h í ......................................................................... 195
1lình 3-35. Màn hình cập nhật nguyên vật liệudờ dang đầu kỳ.. 196


LỜI NÓI ĐẦU
Trong các tồ chức doanh nghiệp, hệ thống thông tin kè í oán
(Accounting Inform ation Systems) đóng vai trì) quan (rạng íro n g
việc thu ìhập, liru írữ, xừ lý, phán p h ố i và truyền đạt thông tiy-ĩ kế
toán và các íhôrìg tin quán lý khác nhằm ho trợ các nhà qiuhn lý
írong quá trìrìh ra quyêt định.
Giáo trình Ke toán m áy được biên soạn nhằm mục đích lran;g hị
cho sinh viên ngành Kẻ toán và Hệ thổrĩg thông (in quán lý nói
riêng, sinh viên khối ngành Kinh íể và Quản Iri kinh Joünh ỉi(')i
chung những kiến thức toàn diện về hệ thong thông Ịin kế toán dựa
trên máy tính và nhữ n^ kỹ năng sừ dụng rnáy tính đê thực hiỌn
công việc kế toán. Giáo trình này cũng rất hCm ích cho nh.ững
người có nhu cầu sử dụng máy tỉrìh trong công tác kế toán.
Đáy là lần tái bàn thứ ÍIC cùa giáo trình Kẻ toán máy (TS 7 rân
Thị Song M inh 2000, 2005, 2006, 2010). Giáo írình lan này c ó bo
sung thêm phán kiên thức vê quy trình triên khai và ván đê an t-ocỉn
hệ thong kế toán m áy và giới (hiệu cơ hán vẽ lùm ké toán trùn M S
Excel. Giáo trĩnh đitợc kết cắu thành ba chương, sau mỗi chirơng
đều có phần từ khóa, cáu hòi ôn tập và tài liệu tham khcỉo mỏi
chương.
Chương ỉ: Trình bày tổng quan về hệ thống íhóng tin ké Ị.oún
trong (ồ chức doanh nghiệp. Với chương này, ngiari học sẽ đỉược
trang hị những kiến thức cơ bán nhất về hệ thông thông íin ke tiOán

dựa írén m áy tính, các chu trình nghiệp vụ và các chê độ xiù lý
nghiệp vụ kế toán.

ìii

I I
ill

iili:

i l l i ii


DẠĨ H<)C KJ>(H Tfc QUỚC DẰN

Cìncan^ 2: Giới thiệu vẻ ké toán máv và các vân đê lién quan
n h u quy ỉrình trién khai VCỈ vần đề an toàn hệ thong ké toán máy.
trong chương này, người học được giới ihiệii cơ bán vê lùm
ke ío jn trên M S Excel.
CíUcơrìg 3: Dành riêng để ngiaxi học làm quen với phân mêm kẽ
íoárĩ Joanh nghiệp Fast Accourìting, học cách lòm ké toán trên máy
tíỉhh y(XÌ sự írợ ^iúp cùa một phân mêm kê íoáỉi chuyên nghiệp.

Xin trim trọng cùm ơn GS. TS. Ngnyérĩ Quang D ong (nguyên
ĩ r u ó i g khoa Toán Kinh íế), PGS. TS. Hòn Viết Thuận (nguyền
T n w 'i^ khoa Tin học Kinh tế) và các đồng nghiệp khoa Tin học
Kinh tê về những V kiến đóng góp quỷ báu cũng như sự quan tâm
thích đánĩỊ lừ khi giáo trình ra đời (ới nay.
Xin đặc biệt cám ơn TS. Phan Quốc Khánh, Giám đôc Công ty
Cô phần Phần mềm Quán lý doanh nghiệp Fast đã có những đóng
g ó p ¡hiểi thực về ý tường và tài liệu trong quá trình hình thành và
hoàn (hiện giáo trình này.
Mặc dừ đa rẩt cố gắng trong quủ trình hiên soạn và bổ sung
nhv^Kg giảo trình khó tránh khòi những thiếu sỏt. Với íâm lòng
chún (hành, rắt mong có sự đóng góp ỷ kiến tiếp tục cùa các đông
ngihii-p vc) hạn đọc gần xa để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn
ỉro>nf lần xuắí bản sau. Mọi ỷ kiến xin giri về địa chỉ khoa Tin học
Kinh íế - ỉrường Đại học Kinh íe Quốc dán.
Hù Nội. ngày 05 tháng 6 năm 20ì 2
Tác giả
TS. Trần Thị Song Minh


CHƯƠNG 1
TỎNG QUAN CHUNG VÈ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KÉ TOAN
M iic đích của ch irơ n s ỉ

- Trang bị những kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin kế
toán.
- Đe cập đến các chu trinh nghiệp vụ kế toán và các hệ thong
ứng dụng trong mỗi chu trình.
- Giới thiệu các chế độ xử lí nghiệp vụ kế toán và vấn dề mã
hóa thông tin trong hệ thống thông tin kế toán.
Đe có thể cạnh tranh được, các tổ chức doanh nghiệp đều p h ụ
thuộc vào các hệ thống thông tin của chúng. Bên cạnh các máv nnóc
thiết bị hữu hình, thông tin được đánh giá như một nguồn tài ngu'yên
quan trọng nhất. Tồ chức doanh nghiệp hoàn toàn có thể nâng icao
hiệu quả hoạt động của mình nếu tổ chức có trong tay những IIT TT
có chất lượng cao. Bản thân hệ thống kế toán của đon vị la rnột
HTTT. Hệ thống này thực hiện việc xác định, thu thập, x ử lí và
truyền các thông tin kinh tế về một tồ chức hay một thể chế k n h tế
tới nhiều đối tượng khác nhau. Nội dung sau đây trinh bà> rhĩíng
vấn đề cơ bản nhất về HTTT kế toán và các khái niệm liên quar.
1.1. Hệ thống thông tin kế toán và các vấn đề liên quan
/. 1.1. Thông tin k ế toán và quá trình ra q u yết định

Khái niệm thông tin kế toán

lllỊịÌPP:

|l ii il iÌ Ì |W
:iHÌ!ỊiiiHỉị::lÌịÌy::;nị:ịỊị:ịỊiÌi:i:i:iỊlỊiỊiỊị;

||Ì T Ể

iiị-ịịị:


T hông tin được hiểu là những dữ liệu có ích được tồ chức
theo ruột cách, sao cho trên cơ sở đó có thể ra được nhĩmg quyết
định đúng đẳn. Nó có giá trị về mặt kinh tế ờ mức độ làm cơ sở cho
quá trinh ra các quyết định phân phối, điều hoà các nguồn lực, trợ
giú p cho doanh nghiệp trong việc thực hiện mục đích kinh doanh
cùa minh. Hệ thống các thông tin sử dụng làm cơ sờ ra quyết định
q u ả n lí được tập hợp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó thông tin
do hộ thống thông tin kế toán cung cấp có vai trò hết sức quan
trọnsĩ và không thể thiếu được.
Thông tin kế toán là những thông tin độnt> về tuần hoàn của
những tài sản, phàn ánh đầy đủ các chu trình nshiệp vụ cơ bản của
tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất,
tiêu tliụ và tài chính. Đó là những thông tin hai mặt cùa mỗi hiện
tượrig, mỗi quá trình: vốn và neuồn, tăng và giảm, chi phí và kết
quà. cần thiết cho hạch toán kinh doanh. Thông tin kế toán cũng
m a n g hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra.
Bảng 1-1. So sánh dữ liệu và thông tin kế toán
Khái niệm

Dữ liệu kẻ í oán

Thỏnq tin kê toán

T iêu thức

Tô c /ứ c liru trữ

Sổ nhật kí

Sổ cái

Mứíc í/ộ quan tám

Tức thời

Lâu dài và liên tục

Vi dụ

Nhật kí bán hàng

Sổ cái tài khoản phải thu

Cần nhấn mạnh ràng, dừ liệu và thông tin là hai khái niệm
khá'C nhau. Trong khi dừ liệu chi !à một giá trị, một trạng thái cụ
thể thì thông tin là một khái niệm rộníỉ lớn hơn. Nó thổ hiện một
qua.n hệ, một xu thế và có mức trừu tượng cao hơn, diễn tà thực


! i I I-

l>ẬĨ H Ọ € KÍKH TẾ Q x r ố c DẲN

chất hơn, thực thể hơn. Thông tin luôn mang ý nghĩa, có tính định
hướng và gồm nhiều giá trị dữ liệu. Việc biến dữ liệu kế toán tliành
thông tin kế toán bằng cách tập hợp, sắp xếp và tổng hợp cliính là
vai trò chủ đạo của hệ thống thông tin kế toán. Có thề nói thòng tin
kế toán là những dữ liệu kế toán đã qua quá trình gia tăng giá trị
(bảng 1-1).

Thông tin kế toán với quá trình ra quyết định
Ke toán như một hệ thống thông tin sẽ xác định, thu thập, xừ lí
và truyền thông tin kinh tế về một tổ chức tới một phạm vi rộng rãi
người sử dụng cho mục tiêu quản trị hoặc đầu tư:
- Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà quản lí ra
quyết định: N h ũ n g thông tin này trợ giúp việc lập kế hoạch và kiêm
tra việc thực hiện kế hoạch, đưa ra những quyết định ờ tất cả các
mức quản lí, từ những vấn đề có tính cấu trúc như “ Bao giờ thì cần
mua thêm hàng và mua bao nhiêu để bổ sung vào kho nhằm đảm
bảo mức tồn kho tối thiểu?” cho tới nhữne vấn đề nửa cấu trúc
hoặc thậm chí không có cấu trúc như “ Có nên đưa một công nghệ
mới vào sản xuất hay không?’\
- Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà đầu tư ra quyết
định: Trên cơ sờ các báo cáo tài chính, trong đó xác định rõ hiệu
quả kinh doanh của một thời kỳ kinh doanh và tinh hình tài chính
của doanh nghiệp, tinh hình sử dụng vốn, các nhà đầu t ư sẽ có
thông tin đầy đủ để quyết định đầu tư hay đầu lư tiếp vào doanh
nghiệp.
- Thông tin kế toán cần cho nhà nước và cơ quan câp trên:
Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho nhà nước và cơ quan cấp trên

llllllllllllllllllllllllil

IMniniỊnÌHÌlnlỊ MiHNPiiW

Tt


OẠI H(h : kjnm t ẻ o ư ò c d ằ n

iiy
i:;ÉÌ

li

hoạch định chính sách, soạn thảo luật lệ phù hợp như chính sách về
đầ u tư, thuế vụ.
Bảng 1-2. Thông tin kế toán vói quá trình ra quyết định

Mn't quàn


Nhu cầu ra

Báo cảo
kế toán

Nhu cáu thông tin

quyết định
Ra quyết định

- Thông tin hàng

- Báo cáo hàng

bán hàng với

tồn kho

tồn kho

hình thức

- Thông tin về

- Báo cáo công

thanh toán

công nợ phải thu

nợ phải thu của

theo thoả

đối với khách

khách.

thuận

hàng liên quan

Q uản lí

Ra quyết định

- Thông tin N V L

- Báo cáo N V L

sàn xuất

lập kế hoạch

tồn kho

tồn kho

sản xuất

- Thông tin về

- Đơn đặt hàng

đơn đặt hàng.

sàn xuất

Q uản lí
ban hàng

Có thể nói, thông tin kế toán là một dạng thông tin quản lí
được các nhà quản lí ở các mức quản lí khác nhau sử dụng đè hỗ
t m quá trình ra quyết định của mình. Bảng 1-2 liệt kê một vài ví dụ
minh họa vai trò của thông tin kế toán trong quá trình ra quyết định
cùa các nhà quản lí.
/. 1.2. Hệ thống thông tin k ế toán

Khái niệm hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn
lực như con người, thiết bị máy móc được thiết kể nhằm biến đổi
d ừ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin (hình 1-1).

. r : r ị li

|||||Ị ||||h

k é roẤ n M

||

II


Nói đến hệ thống thông tin kế toán hiện đại là nói đến hệ thc>ng
thông tin có sử dụng công nghệ thông tin, dưới quyền chủ đệ)ng
tuyệt đối của con người để thực hiện các chức năng ghi nhận, xừ lí,
lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong một tô chiức
kinh doanh sản xuất hay hành chính sự nghiệp. Nó cho phép Ịghi
chép, theo dõi mọi biến động về tài sản, nguồn vốn và quá trunh
hoạt động của tổ chức.

Thông tin
ke toán

- Báo cáo
quản trị
Báo cáo lai
chính

Hình I-L Mô hình hệ thắng thông tin kế toán tự động hóa
Hệ thống thông tin kế toán cũng thề hiện vai trò chủ đạo của
nó trong quá trinh kiềm soát bên trong tổ chức doanh nghiệp. Kiiêm
soát nội bộ tốt là chìa khoá đề quàn trị có hiệu quả một lồ chiức.
Nhiều thông tin cần cho các nhà quản trị để kiểm soát tài chính và
hoạt động cùa tổ chức doanh nghiệp đều do hệ thống thông lin ke
toán cung cấp.


Mô hình xử lí hệ thống thông tin kế toán trong các tổ chức
do an h nghiệp với tính chất, quy mô và loại hình khác nhau đều
tưorií’ tự nhau ở các góc độ sau:
-

Phương pháp xử lí thông tin: Thù công hoặc tự động với sự

trợ giúp cùa máy tính
-

Phương pháp kế toán: Chúng từ, đối ứng tài khoản, tính giá

và tổng hợp cân đối
-

Mục đích: Cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử

dụng trong và ngoài tổ chức.

Vai trò cùa hệ íhổng thông tin kế toán trong quản trị doanh
nghiệp.
Trong mỗi tổ chức doanh nghiệp đều có những lĩnh vực hoạt
đ ộ n g khác nhau với những chức năng khác nhau. Chúng có mối
liên quan ràng buộc chặt chẽ với nhau, cung cấp thông tin về các
hoạt động cùa chúng cho nhau, nhàm đảm bảo cho toàn bộ tổ chức
d oanh nghiệp hoạt động có hiệu quả.
Nhiều tổ chức doanh nghiệp đã xây dựng các phân hệ thông
tin quàn lí cho từng lĩnh vực chức năng nghiệp vụ, nhàm cung cấp
những thông tin trợ giúp cho quá trinh ra quyết định trong những
lĩnh vực chức năng đó như:
-

Hệ thống thông tin tài chính

-

Hệ thống thông tin nhân lực

-

Hệ thống thông tin thị trường

-

Hệ thống thông tin sản xuất

Ì hìM I

GIÁO TRÌNH

■ ■

■11


I l i l l l l l l l l l i l ỉ ó c DÂN
Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập
với nhau mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu c ủ a hệ
thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ qua lại với hệ thiống
thông tin kế toán. Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này
đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán v ả từ
những dữ liệu này, hệ thống thông tin ké toán có nhiệm vụ biền đổi
chúng thành thông tin ở dạng các báo cáo quản trị và báo c á c tài
chính.
Chủ thê quàn ỉí
- Chù doanh nghiệp
- Hội đồng quản trị
- Ban giám đốc
QỉẮyêt định quán írị
Thông tin
ra m ôi írư(7rìịr
(háo cáo tài ch in h )

B ảo cảo quàn trị
Thông tin
từ m ôi tncờng (chính
sách đáu tư, íhuẻ vụ)

HTTT
kẻ toán

Q uyêt định quản trị
írỉén khai

D ữ ỉiệu kế toán

Đ ôi tượng
quản ỉí

Nguyên vật liệu,
dich vu đầu vào

Sản phâm,
dich vu đầu ra

Hình 7-2. Vai trò của HTTT kế toán trong tổ chức doanh ngỉĩiệpy

niỉ

•=•iil
i11


DẠĨ HỌ€ KINH TÈ QƯÓC DẦN
Ngược lại, hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiều
thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng nói
trên. Nó cung cấp:
íiáo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin thị trường
Báo cáo vật tư - tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thống
thông tin sản xuất
rỉáo cáo về lương và thuế thu nhập cho hệ thống thông tin
nhàn lực
-

Báo cáo lưu chuyên tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống

thông tin tài chính.
Các thông tin còn lại khác cần cho các hệ thống thông tin
ch u y ín chức nănq trên sẽ được thu thập thêm từ môi trường bên
ngoài cùa doanh nghiệp, ví dụ thống tin về sở thích của khách
hàng, thông tin về sản phẩm của các đối thù cạnh tranh, thông tin
vê các kĩ thuật sán xuất mới hoặc thông tin về thị trường lao động.
Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống
thôim tin chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn
chinh phục vụ quản trị doanh nghiệp. Chúng giữ vai trò liên kết hệ
thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của
chúng làm cho tổ chức doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra
(hình 1-2).
Như đã đề cập, có hai nhóm người sử dụng thông tin kế toán:
nhóm bên trong và nhóm bên niíoài doanh nghiệp.

Nhỏm hên ngoài'. Bao gồm các nhà đầu tư, các chủ nợ, các
cô đóng, các tổ chức nhà nước, khách hàng, các nhà cung cấp, các
d o a m nghiệp cạnh tranh, các nghiệp đoàn lao động và công chúng

G lÁO TRÌNH KẺ *rO\N MÁV

21


nói chung. N hóm người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp phụ thiuộc
vào một lượng lớn các báo cáo do hệ thống thông tin kế toán cù:a tổ
chức doanh nghiệp cung cấp. Đa sô các báo cáo này là báo cáo băt
buộc, mọi doanh nghiệp đều phải lập và gửi theo định kỳ, k h ô n g
phân biệt hình thái sở hữu và quy mô doanh nghiệp. Đó là nhĩíng
căn cứ quan trọng cho việc đề ra các quyết định về quản lí, đ iều
hành hoạt động sản xuất kinh doanh, hoặc đầu tư cùa các c h ù
doanh nghiệp, chủ sờ hữu, các nhà đầu tư, các chủ nợ hiện tại và
tương lai của doanh nghiệp.
-

Nhóm bên trong: Bao gồm các nhà quản lí, mà nhu cầu ih ổ n g

tin của họ phụ thuộc vào mức quản lí hay chức năng nghiệp vụ icủa
họ trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán sẽ tóm tắt và lọc
thông tin sao cho các nhà quản lí ờ các mức khác nhau nhận đ ư ợ c
đúng thông tin họ cần để hoàn thành công việc của mình, vào đ ủ n g
lúc, theo đúng dạng.
Quàn lí ở mức chiến lược với những hoạch định chiến lược lâu
dài cần được hệ thống thông tin kế toán cung cấp những báo cáo' kê
toán với những mục tóm tẳt và tổng hợp như tổng doanh thu q u ý
theo sản phẩm hoặc theo bộ phận, trong khi quản lí mức sách lược
lại cần những thông tin chi tiết hơn như doanh thu hàng ngày hioặc
hàng tuần theo sản phẩm, vi phạm vi quản lí cùa mức này đã thu
hẹp hơn và quản lí mức tác nghiệp chỉ có nhu cầu thông tin 1iên
quan đến nghiệp vụ riêng, đặc thù của họ mà thôi, ví dụ tông do:anh
thu cùa một bộ phận xác định. N h ư vậy, bằng cách xừ lí dữ liệu, hệ
thống thông tin kế toán đã tác động tới các quyết định của tô c h ứ c
doanh nghiệp.


DẠI Ht)C KINH TÍ: QUỐC DÂN

iilli

ill

liülli : : :

1.2. Các chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán
Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt
độni; kinh doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hoặc số lời
lãi thu về. Các nghiệp vụ được ghi lại trong sổ nhật ký và sau đó
được chuyển vào sổ cái.

Hình ỉ -3. Mô hình các chu trình nghiêp vụ của HTTT kế toán


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×