Tải bản đầy đủ

Luận văn KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX ĐÀ NẴNG pptx

Luận văn
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH MUA HÀNG VÀ
THANH TOÁN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN VINATEX ĐÀ
NẴNG

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
Lời mở đầu
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng
trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ
giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế
của công ty mình như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa
những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp
doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá
trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp.
Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong
bất kỳ một công ty nào,vì vậy việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết
và quan trọng. Hơn nữa, công ty Vinatex lại là một công ty dệt may nên khâu
mua hàng là hết sức phức tạp, số lượng hàng mua lớn, mà công ty không chỉ
mua trong nước mà còn nhập khẩu từ nước ngoài. Do đó, em thấy khâu mua

hàng là rất quan trọng nó quyết định sự thành, bại của mỗi đợt sản xuất của
công ty, cho nên nó đòi hỏi công ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ để đảm bảo
hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá cả hợp lý để công ty có
thể cạnh tranh được về giá cả và chất lượng trên thị trường.
Từ những nhận thức đó, cùng với thời gian thực tập tại công ty cổ phần
Vinatex, em nhận thấy vấn đề kiểm soát về chu trình mua hàng và thanh toán
tại công ty là cần thiết và cần được quan tâm, vì vậy, em đã chọn đề tài KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX ĐÀ NẴNG.
Đề tài gồm ba phần chính:
Phần I: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát
nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng
Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng
Phần III: Một số đánh giá và kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát
nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại Vinatex Đà Nẵng.
Đà Nẵng, tháng 05 năm 2009
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Cúc
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
Phần I: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm
soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng
I. Khái quát chung về kiểm soát nội bộ
1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế
để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và
nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ
là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục
tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo
đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
2. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Ngăn chặn và phát hiện các gian lận và sai phạm trong đơn vị
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả
hơn
-
Nhằm bảo đảm rằng các quy định của doanh nghiệp được thực hiện
đúng
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng theo quy định của chế độ kế


toán.
-
Đảm bảo rằng báo cáo tài chính được lập đúng. đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và
tuân thủ các yêu cầu của chuẩn mực.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích
3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
3.1. Môi trường kiểm soát
Bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các
nhân tố này phụ thuộc rất lớn đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như nhà
quản lý doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có hiệu
quả hay không phụ thuộc nhiều vào nhà quản lý. Nếu nhà quản lý coi trọng đến
hoạt động kiểm tra, kiểm soát thì chắc chắn hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ vận
hành hiệu quả.
3.1.1. Đặc thù về quản lý
Đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành doanh nghiệp của các
nhà quản lý. Tùy thuộc vào mục đích quản lý, doanh nghiệp sẽ có chính sách,
chế độ, quy định, cách thức kiểm tra kiểm soát phù hợp.
3.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm
giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý
trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Vì vậy, để
thiết lập một cơ cấu tổ chức tốt phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo
giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ và bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 3
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
3.1.3. Chính sách nhân sự
Là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Chính sách nhân sự
bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị
đối với việc tuyển dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên
của mình.
Nếu nhân viên có năng lực và phẩm chất đạo đức tốt thì quá trình kiểm
soát không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội
bộ. Nếu doanh nghiệp có chính sách thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng đội ngũ
nhân viên kém năng lực trong công việc, thiếu trung thực thì hệ thống kiểm
soát không phát huy hiệu quả.
3.1.4. Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,
kế hoạch hay dự toán đầu tư, kế hoạch tài chính là những nhân tố quan trọng
trong quá trình kiểm soát. Công việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành
khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công
cụ kiểm soát rất hữu hiệu.
3.1.5. Bộ phận kiểm toán nội bộ
Thực hiện chức năng giám sát, đánh giá và kiểm tra thông tin về toàn bộ
hoạt động của đơn vị. Nếu bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu và
hiệu quả thì sẽ có những thông tin kịp thời về tình hình hoạt động của doanh
nghiệp cũng như chất lượng công tác kiểm soát.
Vì vậy, để bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện được chức năng của mình
thì nó phải thuộc một cấp cao, phải đảm bảo tính độc lập tương đối với bộ
phậm được kiểm tra để không bị giới hạn chức năng của mình.
3.1.6. Uỷ ban kiểm toán
Uỷ ban kiểm toán bao gồm các thành viên trong bộ máy lãnh đạo cao
nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm
nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát.
Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ
- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính
- Dung hòa những bất đồng giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên
bên ngoài.
3.1.7. Các nhân tố bên ngoài
Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của đơn vị nhưng nó có
ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng
như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Bao gồm:
Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ
nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…
3.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà
đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài
chính.
 Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu tổng quát
sau đây sẽ được thực hiện:
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 4
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
-
Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ kinh tế xảy ra đều có sự phê
chuẩn hợp lý
-
Tính có thật: Phải ghi chép những nghiệp vụ có thật, không cho phép
ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị.
-
Tính đầy đủ: Bảo đảm tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải
được phản ánh đầy đủ.
-
Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản
giá và phí.
-
Sự phân loại: Đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài
khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
-
Tính đúng kỳ: Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh kịp thời theo quy định
-
Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi
chép vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính
xác trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
 Tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thể hiện qua ba giai đoạn của
quá trình kế toán:
-
Lập chứng từ: Đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế
toán chỉ chính xác nếu chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung
thực nghiệp vụ kính tế phát sinh. Tính kiểm soát được thể hiện chính là thông
qua việc phê chuẩn chứng từ.
-
Ghi sổ kế toán: Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán,
bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp… để chuẩn bị cung cấp
thông tin tổng hợp trên báo cáo. Sổ sách giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một
cách hệ thống, khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo
tài chính, nên là cơ sở để kiểm tra chứng từ.
- Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối của quá trình xử lý nhằm tổng hợp
các số liệu trên sổ sách thành các chỉ tiêu trên báo cáo.
 Một đặc trưng quan trọng của hệ thống kế toán đó là “ dấu vết kiểm
toán”
3.3. Các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết
lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể.
Thủ tục kiểm soát thường bao gồm:
3.3.1. Kiểm soát về quản lý
Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên
tắc cơ bản:
-
Nguyên tắc phân công phân nhiệm:
Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ
thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân
nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi
xảy ra thường dễ phát hiện.
-
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Cần có sự cách ly về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm
ngăn ngừa các sai phạm và lạm dụng quyền hạn. Ví dụ: không được bố trí thủ
kho kiêm luôn nhiệm vụ mua hàng, phê chuẩn và thực hiện nghiệp vụ, thực
hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo vệ tài sản,…
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 5
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
-
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:
Theo sự ủy quyền của cấp trên, cấp dưới được giao cho quyết định và
giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được
tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách
nhiệm và quyền hạn mà vẫn đảo bảo tính tập trung của đơn vị. Để tuân thủ tốt
các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn.
3.3.2. Kiểm soát về vật chất
Tài sản của một doanh nghiệp bao gồm tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị
và thông tin. Bảo vệ tài sản là ngăn chặn sự mất mát, tham ô, lãng phí hoặc sử
dụng sai mục đích. Các quy định và thủ tục bảo vệ tài sản như sau:
- Hạn chế tiếp cận tài sản.
- Sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro.
- Kiểm kê tài sản định kỳ.
- Bảo quản chứng từ và sổ sách ghi chép.
3.3.3. Kiểm soát về sổ sách và ghi chép
- Thiết kế, sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp
-
Hình thức của chứng từ và sổ sách cần đơn giản nhằm tạo sự thuận lợi
cho việc kiểm tra, đối chiếu để hạn chế sai sót trong quá trình ghi chép nhưng
vẫn phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho việc kiểm soát.
- Định kỳ, cần xem xét các mẫu chứng từ và sổ sách nhằm hoàn chỉnh cả
về phương pháp lập, luân chuyển chứng từ và phương pháp ghi sổ kế toán.
- Cần có sự đối chiếu giữa các trình ghi chép độc lập và đối chiếu giữa kế
toán chi tiết và kế toán tổng hợp.
- Phải đảm bảo ghi chép đúng các quan hệ đối ứng của các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh.
3.3.4. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học hoá
3.3.4.1. Các rủi ro thường gặp
Có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong môi trường kế toán xử lý bằng
máy. Do đó có thể phân thành các loại rủi ro sau:
-
Rủi ro trong kinh doanh: là những rủi ro liên quan đến việc thực hiện
các nghiệp vụ kinh tế.
- Rủi ro trong xử lý thông tin: Là các rủi ro liên quan đến việc ghi nhận,
xử lý dữ liệu và tổng hợp, lập báo cáo.
+ Đầu vào: ghi nhận dữ liệu sai, không chính xác, không đầy đủ và không
hợp lệ.
+ Xử lý: dữ liệu xử lý bị sai như việc phân loại sai, tính toán sai do
chương trình xử lý không chính xác.
+ Kết quả: thông tin tổng hợp thành các báo cáo kế toán cũng không chính
xác. Báo cáo có thể chuyển giao không đúng người nhận.
- Rủi ro liên quan tới hệ thống: là những rủi ro liên quan đến việc xây
dựng, bảo dưỡng, phát triển và sử dụng hệ thống.
+ Rủi ro liên quan tới quy trình phát triển hệ thống: Hệ thống được phát
triển không đúng quy trình (phân tích, thiết kế, thực hiện, bảo dưỡng hệ thống);
hệ thống không đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.
+ Rủi ro liên quan tới nhân sự
+ Rủi ro liên quan tới thiết bị
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 6
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
+ Rủi ro liên quan tới dữ liệu hệ thống.
• Hệ thống, dữ liệu bị phá hủy do cố tình phá hoại hoặc do vô tình sử
dụng không đúng kỹ thuật.
• Hệ thống và dữ liệu dễ bị thâm nhập, phá hủy để sửa chương trình xử lý
hoặc phá hủy hay lấy cắp thông tin.
• Dữ liệu dễ bị mất do hư máy, do bị phá hoại hoặc ăn cắp thiết bị lưu
trữ.
3.3.4.2. Kiểm soát chung trong hệ thống kế toán bằng máy
Kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ
thống xử lý, và như vậy ảnh hưởng tới tất cả các hệ thống ứng dụng xử lý
nghiệp vụ. Kiểm soát chung được thiết lập nhằm đảm bảo toàn bộ hệ thống
thông tin trên máy tính được ổn định và được quản trị tốt. Thông thường có các
nhóm thủ tục kiểm soát chung như sau:
- Xác lập kế hoạch an ninh
- Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống
- Kiểm soát dự án phát triển hệ thống
- Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý
- Kiểm soát truy cập hệ thống
- Kiểm soát lưu trữ dữ liệu
- Kiểm soát truyền tải dữ liệu
- Chuẩn hoá tài liệu hệ thống
- Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống
- Dấu vết kiểm toán
- Các kế hoạch phục hồi sau thiệt hại
3.3.4.3. Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính
- Kiểm soát ứng dụng là kiểm soát liên quan tới hoạt động xử lý thông
tin của một ứng dụng xử lý kế toán nhất định. Là các chính sách, thủ tục thực
hiện chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể. Kiểm soát ứng dụng
gồm ba thủ tục kiểm soát sau:
-
Kiểm soát nhập liệu: Được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến
khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống. Do đó, cần phải kiểm soát nguồn dữ
liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu.
+ Kiểm soát nguồn dữ liệu: nhằm đảm bảo dữ liệu nhập vào là hợp lệ.
Các thủ tục kiểm soát: Dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống cần được chuẩn y
và phê duyệt một cách đầy đủ và hợp lý; đánh dấu đã sử dụng chứng từ sau khi
nhập liệu nhằm hạn chế việc sử dụng lại chứng từ; sử dụng các thiết bị kiểm tra
chứng từ trước khi nhập liệu; nghiệp vụ sau khi thực hiện cần nhập ngay vào
hệ thống để dễ dàng kiểm tra đối chiếu với các hoạt động liên quan và để tránh
bỏ sót quên nhập nghiệp vụ; tạo số kiểm tra…
+ Kiểm soát quá trình nhập liệu: kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu;
kiểm tra vùng dữ liệu; kiểm tra dấu; kiểm tra tính có thật của các nghiệp vụ;
kiểm tra tính hợp lý; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; định dạng trước
khi nhập liệu; sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động; thông báo lỗi đầy
đủ và hướng dẫn sửa lỗi,…
-
Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: kiểm soát xử lý kiểm tra sự chính
xác của thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu. Có các thủ tục: kiểm tra
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 7
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
ràng buộc toàn vẹn dữ liệu; kiểm tra dữ liệu hiện hành; kiểm soát trình tự xử lý
dữ liệu; nhận biết tập tin một cách hữu hình; kiểm tra dữ liệu phù hợp; đối
chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống; đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết,…
-
Kiểm soát thông tin đầu ra: xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nôi
dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin;
đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các thông số tổng kiểm soát
nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin; chuyển giao chính xác thông tin
đến đúng người sử dụng; quy định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo kết xuất
trên giấy than, trên các bản in thử, các bản nháp…
II. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
1. Các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
1.1. Xử lý các đơn đặt hàng
Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được lập bởi công ty khách hàng là
điểm khởi đầu của chu kỳ. Mẫu chính xác của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy
định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và chính sách của công ty.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính cảu chức
năng này vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã
được phê chuẩn của công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các
mặt hàng không cần thiết.
Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong doanh
nghiệp, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt
ba yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua, và sự tin cậy trong bán hàng
giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập
đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về
hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng. Một bản sao của đơn
đặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận
hàng.
1.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất
lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu với
đơn đặt hàng, sau đó lập Biên bản nhận hàng. Bản sao của Biên bản nhận hàng
được chuyển đến bộ phận liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo
quy định. Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo
về hàng nhận và hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào
phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao cho bộ phận
kho hàng.
1.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán
Khi nhận được Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán thanh toán
kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên Hoá đơn mua hàng. Sau đó, tiến
hành đối chiếu các thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá )
trên Hoá đơn bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như Biên bản nhận
hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho. Hoá đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để
ghi tăng hàng hoá dịch vụ mua vào; còn Hoá đơn thì dùng để ghi vào tài khoản
phải trả người bán (nếu chưa thanh toán).
1.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 8
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho
đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc
phiếu chi làm thành nhiều bản, mà bản gốc gửi cho người được thanh toán, một
bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán. Người ký duyệt
chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hoá đơn, Biên bản nhận hàng và
Đơn đặt hàng. Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần
được đánh dấu “đã thanh toán” để đảm bảo các chứng từ không được sử dụng lại.
Giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc Phiếu chi là chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ
thanh toán. Trong hầu hết các trường hợp, các ngân phiếu thanh toán được ghi vào
sổ nhật ký chi tiền mặt, nhưng đôi khi ghi vào một số hồ sơ bằng số của các phiếu
chi được lưu trữ có tác dụng như một sổ nhật ký chi tiền mặt.
2. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh
toán
- Người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng được.
- Gian lận trong việc đặt hàng với nhà cung cấp.
- Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để nhận khoản
hoa hồng hoặc chiết khấu thương mại.
- Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai
về số lượng, chất lượng hay quy cách.
-
.Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị
hoặc phát hành hoá đơn đúp.
- Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có
thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không
đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc
hoá đơn bị thanh toán hai lần liền.
- Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để chuyển tiền vào tài
khoản mang tên một công ty không có thật.
3. Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán
3.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ mua hàng
-
Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát: các nghiệp vụ mua hàng
được ghi sổ, được phê chuẩn đúng đắn và liên quan đến số hàng đã thực hiện.
-
Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả hàng đã nhận được trong kỳ đều được ghi
sổ đầy đủ.
-
Mục tiêu về sự đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào được đo lường
dựa trên cơ sở giá gốc.
-
Mục tiều về sự ghi chép chính xác: các nghiệp vụ mua hàng được ghi
đúng tài khoản, đúng giá trị và đúng kỳ kế toán.
-
Mục tiêu về sự khai báo: hàng mua vào cần phải được thuyết minh phù
hợp với quy định của chuẩn mực kiểm toán.
3.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán
- Mục tiêu về sự phát sinh: các khoản chi tiền được ghi sổ là thanh toán
cho hàng mua đã được phê chuẩn và đã nhận.
- Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả các khoản chi tiền mua hàng được ghi sổ
đầy đủ.
- Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các khoản chi thanh toán tiền mua
hàng được ghi đúng tài khoản, đứng số tiền và đúng kỳ kế toán.
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 9
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
4. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
4.1. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng
4.1.1. Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát
4.1.1.1. Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát
- Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.
- Người ký duyệt Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàng
với yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.
- Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số lượng, quy cách, mẫu mã,
của hàng thực nhận với đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và đối chiếu các thông tin
trên Hoá đơn mua hàng với Đơn đặt hàng và Biên bản nhận hàng trước khi ghi
sổ kế toán.
4.1.1.2. Mục tiêu về sự đầy đủ
- Các Biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự trước và được đính kèm với
các Hoá đơn tương ứng.
- Hoá đơn được sắp xếp theo số thứ tự của Biên bản nhận hàng và ghi sổ
theo trình tự này.
- Những hoá đơn liên quan đến hàng đã mua ( đã thuộc quyền kiểm soát
của đơn vị) nhưng đang trên đường vận chuyển cần được quản lý riêng ở hồ sơ
“Hàng mua đang đi đường”.
- Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng đến bộ phận kế toán
để ghi sổ kịp thời.
4.1.1.3. Mục tiêu về sự đo lường tin cậy
- Lập bảng kê các khoản chi phí được phép tính vào giá gốc của hàng mua vào
theo quy định của chuẩn mực kiểm toán và có sự phê chuẩn của Kế toán trưởng.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở tính giá gốc của
hàng mua vào.
4.1.1.4. Mục tiêu về sự ghi chép chính xác
- Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ.
- Ghi định khoản trên hoá đơn mua hàng.
- Đối với hàng đã nhập kho thì phiếu nhập kho phải được đính kèm với hoá
đơn.
- Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên hoá đơn
trước khi ghi sổ.
- Quy định, định kỳ ghi sổ kế toán.
- Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán chi tiết, và
giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp.
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ Nhật ký mua hàng vào sổ cái.
4.1.1.5. Mục tiêu về sự khai báo
- Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiệp vụ mua hàng từ các bên liên quan
như: công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết, theo yêu cầu của VAS 26
“Thông tin về các bên liên quan”.
4.1.2.Một số rủi ro và thủ tục kiểm soát tương ứng:
 Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế
- Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 10
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
- Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)

 Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả…
- Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt)
- Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu)
- Chọn nhà cung cấp có uy tín…
 Trả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận
- Chỉ trả tiền chỉ khi có đủ các chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt)….

Trả tiền hàng không đúng hạn (quá sớm hoặc quá trễ)
- Phê duyệt cam kết trả tiền
- Theo dõi kế hoạch tiền mặt
-
Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Kiểm tra và theo dõi)
- Phê duyệt thời điểm trả tiền và số tiền trả
- Người đề nghị mua khác người mua, người nhận hàng, người trả tiền,
người ghi chép nghiệp vụ ….
 Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ & báo cáo
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ phận mua hàng
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với Thủ kho
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với nhà cung cấp
- Luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong công ty…
 Một số thủ tục kiểm soát khác
- Các báo cáo về các biến động bất thường :
+ Số mua hàng với từng nhà cung cấp
+ Tình hình giao hàng trễ
+ Các đơn hàng chưa thực hiện(Báo cáo bất thường)
- Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho
- Phân tích tỷ lệ lãi gộp (sử dụng chỉ tiêu)
- Phân tích số ngày trả tiền bình quân (sử dụng chỉ tiêu)
4.2. Các thủ tục đối với nghiệp vụ thanh toán
4.2.1. Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát
4.2.1.1. Mục tiêu về sự phát sinh
- Chứng từ chi được lập khi đã có Biên bản nhận hàng; các chứng từ mua
hàng đã được kiểm tra đối chiếu; sô tiền trên hoá đơn đã được tính lại và đã
được duyệt chi.
- Chứng từ chi tiền phải tham chiếu được đến các hoá đơn mua hàng tương ứng.
- Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra các chứng từ liên
quan đến khoản chi.
- Người ký duyệt chi không được đồng thời là người lập chứng từ chi.
- Thủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứng từ chi.
- Các hoá đơn mua hàng đã được thanh toán được đánh dấu “đã thanh toán”.
- Các chứng từ chi chưa sử dụng cần phải được bảo quản an toàn.
4.2.1.2. Mục tiêu về sự đầy đủ
- Các chứng từ chi cần phải được đánh số trước và được ghi sổ theo số thứ
tự từ nhỏ đến lớn.
- Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi TGNH trên sổ chi tiết của ngân hàng
với các khoản chi trên sổ chi tiết TGNH của doanh nghiệp.
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 11
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
4.2.1.3. Mục tiêu về sự ghi chép chính xác
- Ghi định khoản trên chứng từ chi tiền.
- Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra định khoản trên
chứng từ.
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ nhật ký chi tiền vào sổ
cái các tài khoản liên quan.
4.2.2. Các thủ tục kiểm soát khác.
-
Ở bộ phận kế toán nợ phải trả, tất cả các chứng từ cần được đóng dấu
ngày nhận và các chứng từ khác phát sinh trong bộ phận này phải được đánh số
liên tục để kiểm soát .
-
So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên báo cáo nhận hàng mục
đích là để không thanh toán vượt quá số lượng đặt hàng hoặc số lượng thực
nhận.
-
So sánh giá cả chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hoá đơn để đảm bảo
không thanh toán vượt số nợ phải trả người bán.
-
Đối với việc xét duyệt chi quỹ thanh toán cho người bán do bộ phận tài
vụ đảm nhận. Nhưng phải tách rời giữa hai chức năng :
+ Kiểm tra và chấp thuận thanh toán: do bộ phận kế toán đảm nhận.
+ Xét duyệt chi quỹ thanh toán: do bộ phận tài vụ đảm nhận.
- Bộ phận tài vụ có nhiệm vụ kiểm tra mọi mặt về nghiệp vụ, sự đầy đủ,
hợp lý hợp lệ của chứng từ. Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu các chứng
từ để chúng không bị sử dụng để tiếp tục chi quỹ lần 2.
-
Cuối tháng, bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu giữa sổ chi tiết
người bán với sổ cái. Việc đối chiếu được thực hiện trên bảng tổng hợp chi tiết.
Bảng này được lưu lại để làm bằng chứng đã đối chiếu, cũng như tạo thuận lợi
khi hậu kiểm.
-
Hàng tháng, kế toán đối chiếu bảng kê của nhà cung cấp với sổ chi tiết
để tìm mọi sai biệt nếu có, và sửa chữa sai sót trên sổ sách hoặc thông báo cho
nhà cung cấp.
4.3. Các thủ tục trong điều kiện tin học hoá
4.3.1. Kiểm soát quá trình nhập liệu
Hệ thống Thủ tục kiểm soát
Mua hàng Kiểm tra sự đậy đủ
- Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu ở tập tin liên quan: “Số yêu
cầu”; “Mã hàng tồn kho”; “Số lượng”; Ngày giao hàng”
- Kiểm tra dữ liệu nhập có đầy đủ hay không: “Mã người
bán”; “Tên người mua”; “Mã hàng hóa”; “Giá đơn vị”
Kiểm tra sự hợp lệ: Tính số kiểm tra của vùng “Mã người bán”
Nhận hàng Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu của: “Số đặt hàng”;
“Mã hàng”; “Số lượng”; “Tên người bán”
Thanh toánKiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu: “Số đặt hàng”; “Số
hóa đơn”; “Ngày hóa đơn”; “Tổng tiền thanh toán”; “Ngày chiết
khấu”; “Số tiền sau khi trừ chiết khấu”; “Ngày thanh toán”; “Số
hiệu TK”; “Số tiền TK”
Kiểm tra sự hợp lệ: Kiểm tra ngày được thể hiện theo hình thức và
nội dung hợp lệ.
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 12
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
4.3.2. Kiểm soát quá trình xử lý
Hệ
thống
Chương trình Thủ tục kiểm soát
Mua
hàng
Tạo đặt hàng
mua
Đếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin đặt hàng mua mới
= Số mẫu tin trong tập tin yêu cầu mua hàng + Số mẫu
tin từ các tập tin yêu cầu được tạo từ các chương trình
tạo yêu cầu mua hàng tự động.
Nhận
hàng
Sắp xếp theo
thứ tự
Đếm mẫu tin: Số nghiệp vụ trong tập tin đầu vào trước
khi sắp xếp = Số nghiệp vụ trong tập tin kết quả sau khi
sắp xếp.
Theo
dõi
thanh
toán
Đối chiếu; tạo
chứng từ thanh
toán và in
Đếm mẫu tin: Số mẫu tin giảm trong tập tin đặt hàng
mua chưa hoàn thành = Số mẫu tin tăng trong tập tin hóa
đơn chưa xử lý.
Đếm mẫu tin: Số mẫu tin giảm trong tập tin nhận hàng =
Số mẫu tin tăng trong tập tin hóa đơn chưa xử lý.
Đếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin hóa đơn chưa xử
lý cũ = Số mẫu tin trong tâp tin hóa đơn chưa xử lý mới
+ Số mẫu tin chứng từ thanh toán mới.
Chi
tiền
Lựa chọn chứng
từ thanh toán để
thanh toán
Đếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin chứng từ thanh
toán cũ = Số mẫu tin trong tập tin chứng từ thanh toán
mới + Số mẫu tin nghiệp vụ chi tiền.
4.3.3. Kiểm soát kết quả đã được xử lý
Hệ
thống
Chương trình Thủ tục kiểm soát
Mua
hàng
In đặt hàng mua
Tạo đặt hàng. In đặt
hàng. In báo cáo ghi
chép
Đếm mẫu tin: Số mẫu tin mới trong tập tin chi tiết
đặt hàng mua = Số dòng ghi mặt hàng trong tập tin
đặt hàng.
Kiểm soát theo từng bước xử lý: kiểm soát này chỉ
áp dụng khi xử lý theo nhóm. Nhóm kiểm soát sẽ
so sánh tổng Hash (tổng mã số các đặt hàng) trong
báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo ghi
chép
Nhận
hàng
In báo cáo ghi chép Đếm mẫu tin: Số dòng trong báo cáo ghi chép = Số
mẫu tin nhận hàng trong tập tin nghiệp vụ
Sắp xếp. In báo cáo
ghi chép
Kiểm soát theo từng bước xử lý: Nhóm kiểm soát
sẽ so sánh tổng Hash (tổng số mã các đặt hàng)
trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo
cáo ghi chép.
Thanh
toán
Đối chiếu, tạo chứng
từ thanh toán, in
chứng từ thanh toán
Đếm mẫu tin: Số dòng trong nhật ký mua hàng =
Số mẫu tin được thêm vào trong tập tin chứng từ
thanh toán.
Kiểm tra hợp lệ. Sắp
xếp, kết hợp và in
chứng từ thanh toán
Kiểm soát theo từng bước xử lý: Nhóm kiểm soát
sẽ so sánh tổng Hash (tổng số mã các đặt hàng)
trong liệt kê sai sót, trong báo cáo kiểm soát với
tổng Hash trong báo cáo hóa đơn chưa xử lý.
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 13
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
Chi
tiền
In báo cáo ghi chép Đếm mẫu tin: Số dòng trong bảng kê Check = Số
mẫu tin nghiệp vụ chi tiền
Kiểm tra giới hạn: Đánh dấu các nghiệp vụ chi tiền
có giá trị lớn để tạo chú ý cho nhóm kiểm soát dữ
liệu
Lựa chọn chứng từ
thanh toán. In nhật
ký chi tiên. In Check
Kiểm soát theo từng bước xử lý: Tổng tiền trong
các Check đã phát hành = Tổng tiền trong các
chứng từ thanh toán
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 14
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng
I. Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng
1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng
- Ngày 01/07/1992 Công ty được thành lập với tên gọi là chi nhánh Liên
Hiệp Sản Xuất – Xuất Nhập Khẩu Dệt May Việt Nam tại Đà Nẵng. Với một
xưởng may 350 công nhân, một xưởng thêu tự động và một số cửa hàng cung
ứng thiết bị phụ tùng ngành may.
- Ngày 29/09/1995 chi nhánh Liên hiệp sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may
Đà Nẵng được sáp nhập với chi nhánh Textimex Đà Nẵng theo quyết định số
100/QĐ/TCLĐ của Hội đồng quản trị tổng công ty dệt may Việt Nam, lấy tên
là chi nhánh Vinatex Đà Nẵng.
- Ngày 23/11/2004 công ty sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng đã
được cổ phần hoá với tên gọi là: “Công ty cổ phần sản xuất - xuất nhập khẩu
dệt may Đà Nẵng” và hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số:
3203000715 ngày 08/08/2005.
- Ngày 01/09/2005 là thời điểm đánh dấu việc chuyển đổi hình thức sở
hữu từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần với tên gọi tắt Công ty
Vinatex Đà Nẵng.
- Và vào ngày 01/07/2008 đổi tên công ty thành Công ty cổ phần Vinatex
Đà Nẵng
- Tên giao dịch quốc tế: Danang Textile And Garment Manufacturing
Import Export Joint Stock Company
- Tên viết tắt: Vinatex thành phố đà nẵng
- Trụ sở chính: 25 Trần Quý Cáp- Quận Hải Châu- Tp.Đà Nẵng
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 15
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
2. Đặc điểm tổ chức quản lí và đặc điểm hoạt động tại công ty
2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý
2.1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
- Ban giám đốc
 Tổng Giám Đốc: Là người điều hành, phụ trách chung mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh, quyết định tổ chức bộ máy quản lí trong chi nhánh, đảm
bảo hoạt động có hiệu quả; chịu trách nhiệm báo cáo trước Hội đồng quản trị.
 Phó Tổng Giám Đốc: Là người chỉ đạo cụ thể cho từng đơn vị trong
lĩnh vực phụ trách tiến hành công việc cho phù hợp với hệ thống chất lượng;
nắm tình hình sản xuất của các nhà máy, xí nghiệp, phân xưởng trực thuộc, giải
quyết ngay những khó khăn trong quá trình sản xuất.
 Ban quản chất lượng ISO 9001-2000: Theo dõi phân tích đánh giá
hoạt động quản trị chất lượng và đề xuất cải tiến các lĩnh vực hoạt động của
công ty; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và đại diện lãnh đạo công ty.
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 16
TỔNG GIÁM
ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
BAN QUẢN LÍ ISO
Các cửa
hàng
Các cửa
hàng
XN
May
I,
IIA,
IIB,
III,
IV
Phòng
kế
hoạch
thị
trường
Phòng
kinh
doanh
Xưởng
thêu tự
động
Nhà
máy
may
Dung
Quất
Nhà
máy
may
Phù
Mỹ
Phòng
kỹ
thuật
công
nghệ
Phòng
tài
chính
kế toán
Phòng
tổ chức
hành
chính
Phòng
QA
Trung
tâm
thương
mại dệt
may
Trung
tâm
kinh
doanh
điện và
điện
lạnh
CÁC ĐƠN VỊ
SẢN XUẤT
CÁC PHÒNG BAN
CHỨC NĂNG
CÁC ĐƠN VỊ
KINH DOANH
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
- Các đơn vị sản xuất
 Các xí nghiệp may I, IIA, IIB, III, IV: Có nhiệm vụ tổ chức sản xuất
cho các đơn hàng công ty giao.
 Nhà may Phù Mỹ tại tỉnh Bình Định: Được thành lập theo quyết định
số 558/QĐ-TCHC ngày 18 tháng 09 năm 2003 của Tổng Giám Đốc Tổng Công
Ty Dệt May Việt Nam; chủ động cân đối năng lực sản xuất, thực hiện các đơn
đặt hàng do công ty giao và tự tìm kiếm, khai thác nhằm hoàn thành các kế
hoạch sản xuất.
 Xưởng thêu tự động: Có hệ thống thêu tự động phục vụ công đoạn
hoàn thiện sản phẩm.
- Các phòng ban:
 Phòng kinh doanh: Phụ trách việc kinh doanh thị trường trong nước;
quản lí các đơn đặt hàng gia công, xuất khẩu; thực hiện các thủ tục giao nhận;
hải quan… để nhập khẩu nguyên phụ liệu và xuất khẩu hàng hoá; đàm phán,
giao dịch với các nhà cung cấp, khách hàng từ khâu ký kết hợp đồng đến thực
hiện, thanh lý hợp đồng.
 Phòng tổ chức hành chính: Ttổ chức quản lý nhân sự, nghiên cứu đề
xuất với Giám Đốc trong việc bố trí sắp xếp đội ngũ lao động, tổ chức bộ máy
lao động phù hợp với yêu cầu của sản xuất, giải quyết các chế độ chính sách,
thực hiện công tác quản trị hành chính, văn thư, y tế, thanh tra, bảo vệ.
 Phòng Tài chính, Kế toán: Quản lý theo dõi, thực hiện công tác tài
chính kế toán tại đơn vị, tham mưu cho giám đốc công ty về hiệu quả tài chính
trong các dự án đầu tư. Theo dõi tình hình biến động, sử dụng tài sản và nguồn
vốn, lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý, cơ quan
thuế…
 Phòng kỹ thuật công nghệ: Chịu trách nhiệm về công tác vận hành
thiết bị, thiết kế sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng, phù hợp với khả
năng của công ty, điều hành tiến độ sản xuất đúng kế hoạch.
 Phòng quản lý chất lượng (QA): Có trách nhiệm kiểm soát chất lượng
cho toàn bộ các đơn hàng từ đầu vào (các nguyên phụ liệu) đến đầu ra (thành
phẩm).
 Phòng kế hoạch thị trường: Hoạch định kế hoạch sản xuất phù hợp với
năng lực của cả công ty và của từng đơn vị trực thuộc; tham gia đàm phán,
soạn thảo và tổ chức thực hiện các đơn hàng gia công theo hợp đồng đã ký;
tham gia hoạch định kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh
doanh của công ty, bao gồm cả sản phẩm FOB và nội địa.
- Các đơn vị kinh doanh
 Trung tâm TM dệt may: tổ chức quản lý cửa hàng, thực hiện kinh
doanh thương mại cho đối tượng khách hàng trong nước về các sản phẩm quần
áo may mặc thời trang.
 Trung tâm KD điện và điện lạnh: Bán các loại máy may và các thiết bị
thuộc ngành may.
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 17
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
2.2. Đặc điểm hoạt động của công ty
2.2.1. Qui trình công nghệ của sản phẩm may:
Công nhân sản xuất theo dây chuyền từ khâu chuẩn bị sản xuất ( nguyên vật
liệu, thiết kế mẫu, thiết lập qui trình sản xuất ) đến khâu cuối cùng là đóng gói
sản phẩm nhập kho.
Nguyên vật liệu nhập kho được kiểm tra chất lượng, số lượng. Phòng kỹ thuật
công nghệ thiết kế qui trình, tài liệu hướng dẫn kỹ thuật sản xuất, thiết lập sơ đồ
cắt.
Bộ phận cắt sẽ nhận nguyên vật liệu tại kho của công ty. Sau khi nhận về tiến
hành xử lý, định lượng theo mẫu mã trên tài liệu kỹ thuật. Sau đó dựa vào sơ đồ
đã định lượng, trải vải lên tiến hành cắt.Bán thành phẩm sau khi cắt được tổ phó
của mỗi tổ chuyển nhận cùng với phụ liệu kèm theo cho đúng số lượng.
Từng tổ căn cứ trên mẫu đã được duyệt và tài liệu ký thuật được cung cấp tiến
hành may, sau khi hoàn thành, KCS sẽ kiểm tra lại chất lượng sản phẩm. Nếu
không đạt sẽ xử lý ngay đến khi đạt yêu cầu chất lượng. Sau đó sản phẩm đựoc
giao cho xưởng hoàn thành làm nhiệm vụ ủi, sắp xếp, đóng thùng,
Với đặc điểm qui trình công nghệ như trên, một loạt sản phẩm đuợc tổ chức
sản xuất trên một dây chuyền sản xuất khép kín từ bán thành phẩm cắt đến sản
phẩm may hoàn chỉnh.
2.2.2. Cơ cấu tổ chức các xí nghiệp may:
Chức năng của các tổ:
- Tổ cắt: Nhận nguyên vật liệu về cắt ra bán thành phẩm trên cơ sở tài liệu ký
thuật của phòng kỹ thuật công ty giao xuống.
- Tổ may: Nhận bán thành phẩm từ tổ cắt cùng với vật liệu phụ từ kho công ty
về tiến hành may.
- Tổ KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm.
- Tổ cơ điện: cung cấp, quản lý điện nước dùng cho sản xuất và bảo dưỡng tất
cả các thiết bị định kỳ, sửa chữa các thiết bị hư hỏng.
2.2.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty
- Để đáp ứng nhu cầu toàn xã hội nói chung và ngành dệt may nói riêng,
công ty đã từng bước hoạt động theo mô hình của các công ty dich vụ thương
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 18
Nguyên
vật iệu
Chuẩn
bị sản
xuất
may
Nhập
kho
thành
phẩm
Trải
vải,
pha
cắt
May Đóng
kiện
Xử

hoàn
tất
Xí nghiệp
Tổ cắt Tổ may Tổ KCS Tổ cơ
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
mại, với phương châm lấy ngắn nuôi dài, lấy kinh doanh phụ bổ sung cho sản
xuất kinh doanh chính là may mặc, chính vì thế mà công ty đã thành lập các
cửa hàng kinh doanh thiết bị ngành may và các cửa hàng thương mại bán sản
phẩm của công ty ở trong nước.
- Đối với sản xuất kinh doanh chính, công ty không ngừng mở rộng sản
xuất kinh doanh liên kết, liên doanh với các đơn vị khác nhằm mở rộng sản
xuất, mở rộng thị trường tiêu thụ.
- Mục tiêu hoạt động của công ty là thông qua hoạt động sản xuất kinh
doanh xuất nhập khẩu trực tiếp nhằm đẩy mạnh sản xuất gia công hàng may
mặc để đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước và ngoài nước, góp phần tạo
công ăn việc làm cho người lao động và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Sản
phẩm kinh doanh hàng may mặc chủ yếu của công ty là: áo Jacket, áo Polo,
quần tây, đồ bộ thể thao…
- Vinatex Đà Nẵng là đơn vị thành viên của Tổng công ty dệt may Việt
Nam và hoạt động theo điều lệ của Tổng Công Ty. Nhưng công ty có quyền
chủ động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho mình, tự mình tìm kiếm
thị trường cung cấp nguồn hàng vào cũng như tiêu thụ có hiệu quả hơn.
3. Tổ chức hạch toán kế toán
3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ đối chiếu
 Kế toán trưởng là có trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám Đốc
trong công tác tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán; chỉ đạo kiểm tra
kiểm soát và chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động của phòng tài chính kế
toán trước Tổng Giám Đốc; ký duyệt các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê
và các tài liệu liên quan đến việc thanh toán lương, thưởng và các chi phí khác;
kiểm tra hoạt động của các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực tài chính kế toán.

Kế toán tổng hợp: Theo dõi, tập hợp số liệu tổng hợp của toàn công
ty; tham gia quyết toán tổng hợp số liệu và lập các báo cáo tài chính. Kế toán
tổng hợp còn theo dõi tình hình biến động và sử dụng TSCĐ, tình hình xây
dựng cơ bản tại công ty.
 Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, thành phẩm, định
kỳ lập báo cáo nhập xuất tồn vật tư, thành phẩm.
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 19
Kế toán trưởng
Kế toán
TSCĐ
Thủ
quỹ
Kế
toán
kho
Kế
toán
tiền
gửi
Kế toán
tổng hợp
Kế toán
thanh
toán
Kế toán
công nợ
Kế toán các
đơn vị trực
thuộc
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
 Kế toán công nợ: Theo dõi công nợ các khoản phải thu, phải trả của
khách hàng, nhà cung cấp, lương nhân viên; các khoản tạm ứng và hoàn tạm
ứng của nhân viên.
 Kế toán tài sản cố định: Theo dõi chi tiết sự biến đổi của tài sản cố
định và nguồn hình thành tài sản cố định. Kiểm tra việc sử dụng bảo quản, sửa
chữa tài sản cố định tại các bộ phận sử dụng.
 Thủ quỹ: Giữ két tiền mặt của công ty, thực hiện việc thu chi tiền
mặt và báo cáo tồn quỹ tại bất kỳ thời điểm nào, lập phiếu thu, phiếu chi, theo
dõi biến động tiền mặt và định khoản. Cuối tháng lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt
so với sổ quỹ.
 Kế toán thanh toán: Theo dõi vốn bằng tiền, vốn vay, vốn trong
thanh toán và công nợ khách hàng toàn công ty.
 Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tình hình biến động của các tài
khoản tại các ngân hàng.
 Kế toán các đơn vị trực thuộc: Nhiệm vụ công tác kế toán bao gồm
tổ chức hạch toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ, hạch toán chi tiết và hạch
toán tổng hợp các phần hành kế toán có liên quan được quy định tại đơn vị.
Quan hệ giữa kế toán các đơn vị trực thuộc với kế toán văn phòng công ty
thông qua các báo cáo kế toán. Các báo cáo này được các đơn vị trực thuộc lập
hàng tháng gửi về cho kế toán văn phòng công ty gồm: Báo cáo thực hiện sản
xuất kinh doanh (Báo cáo nhanh) và Báo cáo giá thành.
3.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Vinatex Đà Nẵng là một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn nên các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty là rất nhiều, để thuận tiện trong việc
ghi chép, quản lý, đối chiếu kiểm tra, công ty đã lựa chọn hình thức kế toán áp
dụng là hình thức CHỨNG TỪ GHI SỔ trong điều kiện tin học hoá.
Trước đây sử dụng phần mềm FAST, đến tháng 9/2008 chuyển sang dùng
Proaccounting
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài
khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế
sẵn trên phầm mềm kế toán. Theo quy trình của phầm mềm kế toán, các thộng
tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng
hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng (hoặc vào bất cứ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện
các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng
hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,
trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể
kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra
giấy. Cuối kỳ sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các
thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
 Nguyên tắc khử trùng được áp dụng tại đơn vị:
Các nghiệp vụ liên quan đến việc chi tiền, thu tiền chỉ được kế tóan thanh
tóan khai báo dữ liệu. ( bảng kê nợ 111, có 111)
Các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập kho, xuất kho được kế tóan kho
hàng cập nhật dữ liệu (Bảng kê nợ 152, có 152, Nợ 153, có 153, Nợ 155, nợ 632)
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 20
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
Các nghiệp vụ ngoài 2 trường hợp trên đựợc các phần hành liên quan tập
hợp (Các chứng từ ghi sổ còn lại được tập hợp theo PS có các tài khoản)
Tất cả các phần hành đều theo dõi, truy xuất các chứng từ cần thiết liên
quan đến phần hành của mình.
Nhập hàng ngày
Định kỳ in báo cáo
Đối chiếu
- Hệ thống chứng từ luôn được lập đầy đủ và đúng lúc khi có nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, một số chứng từ sử dụng là do Bộ tài chính cung cấp (hoá
đơn…), hoặc các cơ quan hải quan (tờ khai xuất nhập khẩu)…,một số khác có
thể do chính công ty lập như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… nhưng vẫn
đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết mà Bộ Tài Chính quy định, và đặc biệt là
đầy đủ các thông tin thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soát.
-
Hệ thống sổ kế toán: Các mẫu sổ và tài khoản sử dụng đều tuân thủ chế
độ kế toán doanh nghiệp, luôn cập nhật và thay đổi theo quyết định của
Bộ Tài Chính. Các tài khoản được mở chi tiết tuỳ theo việc quản lý, theo dõi
của công ty, ngoài ra để đảm bảo cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu công ty
không chỉ sử dụng sổ kế toán tổng hợp mà sử dụng cả sổ kế toán chi tiết.
- Các báo cáo: Gồm những báo cáo cung cấp thông tin ra bên ngoài như
Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh… phải đảm bảo
tuân thủ mọi quy về việc lập báo cáo của Bộ Tài Chính, còn có báo cáo quản trị
nhằm cung cấp thông tin cho nội bộ doanh nghiệp.
II. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công
ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng
1. Môi trường kiểm soát tại công ty
1.1. Đặc thù về quản lý
Để duy trì hoạt động của hệ thống chất lượng, đảm bảo hệ thống chất
lượng được thiết lập, áp dụng và duy trì theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001 thì Ban
Giám Đốc phải cung cấp đủ nguồn lực. Vì vậy, yêu cầu về chất lượng sản
phẩm của công ty là rất quan trọng và để đạt được điều này thì nguyên phụ liệu
mua vào là rất quan trọng, phải đảm bảo đúng chất lượng đề ra. Phòng kinh
doanh là nơi chịu trách nhiệm trong việc tổ chức theo dõi và kiểm tra việc mua
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 21
PRO
ACCOUTING
CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI
SỔ KẾ TOÁN
Sổ tổng hợp
Sổ chi tiết
BÁO CÁO
-Báo cáo tài chính
- Báo cáo quản trị
Máy vi tính
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
hàng. Và theo đó thì phòng quản lý chất lượng (QA) là nơi nắm các tài liệu,
các tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu của khách hàng để làm cơ sơ khi nhận hàng.
Nói chung, mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ riêng và có cách quản lý riêng
của mình nhưng mục đích cuối cùng là đảm bảo chất lượng nguyên phụ liệu
đầu vào và chất lượng sản phẩm đầu ra.
Tuy nhiên, công ty chưa có bộ phận kiểm toán riêng biệt để thực hiện sự
giám sát hoạt động chung của công ty. Đây có thể coi là một nhược điểm của
công ty trong đặc thù về quản lý.
1.2. Chính sách nhân sự
Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm trong việc đề xuất, lập kế
hoạch, phương án tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực thích hợp theo các
chế độ, chính sách về người lao động do Ban Giám Đốc ký duyệt và tổ chức
thực hiện. Đào tạo công nhân viên có ý thức và trách nhiệm với công ty, tạo
điều kiện làm việc tốt nhất có thể, tôn trọng, quan tâm tới họ và luôn có chính
sách khen thưởng đúng đắn và phù hợp để tạo sự hăng hái trong công viêc và
trong vấn đề bảo vệ công ty. Hơn nữa, công ty luôn quan tâm tới việc xây dựng
đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên chuyên nghiệp để đưa công ty phát triển
ngày càng vững mạnh.
1.3. Công tác kế hoạch
Do tất cả mọi hoạt động đều bắt đầu từ việc lập kế hoạch nên khâu lập
kế hoạch là bước cơ bản cần có. Với mỗi cấp quản lý thì có kế hoạch tương
ứng với chức năng và nhiệm vụ của mình. Ở cấp độ cao nhất thì Tổng giám
đốc có trách nhiệm trong việc lập kế hoạch trung và dài hạn, còn các phòng
ban chức năng thì có trách nhiệm trong các kế hoạch ngắn hạn liên quan nhiệm
vụ của phòng ban mình như: phòng tổ chức hành chính thì có kế hoạch tuyển
dụng và đào tạo người lao động, phòng kinh doanh thì có kế hoạch mua hàng,

1.4. Các nhân tố bên ngoài
-
Môi trường công nghệ: Do công ty sản xuất và kinh doanh nhiều mặt
hàng nên việc ứng dụng khoa học kỹ thuật trong ngành là rất cần thiết. Công ty
sử dụng các máy móc chuyên dụng trong sản xuất như: máy cắt, máy may, máy
ủi,… , ngoài ra công ty còn sử dụng các loại máy tự động vẽ mẫu hàng may
thay vì thủ công như trước đây. Đồng thời, công ty còn sử dụng mạng máy tính
vào việc quản lý, trao đổi thông tin và ứng dụng kế toán máy trong việc hạch
toán cũng như trong việc lập báo cáo tài chính
-
Môi trường tự nhiên: Do công ty nằm ở miền trung, thường xuyên có
thiên tai nên việc nhập nguyên phụ liệu hay xuất hàng bán gặp không ít khó
khăn. Thậm chí có thể là bị thiệt hại nặng nề nếu trong lúc vận chuyển hàng mà
gặp thiên tai, lũ lụt.
2. Đặc điểm mua hàng tại công ty
Công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng là một công ty chuyên sản xuất và
gia công hàng may mặc, sản phẩm chủ yếu của công ty là: quần tây, đồ bộ thể
thao, áo Polo, áo Jacket… Vì vậy, hoạt động mua hàng của công ty cũng được
theo dõi theo từng mặt hàng mà công ty muốn sản xuất hay gia công. Nhân
viên phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm trong việc mua nguyên phụ liệu
đầu vào nhằm thỏa mãn đơn đặt hàng của khách hàng, mỗi người sẽ đảm nhận
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 22
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
mua một nguyên liệu cụ thể, nhưng phải đảm bảo đồng bộ ngày vô chuyền của
tất cả các nguyên phụ liệu của cùng một mặt hàng.
Do công ty chủ yếu sản xuất dựa trên đơn đặt hàng và nhận gia công nên
việc chọn mua nguyên phụ liệu như thế nào, trong nước hay nhập khẩu hoàn
toàn do khách hàng của công ty yêu cầu. Tuy nhiên, công ty cũng đặt ra một số
quy định trong việc mua hàng để dễ dàng trong việc kiểm tra kiểm soát. Các
quy định đó gồm:
+ Về chứng từ: Quá trình mua hàng cần phải được lập đầy đủ các chứng
từ cần thiết như: đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, biên bản nhận
hàng, tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu,… Và khi thực hiện luân chuyển chứng
từ cần phải có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền. Chứng từ sẽ bắt đầu từ
phòng kinh doanh vì tại đây là nơi lập đơn đặt hàng, sau đó được giao cho kế
toán thanh toán một liên làm cơ sở thanh toán và một liên cho bộ phận kho để
làm căn cứ kiểm tra hàng hóa khi nhận, còn liên gốc được lưu tại phòng kinh
doanh.
+ Về tiêu chuẩn chất lượng hàng nhận: Đưa ra các quy định, thủ tục
nhằm đảm bảo hàng nhận đạt được chất lượng theo yêu cầu. Bố trí bộ phận
nhận hàng phải có đủ bốn bên tham gia đó là: kho, cán bộ Sales, cán bộ QA,
phòng kỹ thuật công nghệ. Khi hàng về, cán bộ QA kiểm tra hàng nhận có đat
tiêu chuẩn chất lượng như đã đề ra trong đơn đặt hàng không.
+ Về thanh toán: Do công ty đặt hàng từ những nhà cung cấp do khách
hàng chỉ định nên việc thanh toán phải đảm bảo đúng theo thời hạn ghi trên
hợp đồng để đảm bảo uy tín với khách hàng của công ty.
+ Về ghi sổ công nợ: Kế toán công nợ cần phải đảm bảo là nhận được
đầy đủ các chứng từ cần thiết có liên quan đến việc mua hàng để làm căn cứ
ghi sổ, cần ghi sổ kịp thời và chính xác số nợ của nghiệp vụ mua hàng đã thực
sự phát sinh.
3. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công
ty cổ phần Vinatex
3.1. Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng
3.1.1. Khái quát chu trình mua hàng tại công ty
Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ:
Chứng từ
Xử lý thủ công

Xử lý nghiệp vụ bằng máy Lưu trữ chứng từ
Kiểm tra, xét duyệt
Điểm nối
Đường lưu chuyển của chứng từ
Thông tin đầu vào, đầu ra
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 23
A
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
Lưu đồ mua hàng tại công ty:
PHÒNG KD KHO BỘ PHẬN QA PHÒNG KTCN KT CÔNG NỢ
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 24
Đơn đặt hàng
Sao chép
(3 bản)
Gửi cho nhà cung
cấp
A
Nhận
BCKTCLNPL và
Bảng phối màu
Kiểm tra
Nhận hàng
hoá
Kiểm tra số
lượng
Nhập kho và lập phiếu
nhập kho
2
1
Phiếu NK 3
Ghi sổ kế toán
Ghi thẻ kho
A
Nhận Hoá đơn GTGT,
tờ khai NK, Packing
List từ KH
Sao
chép
Kiểm tra
chất lượng
Báo cáo kiểm tra chất
lượng NPL
A
Lấy mẫu NPL
từ kho
Bảng phối
màu
Kiểm tra, đối
chiếu
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
3.1.2. Xét duyệt mua hàng
Khách hàng gửi BC (Buy Confirmation), Costing sheet, Paper Work cho
công ty và phòng kinh doanh sẽ là nơi trực tiếp nhận, sau đó tài liệu được
chuyển sang cho phòng công nghệ kiểm tra định mức nguyên phụ liệu (NPL)
và cân đối năng lực sản xuất của các xí nghiệp có liên quan để xem xét khả
năng của công ty có thể đáp ứng được thời hạn giao hàng cho khách hàng
không. Hơn nữa, cũng cần phải xem xét đơn hàng, có mang lại lợi nhuận cho
công ty hay không để chấp nhận hay từ chối đơn hàng. Nếu phòng công nghệ
kiểm tra thấy có thể đáp ứng yêu cầu của đơn hàng thì khi đó sẽ thống nhất với
phòng kinh doanh tất cả nội dung của BC và chuyển cho Trưởng phòng kinh
doanh ký duyệt, sau đó chuyển thông báo lại cho khách hàng.
Khách hàng gửi PO (Purchasing order) cho công ty, công ty sẽ đối
chiếu PO với BC về số lượng và giá trị của đơn hàng, nếu thấy phù hợp thì lập
bảng tổng hợp tất cả các nguyên phụ liệu cần mua cho đơn hàng căn cứ vào
Costing sheet, bảng định mức nguyên phụ liệu của phòng công nghệ và các tài
liệu có liên quan để tiến hành các thủ tục mua.
Phòng kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Đối với
hàng mua trong nước thì việc ký duyệt sẽ do phó phòng kinh doanh, còn đối
với hàng nhập khẩu thì sẽ do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt Đơn đặt hàng
được lập thành 3 liên: một gửi cho kế toán công nợ để làm căn cứ thanh toán
tiền hàng, một cho bộ phận kho để dùng làm căn cứ nhận hàng và bản gốc
được lưu tại phòng kinh doanh.
Do mua hàng của nhà cung cấp do công ty chỉ định nên nhà cung cấp sẽ
chấp nhận đơn đặt hàng của công ty. Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi PI (bảng xác
nhân của người bán) cho công ty và tiến hành làm hợp đồng.
Sau đây là mẫu đơn đặt hàng do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt:
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 25

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×